Роль организационной документации в современном делопроизводстве предприятия

Содержание: 

Часть 1. Организационные документы

1. Общие положения об организационных документах………………….3
2. Порядок внесения изменений и дополнений в организационные документы…………………………………………………………………4
3. Виды организационных документов……………………………………5

 

Часть 2. Комплект документов при создании

         2.1. Титульный лист Устава…………………………………………………14

       2.2. Выписка из Устава………………………………………………………15

         2.3. Заявление о государственной  регистрации юридического лица  при создании……………………………………………………………………….........16

        2.4. Сведения об учредителях (участниках) – юридических лицах……….19

        2.5. Сведения об учредителях (участниках) – физических лицах…………20

        2.6. Сведения о лице, имеющем право  без доверенности действовать  от имени юридического лица…………………………………………………………21

        2.7. Общий бланк организации………………………………………………22

        2.8. Бланк для писем………………………………………………………….23

        2.9. Структура и штатная численность   организации………..……………..24

        2.10. Штатное расписание……………………………………………………26

        2.11. Номенклатура дел……………………………………………………….28

        2.12. Рекламно-информационное письмо…………………………………...29 

Список  используемой литературы………………………………………………..31 
 
 
 
 

ЧАСТЬ 1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ  ДОКУМЕНТЫ 

1. Общие положения об организационных  документах

     Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны  для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

     Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.

     Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (устав) или структурного подразделения (должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

     Организационные документы могут утверждаться руководителем  организации или структурного подразделения  путем проставления грифа утверждения  на самом документе или распорядительным документом (или иным документом, например протоколом собрания).

     Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и  вышестоящей организацией.

     Организационные документы имеют, как правило, сложную  структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные  заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименование разделов у каждого  вида организационных документов разное. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

     Для разработки конкретных документов в  организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты  и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации  порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.

     Согласование  осуществляется со всеми заинтересованными  подразделениями и лицами, с юридической  службой (юрисконсультом), заместителями  руководителя организации или одним  из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации. 

2. Порядок внесения изменений  и дополнений в  организационные  документы

     Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенность организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

     Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом  организационного документа. Например, изменения и дополнения в организационный  документ, который утвержден руководителем  организации, - положение о структурном  подразделении – вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию. 

3. Виды  организационных  документов

     К организационным документам относятся:

• учредительный договор;
• устав организации;
• положение об организации;
• положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
• регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положения о персонале;
• структура и штатная численность;
• штатное расписание;
• инструкции по определенным направлениям деятельности;
• должностные инструкции работников;
• памятки.

Рассмотрим  подробнее некоторые из них.

     Договор - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

     В современном законодательстве договор  выступает в качестве основного  документа, устанавливающие разнообразные  связи и экономические отношения  между гражданами, гражданами и организациями  и между организациями. Законом  установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформление отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений  субъектов предпринимательской  деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).

     В законодательных актах 1990-х годов  отсутствуют определения договора, регламентация его формы и  содержания. В то же время установлено, что договор может быть заключен в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. (ГК РФ. Часть 1, ст.434). Однако договор – не новый вид документа, он применялся в практике работы советских государственных учреждений и предприятий и опыт его применения используется в современных условиях управленческой и экономической деятельности.

     Содержание  договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или  сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

     Основная  часть договора излагается в разделе  о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения  сторон, его отдельные или специальные  условия.

     К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием  должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические  адреса, банковские реквизиты, указание на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

     Современное законодательство не регламентирует содержание договора в целом, но устанавливает  его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст  договора, документирующего ту или  иную деятельность. Это могут быть (кроме перечисленных выше) условия  возмещения вреда (возможных убытков), порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом (землей, основными фондами и т.д.), положения об обеспечении экономической безопасности и другие условия, обязательные при осуществлении той или иной деятельности.

     Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления, например: «Устав железных дорог», «Ветеринарный устав» и др. Уставы общественных организаций принимают и утверждают на съездах этих организаций. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или власти (администрацией субъектов РФ). Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части 1 ГК РФ.

     Устав – правовой акт, определяющий порядок  образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организации  и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.

     Устав является обязательным документом, его  содержание в соответствии с законодательством  РФ должно включать:

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
• местонахождение (почтовый адрес);
• предмет и цель деятельности;
• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);
• порядок распределения прибыли;
• порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;
• органы управления (внутренняя организационная структура).

     В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой устав могут быть добавлены другие сведения:

• для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;
• для бирж – сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;
• для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

     Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Например: «Общее положение о министерствах», «Положения о государственной автомобильной инспекции». Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц. В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам. Например: «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете».

     Наиболее  распространенный вид положения  – документ, предназначенный для  нормативно-правовой регламентации  деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение  об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе  управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок  реорганизации и ликвидации. В  практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную  структуру, положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.