Понятие об описании дел

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………………...3

1 Понятие  об описании дел……………………………………………………………….4

2 Описание архивных документов и система научно-справочного аппарата к документам архива………………………………………………………………………..6

3 Основные принципы многоуровневого описания………………………………….....7

4 Элементы  описания……………………………………………………………………..8

5 Аналитико-синтетическая  переработка информации………………………………...9

Заключение……………………………………………………………………………….12

Список  использованных источников…………………………………………………...13 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Актуальность. В современном мире всеобщей информатизации, существует большая потребность в том, чтобы поступающие в библиотеку документы подвергались обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать. Это необходимо для того, чтобы документ можно было легко и быстро найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя.

     Разработанность Е. В. Алексеева, О. В. Вовкотруб, В.В. Галахов, Г.Н. Ксандопуло, Е.А. Степанов, Л. Р. Фионова.

     Объект. Опись дел и аналитико-синтетическая переработка документов.

     Предмет. Обработка документов при помощи аналитико-синтетического метода.

     Цель. Изучить понятие описания дел и аналитико-синтетическую переработку первичной документированной информации.

     Задачи:

• проанализировать аналитико-синтетическую переработку документов;
• выявить особенности описи дел;
• определить понятие описи.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1 Понятие об описании дел 

     Объектом  описания в описи выступает единица  хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. В некоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группы документов, одного документа или части документа, если выявлена потребность в составлении аннотации к заголовку единицы хранения. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения.

     Составление описи дел, документов, архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

     В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

     На  титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер  и название описи, крайние даты внесенных  в опись архивных документов.

     Предисловие составляется либо к каждой описи  дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии  кратко излагаются история фондообразователя  и архивного фонда; аннотация  состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп  единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий  к каждой описи архивного фонда  все общие данные по истории фондообразователя  и история архивного фонда  помещаются в предисловии к первой описи дел, документов.

     При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные  указатели. Архив в необходимых  случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов.

     Усовершенствование  описи дел, документов - комплекс работ  по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного  аппарата к описи.

     Переработка описи дел, документов - составление  новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает: изучение единиц хранения/единиц учета  с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета; определение  или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного  аппарата к описи. При переработке  описи составляется переводная таблица  старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. Уничтожение  старых описей дел, документов после  их переработки запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой  описи за последним номером под  своим заголовком и с отметкой "Опись пересоставлена. См. оп. N...".

     Каталоги (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в  соответствии с определенной схемой классификации документной информации) образуют систему каталогов архива. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием  архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности  архивных фондов; наличием и качеством  других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов  архива являются систематический и  именной каталоги.

     Каталоги  подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории  учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

     Описательная  статья каталога включает: название архива; индекс; рубрику и подрубрику; дату события; место события; сведения из архивного документа, единицы хранения/единицы  учета, архивного фонда (содержание); архивный шифр; язык документа и  способ его воспроизведения; фамилию  составителя и дату составления  описательной статьи.

     Для установления связи между разделами  каталога или разделов каталога с  другими архивными справочниками  применяется система отсылок. К  началу 1970-х гг. был разработан дифференцированный подход к созданию каталогов, что нашло отражение в методических рекомендациях «Основы дифференцированного подхода при каталогизации».

     Основным  в системе каталогов государственного архива долгое время был систематический каталог, в котором документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества, располагаясь в логической последовательности. Он строится по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах госархивов.

     Обе схемы представляют собой информационно-поисковые  языки широкого тематического охвата, специально разработанные для классификационного анализа документов АФ РФ и предназначенные  для организации систематических  каталогов всех звеньев государственных  и ведомственных архивов. Схемы  были построены на основе научной  классификации событий, явлений  и фактов государственной и общественной жизни, имели социально-экономическую и историко-революционную направленность. Высшими делениями схем были отрасли человеческой деятельности. 

     2 Описание архивных документов и система научно-справочного                аппарата к документам архива 

     Архивы хранят ретроспективную документную информацию, то есть информацию, созданную в прошлом. Документы Архивного фонда как источник информации содержат первичную документную информацию.

     Для того чтобы первичную документную информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную или иную форму. Документная информация о составе, содержание поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической переработки первичной документной информации с целью ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией архивов.

     Вторичная документная информация содержится в информационно-поисковых системах. Такие системы создаются в  архивах и могут быть реализованы  в виде традиционных архивных справочников (описей, каталогов, путеводителей, указателей) или в виде автоматизированных поисковых  систем, образуя научно-справочный аппарат (НСÀ) архива. НСÀ архива призван раскрывать состав и содержание документов с необходимой степенью полноты в различных аспектах и сообщать о месте их хранения (указывать адреса). 

     3 Основные принципы многоуровневого описания 

     Под описанием документов понимается процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учётных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования; собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п.

     Описание  документов архива проводится на трёх основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учёта, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учёта, документ.

     При необходимости могут вводиться  дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа.

     Основными принципами многоуровневого описания являются:

• соответствие информации уровню единицы описания;
• взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;
• неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня.

 

     4 Элементы описания 

     Описание  имеет свою структуру и состоит  из отдельных элементов, которые  помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива  мученная таким  образом совокупность данных используется в том е в качестве автоматизированного  научно-справочного аппарата, для  формирования ряда учётных документов, при создании путеводителей и  других типов архивных справочников, перечней.

     Элементы  описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и  использования, дополнительная информация.

     Информация  по идентификации единицы описания включает следующие элементы: наименование (название фонда, структурной части  фондообразователя, заголовок единицы  хранения, единицы учёта, документа); справочные данные, состоящие из поисковых  данных (архивного шифра), объёма единицы  описания, крайних дат (даты создания) документов в единице описания; вид  носителя информации.

     Информация  по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие  элементы: сведения о фондообразователе (история фондообразователя); сведения по истории хранения документов до приёма в архив и в архиве (история  фонда).

     Информация  о составе и содержании единицы  описания (аннотация) включает на уровне фонда – сведения о составе  и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учёта  и документа – сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку.

     Информация  об условиях доступа и использования  единицы описания состоит из следующих  элементов: условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); авторские права, условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность  использования; наличие фонда пользования; НСА к единице описания, порядок  доступа и пользования им; подлинность/копийность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности.