С началом нового календарного года исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел пересоставляется заново, если в результате преобразований меняются задачи, функции, структура организации.  При этом меняется и состав документов, появляются новые комплексы документов, отражающие или вновь возникшие направления деятельности организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4.Порядок  составления номенклатуры  дел

    Прежде  чем приступить к заполнению формы номенклатуры дел, необходимо выбрать схему систематизации заголовков дел внутри неё. Как правило, основой для определения структуры номенклатуры дел является утвержденная структура организации и ли ее  штатное расписание. В этом случае названиями разделов, подразделов номенклатуры дел будут являться названия структурных подразделений, обозначенных в утвержденной структуре организации или ее штатном расписании.

    При этом названия структурных подразделений располагаются в номенклатуре дел в той последовательности, в которой они указаны в утвержденной структуре управления или в штатном расписании. Структурное подразделение, в компетенцию которого входят вопросы документационного  обеспечения управления организации должно указываться в номенклатуре дел первым, независимо от того, какое оно занимает место в структурном управлении или штатном расписании.

    Каждому структурному подразделению присваивается  свой порядковый номер, например: 01, 02, 03 и т.д. если число однозначное, перед ним ставится «0». Порядковые номера структурных подразделений могут присваиваться условно, либо закрепляться в Инструкции по делопроизводству или приказом руководителя. Номера обозначаются арабскими цифрами.

    Если  в составе  структурного подразделения имеются отделы, подотделы, то им присваиваются цифровые обозначения, состоящие из пар цифр, например:  01.01; 01.02 и.т.д., где первая пара цифр – цифровое обозначение управления, вторая – цифровое обозначение отдела, входящего в состав управления.

    Если  организация не имеет четко выраженной структуры, то номенклатура дел строится по функциональной схеме. В этом случае названия разделов, подразделов отражают направление деятельности организации. Например:

    -организационно-распорядительная  деятельность;

    -информационно  - аналитическое обеспечение деятельности;

    -планово  – финансовая деятельность;

    -учет  и отчетность;

    -кадровое  обеспечение деятельности и т.д. 

    Номенклатура  дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

    Номенклатура  дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом  количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй -используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий - в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый - в государственном архиве. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5.Требования к заполнению формы номенклатуры дел

    Составляют  номенклатуру по форме, установленной  Основными правилами работы ведомственных  архивов. Номенклатура содержит в себе пять граф:

    1 - индекс дела;

    2 - заголовок дела (тома, части);

    3 - количество дел (томов, частей);

    4 - срок хранения дела (тома, части)  и № статей по перечню;

    5 - примечание.  

    Графа первая - "Индекс дела"

    Проставляется индекс каждого дела, включенного  в номенклатуру дел, который состоит  из принятого в организации цифрового обозначения структурного подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах каждого структурного подразделения. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами.

    Группы  цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

    Например: 06-02

    06 - индекс факультета (структурное  подразделение университета)

    02 - Приказы ректора университета  по основной деятельности. (Копии).

    В номенклатуре дел рекомендуется  сохранять одинаковые индексы для  однородных дел в пределах разных структурных подразделений одной организации (учреждения).

    Графа вторая - "Заголовок дела (а также тома, частей)"

    Каждый  заголовок дела должен иметь свой индекс и свою отдельную строку.

    Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов определяется степенью значимости вопросов, содержащихся в документах, составляющих дела, и их видов в логической последовательности, а также их взаимосвязью. Последовательность их расположения должна быть следующей:

    1.Заголовки  дел, содержащих нормативные правовые  документы законодательных и  исполнительных органов государственной  власти, органов местного самоуправления, относящиеся к деятельности организации. Далее включаются заголовки дел, отражающие организационно-распорядительную деятельность самой организации. При этом заголовки дел, содержащие документы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел самой организации.

    2.Заголовки  дел, содержащих планово-отчетную документацию. При этом в заголовке дел указывается, за какой период представлены отчеты, планы. Не допускается объединение в один заголовок планы и отчеты за различные периоды.

    3.Заголовки дел, содержащих доклады, аналитические обзоры, сообщения и т.п., не вошедшие в состав отчетов о работе организации, и другие документы, отражающие основную деятельность организации.

    4.Заголовки  дел, содержащих документы по  проверкам (ревизиям) основной деятельности.

    5.Загловки  дел, содержащих переписку с организациями.

    В конце каждого раздела номенклатуры дел располагаются заголовки  дел учетных форм документов (книги, журналы и т.п.)

    Заголовки дел, заведенных по географическому  или корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

    Заголовки дел могут конкретизироваться при  формировании и оформлении дел. Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем вносятся формулировки, уточняющие содержание заголовка данного тома.

    Заголовки дел, включенные в номенклатуру, дел  могут уточняться в процессе формирования дел в делопроизводстве.

    Графа третья - "Количество дел (томов, частей)"

    Заполняется эта графа в конце года, указывается  количество дел (томов, частей).

    Графа четвертая - "Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню"

    Указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую  или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят "до минования надобности" (Например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или "до замены новыми" (например положения о структурном подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка ЭК, которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное или временное хранение.

    Графа пятая - "Примечание"

    Заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой  делопроизводства проставляется отметка  о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на машинном носителе. 
 
 

6.Установление сроков хранения дел

    Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности документов. Сроки хранения - одно из важных основания для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

    Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем.

    Перечни документов могут быть типовыми или  ведомственными. При определении  сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

    "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

    "Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

    "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

    Типовые перечни не могут охватить всю  документацию различных отраслей. Поэтому  на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются  ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематизированное перечисление документации организаций и предприятий их системы.

    Сроки хранения документов - постоянные или  временные (один, три, пять, десять 15 лет  и т.д.) устанавливаются в зависимости  от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. большой.

    Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела.

 

Заключение

    Номенклатура  дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она  составлена, зависят оперативность  работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

    Основные  положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства.

    Номенклатура  дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

    Составлению номенклатур дел в организации  предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.