Роль организационной документации в современном делопроизводстве предприятия

     Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать  наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также  дату и гриф утверждения. Текст положения  включает следующие разделы:

• общие положения.
• Цели и задачи.
• Функции.
• Права и обязанности.
• Руководство.
• Взаимоотношения (служебные связи).

     Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая  службы (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

     Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

     Документ  оформляется на общем бланке и  имеет следующие реквизиты:

• наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация);
• наименование вида документа;
• дата и место издания;
• гриф утверждения;
• текст;
• визы, подпись.

     Текст документа составляется в форме  таблицы. Этот документ визируется главным  бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем  организации, подпись которого заверяется печатью.

     Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дату и место создания;
• гриф утверждения;
• текст;
• визы, подпись.

     Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

     Инструкция  – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

     Инструкции  издаются также в целях разъяснения  и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению  форм документов (бухгалтерских, учетных, отчетных).

     В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для  системы однотипных организаций  ли учреждений.

     Инструкция  оформляется на общем бланке и  должна содержать следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дату и место создания;
• заголовок к тексту;
• гриф утверждения;
• текст;
• подпись.

     Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые  распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».

     Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают  цели издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для  разработки инструкции.

     Инструкция  – документ длительного действия. В «Общих положениях» оговариваются  сроки введения инструкции в действие или отмены ее введением ранее  действующей.Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

     Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые  нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов и их логическая взаимосвязь  определяются разработчиками. По стилю  изложения текст инструкции носит  распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается»  и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения». Или «Секретари структурных  подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».

     Инструкцию  подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после  утверждения руководителем организации  или после издания специального распорядительного документа. И  в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности  и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЧАСТЬ 2. КОМПЛЕКТ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СОЗДАНИИ 

1. Титульный лист Устава.
2. Выписка из Устава.
3. Заявление о государственной регистрации юридического лица при создании.
4. Сведения об учредителях (участниках) – юридических лицах.
5. Сведения об учредителях (участниках) – физических лицах.
6. Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица.
7. Общий бланк организации.
8. Бланк для писем.
9. Структура организации.
10. Штатное расписание.
11. Номенклатура дел.
12. Рекламно-информационное письмо.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАРЕГИСТРИРОВАН                                               УТВЕРЖДЕН       

           Министерство                                                  Собранием Учредителей

      по налогам и сборам                                                    Протокол № 1

    Республики  Марий-Эл                                                  от 02.07.2008

      РГ №    258982443

 « 8 »       августа      2008 г. 

 
 
 
 
 
УСТАВ

Открытого акционерного общества

«Уют Плюс» 
 

       
 
 
 
 
 
 
 

Йошкар-Ола

2008

     ВЫПИСКА

     из  Устава ОАО

     «Уют Плюс» 

     п. 4. Цели и предмет  деятельности Общества.

     4.1. Цели: Общество создается для оказания услуг физическим и юридическим лицам, связанным с осуществлением строительных и отделочных работ любой сложности, а также продажи необходимых для этих целей материалов и инструментов в г.Йошкар-Ола и получение прибыли в интересах акционеров.

     4.2. Предметом деятельности  общества являются:

     - продажа строительных и отделочных материалов и инструментов;

     -информационные  и консультативные услуги по  подбору и использованию строительных и отделочных материалов;

     - оказание услуг, связанных с  поставками материалов, инструментов и оборудования для строительных и ремонтных работ;

     - оказание дизайнерских услуг;

     - другие виды деятельности не запрещенные законодательством Российской Федерации. 
 

     Верно: 

     Офис-секретарь                                     Н.Г. Никонова 

     «03» июля 2008 г. 
 

                              Форма №  

В           ИМНС России по г. Йошкар-Ола

                                         (наименование регистрирующего органа) 

Заявление

о государственной  регистрации юридического лица при создании