КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

по дисциплине: Документоведение и делопроизводство 
 
 
 
 
 

НА  ТЕМУ: Номенклатура дел: понятие, реквизиты, содержательная часть 
 
 
 
 
 
 

                    

                                                                                                 

                                                                                                                                                                  

                                                                                  
 

Новосибирск 2009

 

Оглавление

 

Введение

      Актуальность. В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

      Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения  сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована  в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом – на секретаря.

      Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

      Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке¹.

      Цель работы – дать определение номенклатуре дел, а также выяснить, как оформляется и составляется номенклатура дел.

      Под номенклатурой дел понимают оформленную  соответствующим образом сводную  ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Подготовкой номенклатуры занимаются уполномоченные сотрудники службы ДОУ, при этом они руководствуются целесообразностью выделения документов организации в отдельные дела, исходя из опыта предыдущей работы с документами, объема документов по тому или иному направлению деятельности организации, важности этих направлений и т. д.

      Номенклатура  дела является специальным классификационным  справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела.

      Номенклатура  дел предназначена для: классификации документов; порядка формирования дел в делопроизводстве; учета дел; группировки исполненных документов в дела; систематизации дел; индексации дел; фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов; использования архивом организации в качестве учетного документа при работе с делами, относящимися к разряду дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно); использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения; использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

 

1. Понятие номенклатуры дел

     Номенклатура  дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие  из которых:

     - охват всех документов, получаемых  и создаваемых в процессе деятельности  организации; 

     - раздельная группировка в дела  документов постоянного и временного  сроков хранения;

     - конкретная и четкая формулировка  заголовка дела, которая полностью  отражает состав и содержание  документов в нем и исключает  возможность включения в дело  документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

     - систематизация дел внутри разделов  номенклатуры в соответствие  со степенью важности и сроком  хранения документации.

     Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

     Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

     Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

     Независимо  от существования типовой и примерной  номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

     В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру².

     При наличии типовой номенклатуры заголовки  дел полностью переносятся в  конкретную номенклатуру. Из примерной  номенклатуры дел при составлении  конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

1.1 Составление и оформление номенклатуры дел

     Формированию  и удостоверению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и  положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

     Кроме того, очень важно знать и учитывать  требования, закрепленные в таких  нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная  система документационного обеспечения  управления, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов, Архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатур дел³.

     К процедуре формирования номенклатур  дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов. Негосударственными организациями методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

     Номенклатура  дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего  года и после утверждения руководителем  вводится в действие с 1 января. Она  должна ежегодно пересматриваться и  уточняться, а не реже, чем раз  в пять лет, или при изменении функций и структуры организации – заново составляться и согласовываться.

     Ответственность за формирование (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе документационного обеспечения  управления, номенклатур структурных  подразделений – на руководителях структурных подразделений. Работу по формированию номенклатуры строят в соответствие с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны сроки формирования номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки формирования номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.

     Формирование  номенклатур структурных подразделений, как правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы и заведующего ведомственным архивом (ответственного за архив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или раннее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности⁴.

     Готовую номенклатуру подразделения сначала подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, далее ее согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем ее утверждает руководитель структурного подразделения.

     Номенклатуру  дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе  формата А4. Сначала ее подписывает  руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения  номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.

     Номенклатуры  печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится  на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа. Четвертый составляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

     В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

     Номенклатуру  пересогласовывают с ЭПК архивного  учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения  функций и структуры организации  номенклатуру пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования.

     Номенклатура  дел организации является документом постоянного хранения м как самостоятельное  дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

     В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.

     Формируют номенклатуру по форме, установленной «Основными правилами работы ведомственных архивов» (Приложение).

     Номенклатура  содержит в себе пять граф:

     - первая – индекс дела;

     - вторая – заголовок дела (тома, части);

     - третья – количество дел (томов,  частей);

     - четвертая – срок хранения  дела (тома, части) и номера статей по «Перечню»;