Составление и оформление организационно-распорядительной документации

    Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить до 20% площади места бумаги. Формуляр, приведенный на рис. 2, предусматривает именно такое расположение.

    Продольный вариант используется организациями  с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках - национальном и русском ( реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметь поля (мм) : 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.

    Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

    Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

    Бланки документов проектируют в соответствии с рис. 2 и 3. Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

    Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать на уровне реквизита 03.

    Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрованным ( начало и конец каждой строки реквизита равно удалены

   от границ зоны расположения реквизитов;

- флаговым ( каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны

   расположения реквизитов).

    Для организаций, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

    Общий бланк (рис. 4), в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов кроме писем.

    Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,06.

    Бланк письма (рис. 5,6) в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

    Бланки структурного подразделения организации (рис.7) или должностного лица (рис. 8) практикуют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

    Бланк конкретного вида документа (рис. 9), кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки для границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.

    Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной техники.

    Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки.

    Допускается печатание документов с исправлением обратной стороны листа.

Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации. 

4.1 Требования к оформлению реквизитов на поле углового штампа.

    Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с постановлением о Государственном гербе РФ.

    Греб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

    Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.

    Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

    Код форму документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.

    Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

    Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.

    Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

    Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

    Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

    Автором документа может быть должностное лицо, представляющие организацию.

    Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

    Наименование вида документа составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

    В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

    Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

    Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

    Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на который дается ответ.

    Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

    Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа.

    Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

    Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.

    Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

    Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

    Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

    Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

    Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного текста документа.

    Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

    К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.

    Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

    Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной

  власти субъектов РФ;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в

  ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других

  субъектов РФ.

    Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

    При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

    Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

    Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

    В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

    Наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

    Если текст содержит несколько решений, выводов и др., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

    В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.

    В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа.

    В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа.

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, а также содержащих описание, оценку фактов или выводу используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

    В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа;

- от первого лица единственного числа;

- от третьего лица единственного числа.

    При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности.

    При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.