Понятие об описании дел

     В дополнительную информацию входят следующие  элементы: местонахождение оригиналов; наличие и местонахождение копий  документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания; библиография. 

     5 Аналитико-синтетическая переработка информации 

     Поступающие в архив документы подвергаются аналитико-синтетической обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать, создавать на них традиционные и (или) электронные вторичные документы и т.п. Эта деятельность нацелена, во-первых, на то, чтобы документ был размещён в фонде библиотеки таким образом, чтобы его легко и быстро можно было найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя; во-вторых, – сформировать систематизированный перечень данных о документах (картотека, каталог), хранящихся в фонде библиотеки для быстрого и удобного поиска в них сведений о необходимых пользователям документах, а затем, с их помощью – нахождения самих документов в фонде библиотеки и предоставления их пользователю.

     Большинство современных исследователей процесса аналитической обработки информации склоняются к тому, что традиционный библиографический подход к анализу информации, основанный на принципе «определённость и порядок», постепенно заменится на технологию работы, где аналитик в интерактивном режиме сможет использовать свой интуитивный и формальный опыт работы.

     Конечно, в данной сфере всё более часто  и широкомасштабно используются компьютерные программно-технические  средства. Они способны помочь в  этой деятельности, но даже интеллектуальные экспертные системы не могут полностью  заменить интуитивный и формальный опыт работы индивида.

     Ряд специалистов склоняется к тому, что  выявлять суть и идею текста, анализировать  связанные с ним ситуации в  текстах других публикаций (анализ) и на основе полученных данных (знаний) формировать некоторый новый  материал (синтез) может и должен делать человек. Точный анализ проблемной ситуации, соответствующий метод  и профессиональные навыки позволяют  преобразовывать содержания текстов  в некую обобщённую структуру  – модель анализируемой ситуации, раскрывающую не только идею и задачу, поставленную автором исследуемого документа, но и комплекс взаимосвязанных  задач.

     Исходная  информационная модель предметной области  имеет первостепенное значение в  подобной работе. Из самого понятия  следует, что она должна существовать до начала проведения информационно-аналитической  работы.

     Исходная  информационная модель – это часть  формальных знаний о проблеме.

     Разновидностями таких моделей являются: автобиография, характеристика с места работы, служебная  записка, доклад о работе за отчётный период и др. Как правило, подобные документы пишутся в произвольной форме. Можно повысить качество и  снизить затраты по их написанию, используя своеобразные шаблоны. Эти  шаблоны в определённой степени  являются информационными моделями (например, в текстовом процессоре Word используется широкий набор таких  шаблонов). Для подготовки документа  необходимо включить свою информацию в хорошо отработанную информационную модель.

     Качество  реферирования отражает развитие информационной аналитики. Интеллектуализация современных  информационных систем связана с  умением чётко (желательно однозначно) структурировать информацию, придавая ей форму сведений (систематизированной совокупности фактов). При этом важно понимать, что выработать формат представления сведений, относящихся к научно-технической информации, трудно в силу её многозначности и принципиальной нечёткости.

     Правильный  выбор информационной модели и её творческое наполнение составляют основу информационно-аналитической деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     В процессе своей деятельности все организации создают документы, обязательные для хранения.

     Поступающие в архив документы подвергаются аналитико-синтетической обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать, создавать на них традиционные и (или) электронные вторичные документы и т.п.

     Это делают для того, чтобы, во-первых, документ будет размещён в фонде архива таким образом, чтобы его легко и быстро можно было найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя. Во-вторых, – сформировать систематизированный перечень данных о документах (картотека, каталог).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников 

1. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. М., 1998.
2. Алексеева Е.В. Архивоведение [Текст]: Е.В. Алексеева Л. П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П.Козлова. - 3-е изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия», 2005. — 272 с.
3. Афанасьева Л.П. Учебник по архивоведению [Текст]: Л.П.Афанасьева. – М.: Издательский центр «Академия», 2004. — 138 с.
4. Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование госархивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) // Отечественные архивы. — 2005. — № 6.