"justify">     - пятая – примечание.

     Последовательность  расположения разделов номенклатуры дел  соответствует утвержденной структуре  организации.

     В первой графе номенклатуры – «Индекс  дела»  – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

     Индекс (номер) конкретного дела состоит  из:

     ·              условного обозначения (индекса) структурного подразделения;

     ·              порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

     Во  второй графе – «Заголовок дела, тома, части»  – указываются заголовки дел.

     По  заголовку дела будет производиться  поиск необходимого документа. Заголовки  дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.

     Третья  графа – «Количество дел, томов, частей»  – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

     В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню»  – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания»  нужно указать их названия.

     Основным  перечнем является Перечень типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

     Но  данный перечень не охватывает полного  состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому  в ряде отраслей созданы ведомственные  перечни, которые содержат заголовки  дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

     Пятая графа – « Примечания»  – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

     ·               о заведении дел;

     ·               о переходящих делах;

     ·               о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;

     ·              о выделении дел к уничтожению;

     ·             о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

     При помещении в дело первого документа  в графе «Примечания»  номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено»). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.

     По  окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел  заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи⁵.

     Следует иметь в виду, что после утверждения  номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным  документом для всех должностных  лиц данной организации. Они обязаны  фиксировать в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях⁶.

     При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск  документов.

 

1.2 Реквизиты

     Состав  реквизитов документов⁷.

     При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

     01 - Государственный герб Российской  Федерации;

     02 - герб субъекта Российской Федерации;

     03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

     04 - код организации;

     05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

     06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

     07 - код формы документа;

     08 - наименование организации;

     09 - справочные данные об организации;

     10 - наименование вида документа;

     11 - дата документа;

     12 - регистрационный номер документа;

     13 - ссылка на регистрационный номер  и дату документа;

     14 - место составления или издания  документа;

     15 - адресат;

     16 - гриф утверждения документа;

     17 - резолюция;

     18 - заголовок к тексту;

     19 - отметка о контроле;

     20 - текст документа;

     21 - отметка о наличии приложения;

     22 - подпись;

     23 - гриф согласования документа;

     24 - визы согласования документа;

     25 - оттиск печати;

     26 - отметка о заверении копии;

     27 - отметка об исполнителе;

     28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

     29 - отметка о поступлении документа  в организацию;

     30 - идентификатор электронной копии  документа. 
 

СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 

         20             73                    88        10

      │<----->│<---------------->│ │<----------------->│<->│

  ────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

  /\  │                                                    │/\

3 │   │                                                    │ │

  \/  │                                                    │ │

  ────│   ────┌──────────────────┐  ┌───────────────────┐   │ │

  /\  │   /\  │01    02          │ │           16   19 │   │ │

   │   │ 17 │  │      03          │ │                   │   │ │

   │   │   \/  │                  │ │                   │   │ │

   │   │   ────├──────────────────┤  ├───────────────────┤   │ │

51 │   │       │08  09  10        │ │    15             │   │ │

   │   │       │04  05  06  07    │ │                   │   │ │

   │   │       │                  │ │                   │   │ │

  \/  │       │                  │ │                   │   │ │

  ────│       ├──────────────────┤ │                   │   │ │

  /\  │       │11  12            │ │    17             │   │ │

   │   │       │13                │ │                   │   │ │

22 │   │       │14                │ │                   │   │ │

  \/  │       │                  │ │                   │   │ │

  ────│       ├──────────────────┤ │                   │   │ │

  /\  │       │18                │ │                   │   │ │

18 │   │       │                  │ │                   │   │ │

  \/  │       │                  │ │                   │   │ │

  ────│       ├──────────────────┴─┴───────────────────┤   │ │297

      │       │                                        │   │ │

      │       │20                                      │   │ │

      │       │                                        │   │ │

      │       │                                        │   │ │

      │       │                                        │   │ │

  ────│       ├────────────────────────────────────────┤   │ │

  /\  │       │21   22   25                            │   │ │

20 │   │       │                                       │   │ │

  \/  │       │                                        │   │ │

  ────│       ├────────────────────────────────────────┤   │ │

  /\  │       │23   24   26                            │   │ │

   │   │       │27                                      │   │ │

   │   │       │                                        │   │ │

40 │   │   ────├────────────────────────────────────────┤   │ │

   │   │   /\  │28   30                        29       │   │ │

   │   │ 16 │  │                                        │   │ │

  \/  │   \/  │                                        │   │ │

  ────│   ────└────────────────────────────────────────┘   │ │

  /\  │                                                    │ │

20 │   │                                                    │ │

  \/  │                                                    │\/

  ────└────────────────────────────────────────────────────┘───

      │                        210                         │

      │<-------------------------------------------------->│

2. Практическая часть

2.1 Распоряжение

 

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ СИБИРСКАЯ  АКАДЕМИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

(ФГО УВПО  СИБАГС) 

РАСПОРЯЖЕНИЕ 

2009. №203

 

г. Новосибирск

О праздновании Нового года

     В связи с проведением концерта

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Составить сценарий праздника
2. Назначить организационный комитет
3. Студентов, принимающих участие в организации праздника освободить от занятий 20.12.2009
4. Деканаты Государственного Муниципального Управления, юридического факультета, экономического факультета в трехдневный срок ознакомить организаторов с данным распоряжением
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя проректора по воспитательной работе Т.И. Ситникову