Содержание 

Ведение ……………………………………………………………………………3

1. Структура  и назначение номенклатурных  дел ………………………………4

1.1.Определение  круга документов для включения  в номенклатуру …………5 

1.2.Общие требования  к номенклатуре …………………………………………5

2.Виды номенклатур  дел …………………………………………………………7

3.Требования  к составлению номенклатуры …………………………………...8

4.Порядок составления  номенклатуры дел ……………………………………11

5.Требования  к заполнению формы номенклатуры  дел ……………………...13

6.Установление  сроков хранения дел ………………………………………….16

Заключение ………………………………………………………………………17

Список использованной литературы ……………………….………………….19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

    Документационное  обеспечение деятельности организации  представляет собой комплекс работ, связанных, прежде всего, с совершенствованием нормативно-методической базы по организации работы с документами. 

    Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что при оформлении документов необходимо соблюдать нормы, установленные законодательством и определенными учредительными документами, а также правила оформления документов. Все совершаемы людьми действия имеют либо фактический – недоказуемый, либо юридический, т.е. доказательный характер. Чтобы доказать, что какое – то событие произошло именно тогда, когда оно произошло, это событие должно быть подтверждено документами в установленном порядке.

    Подготовка  дел к архивному хранению начинается еще на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, когда определяются сроки хранения документов, а также при формировании дел.

    В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск  документов по их содержанию и видам, производится классификация документов, которая закрепляется в номенклатуре дел. Номенклатуру дел необходимо составлять  в любой организации независимо от ее специфики или организационно-правовой формы.

    Номенклатура  дел является важнейшим документом, применяемым в практике организации делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. 
 
 

1. Структура и назначение номенклатурных дел

    После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку".

    Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными  сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

    Номенклатура  дел - систематизированный  перечень наименований дел, заводимых в  организации, с указанием  сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

    Номенклатура  дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

    -номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

    -каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

    -номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

    -номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

    -номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

    1.1.Определение круга документов для включения в номенклатуру Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

    В номенклатуру должны быть внесены и  документы временно действующих  комиссий, групп, созданных для решения  какой-либо конкретной задачи, документы  общественных организаций.

    В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

    1.2.Общие требования к номенклатуре

      Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

    -охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

    -раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

    -конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

    -систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Виды  номенклатур дел

 

    Номенклатура  дел бывает трех видов - типовая, примерная и конкретная.

    Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является и является нормативным документом.

    Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

    Конкретная  номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

    Типовая и примерная номенклатуры дел  являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать  заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств, для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений. 
 
 
 
 

3.Требования к составлению номенклатуры

    Независимо  от наличия типовой и примерной  номенклатуры дел, каждая организация  обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации (учреждении), является основным учетным документов в делопроизводстве. В номенклатуру дел конкретной организации из примерной номенклатуры дел допускается переносить без изменений предусмотренные ею заголовки дел. В случае необходимости заголовки дел уточняются с учетом специфических функций организации. Сроки хранения дел, предусмотренных примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную без исключения.

    Ответственность за составление номенклатуры дел  возлагается на руководителя службы ДОУ организации (канцелярию, общий  отдел, организационный отдел и  т.п.). Ответственный за ведение архива организации (или заведующий архивом) оказывает службе ДОУ необходимую методическую и практическую помощь в проведении этой работы.

    Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных  подразделений. Номенклатура дел структурного подразделения составляется должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства этого структурного подразделения, согласовывается с архивом организации и службой ДОУ, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ.

    В разработке номенклатуры дел принимает  активное участие постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК) организации, в состав которой входят наиболее опытные и квалифицированные специалисты основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание документов, с которыми непосредственно связано исполнение  их служебных обязанностей, и выступающие в роли экспертов по определению  значения и ценности содержащейся в этих документах.

    Одним из первых этапов при составлении  номенклатуры дел является изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения). Так же необходимо изучить устав или положение об организации (учреждении), положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации (учреждения), типовые и примерные номенклатуры дел, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

    При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, закрепленные в нормативных документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы ведомственных архивов.

    Сводная номенклатура дел составляется по установленной  форме на общем бланке организации. После ее визирования ответственным  за ведение архива организации номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с ЭК. Если документы организации в установленном порядке отнесены к составу Архивного фонда РФ, то номенклатура дел подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа или архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

    После утверждения номенклатуры дел структурные  подразделения получают выписки  соответствующих ее разделов для  использования в работе.