Составление номенклатуры дел

Содержание 

Составление номенклатуры дел                                                                                                   2

Список литературы                                                                                                                        5

Приложение №1

Приложение №2

Приложение №3

Приложение №4

Приложение №5

Приложение №6

Приложение №7

Приложение №8 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Составление номенклатуры дел 

     Номенклатура  дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При составлении  номенклатуры следует руководствоваться  уставом или положение организации, положениями ее структурных подразделений, штатными расписаниями, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

Номенклатура  дел на предстоящий календарный  год составляется секретарем организации  или сотрудником, ответственным  за делопроизводство, в 4 квартале предшествующего  года, т.е. номенклатура дел на 2009 год  составляется в 4 квартале 2008 года. После  утверждения руководителем организации (не позднее конца текущего года) она вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Порядок составления  номенклатуры в федеральных органах  исполнительной власти регламентирован  типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура  дел организации состоит из разделов. Названиями разделов являются названия структурных подразделений. Разделы  номенклатуры располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным  расписанием) организации.

В разделы включаются заголовки дел, отражающие все направления  деятельности структурных подразделений. Заголовки дел располагаются  по значимости.

В 1 графе номенклатуры проставляются индексы каждого  дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит установленного в организации цифрового обозначения  структурного подразделения и порядкового  номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например: 02-03, где 02-обозначение структурного подразделения (отдел кадров), 03-порядковый номер заголовка дела по номенклатуре ( приказы по личному составу).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок  дела – это краткое обозначение  сведений о составе и содержании документов в деле. 

Например:

Приказы директора  по личному составу

Годовой план работы управления

Годовой бухгалтерский  отчет управления

Переписка с  мэрией о финансировании спортивных мероприятий 

Графа 3 заполняется  по окончании календарного года.

В графе 4 указывается  сроки хранения дел, номера статей по типовому или ведомственным перечням дел. Для определения сроков хранения управленческих документов используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденный Росархивом 31 июля 2007 года №1182.

Перечень типовых  управленческих документов предназначен для использования в качестве основанного нормативного документа  для определения сроков хранения управленческих документов, образующихся во всех или в большинстве организаций (в том числе негосударственных).

Временные сроки  хранения по перечню применяются  всеми организациями. Постоянный срок хранения применяются организациями - источниками комплектования государственных  или муниципальных архивов. Организации, не передающие документы постоянного  хранения в архивы (не являющиеся источниками  комплектования архивов) хранят документы  постоянного срока хранения по Перечню  не менее 10 лет.

При этом следует  иметь ввиду, что некоторые документы  постоянного срока хранения по Перечню  в таких организациях должны храниться  до ликвидации данных организаций, что  обусловлено действующим законодательством  и/или длительным практическим значением  этих документов.(см. указания по применению Перечня). Например, до ликвидации организации необходимо хранить: уставы, положения, приказы по основной деятельности, протоколы комиссий, документы о приватизации, свидетельства о регистрации, ликвидации, бухгалтерские балансы и т.д.

В графе 5 "Примечание", как правило, проставляются отметки  о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел  и т.д. По окончании календарного года службой делопроизводства организации  в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного  и временного хранения. 
 
 
 
 

 
 

Наименование должности                        Подпись                      Расшифровка подписи

Руководителя  службы ДОУ

Дата 

Виза  зав. архивом

(лица ответственного  за архив) 

 
 

  Продолжение номенклатуры 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____________году в организации 

 

Наименование  должности 

Руководителя  службы ДОУ                 Подпись                    Расшифровка подписи 

Список  литературы

1. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт, 2003.
2. http://delpro.narod.ru/nomdel.html
3. http://blanki.ucoz.ru/