Составление и оформление организационно-распорядительной документации

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 15 Февраля 2011 в 22:49, реферат

Описание работы

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Этапы становления делопроизводства в России.

В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 метров.

Содержание работы

Введение.

II. История развития служб документации в России.

III. Составление и оформление организационно-распорядительной

документации.

1.Классификация и структура организационно распорядительных

документов ГОСТ Р6.30-97

2..Состав реквизитов организационно-распорядительной

документации.

3.Требования к оформлению реквизитов организационно-

распорядительной документации.

IV. Заключение.

V. Литература.

Файлы: 1 файл

deloproizvodstvo.doc

— 92.05 Кб (Скачать файл)

ПЛАН 

    I.   Введение.

    II.  История развития служб документации в России.

    III. Составление и оформление организационно-распорядительной

           документации.

           1.Классификация и структура организационно распорядительных

              документов ГОСТ Р6.30-97

           2..Состав реквизитов организационно-распорядительной

              документации.

           3.Требования к оформлению реквизитов организационно-

              распорядительной документации.

    IV. Заключение.

    V. Литература. 
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

        Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма. 

    I Краткая история развития служб документации.

        С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

        Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

    Этапы становления делопроизводства в России.

        В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 метров.

        При Петре первом было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления.

        В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоличием. Сложилось исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

        В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка введения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

        В настоящее время сложившейся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства. 

    Система документации и унифицированная система документации.

        Любой документа функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документов.

        Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД). 

    Суть унификации и стандартизации в производстве.

        Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

        Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

        Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых(ОСТ) стандартов.

        В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

        С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97.

        Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации. 

    Виды деловых документов на предприятиях и в организациях.

        Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности и др. 

    3.1 Какие виды организационно-распорядительной документации обращаются на предприятиях и организациях?

        Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.

        Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы:

    - распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления,

      решения, указания);

    - иформационно-справочная документация (письма, телеграммы,

      телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные

      записки);

    - организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции,

      штатные расписания).

        Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов. 

    3.2 Каково назначение ГОСТ Р 6.30-97

        ГОСТ Р6.30-97 (рис.1) распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД) - приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

        Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов РФ.

        Правило и требования ГОСТ Р6.30-97 носит универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и не унифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку. 

    3.3 Что представляет собой формуляр организационно-распорядительной документации.

        Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называют формуляром.

        ГОСТ Р6.30-97 устанавливает для организационно-распорядительной документации два основных формата документов- А4 и А5 . допускается применение формата А6. Формуляры установленные для наиболее широко применяемого формата А4 с угловым и продольным расположением штампов, приведены на рис 2 и 3 соответственно.

        Формуляр делит площадь формата на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа. 

        Площадь формата заполняется информационными элементами документа, а на бланках документов еще и символическими знаками.

    Информационные элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные - наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

        Символические знаки служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов. 

    3.4 Состав реквизитов организационно-распорядительной документации.

        В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие. (рис. 2 и 3)

    01- государственный герб РФ;

    02- герб субъекта РФ;

    03- эмблема организации или товарный знак;

    04- код организации;

    05- код формы документа;

    06- наименование организации;

    07- справочные данные об организации;

    08- наименование вида документа;

    09- дата документа;

    10- распространенный номер документа;

    11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

    12- место составления или издания документа;

    13- гриф ограничения доступа к документу;

    14- адресат;

    15- гриф утверждения документа;

    16- резолюция;

    17- заголовок к тексту;

    18- отметка о контроле;

    19- текст документа;

    20- отметка о наличии приложения;

    21- подпись;

    22- гриф согласия документа;

    23- виды согласования документа;

    24- печать;

    25- отметка о заверении копии;

    26- отметка об исполнители;

    27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    28- отметка о поступлении документа в организацию;

    29- отметка для автоматического поиска документа.

        Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

        При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29. 
     

    3.5 Что собой представляет бланк документа?

        Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Информация о работе Составление и оформление организационно-распорядительной документации