Контрольная работа по "Делопроизводству"

    Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации классифицируются по нескольким  признакам.

    По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и личному составу и другие.

    По наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

    По способу фиксации (запечатления) информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ). К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы. Фото-фоно-кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

    По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внутренние – документы,  создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

    По степени сложности документы классифицируются на простые и сложные. В простых документах рассматривается один вопрос, в сложных несколько вопросов.

    По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

    По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

    По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

    По стадиям создания документы подразделяются на черновой документ и оригинал (подлинник). Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный.  С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

    Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника, в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия».

    Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника.

    Дубликат - повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

    По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

    По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

    По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По  степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

    Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

    Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Используют при создании приказов, заявлений и других документов.

    Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров. Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки.

    Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

    По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах. 

    1.4  Составление и оформление организационно-правовых     документов. Должностная инструкция 

    Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

    Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и т.д.) или руководителем структурного подразделения. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

   С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых.    Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов.

    Такие документы оформляются  на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов согласно ГОСТ 6.30 – 2003. Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты.

    В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными лицами и подразделениями, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

    Должностная инструкция — нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников - руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений законодательных и иных нормативных актов.

    Должностные инструкции разрабатываются  на все должности, предусмотренные  штатным расписанием.

    Текст инструкции состоит из  следующих разделов:

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.

    При этом требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами.

    В разделе "Общие положения" устанавливаются:

- наименование  должности с обозначением структурного  подразделения;

- кому  непосредственно подчиняется работник;

- порядок  назначения на должность и  освобождения от должности;

- задачи  работника;

- профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

- перечень  нормативных, методических и других  документов.

    В разделе «Должностные обязанности»  перечисляются виды работ, выполняемые  работником.

    В разделе «Права» определяются  права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

    В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

    В разделе «Взаимоотношения»  указываются, от кого, в какие,  сроки и какую информацию получает, либо предоставляет работник. 

    Датой должностной инструкции является дата ее утверждении.

    После утверждения должностная  инструкция передается работнику,  который проставляет в ней  ознакомительную визу.  
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

Наименование  предприятия                                          УТВЕРЖДАЮ

                                                                                          Директор предприятия

                                                                                          Подпись ____И.О. Фамилия

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ                              Дата 

Дата  документа______№____ 

г. Комсомольск-на-Амуре 

Заголовок к тексту 

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности
3. Права.
4. Ответственность.

5. Взаимоотношения 

Должность                                      Личная подпись                                И.О.Фамилия 

СОГЛАСОВАНО  

Должность

Личная  подпись                                И.О. Фамилия

Дата 
 
 

С должностной  инструкцией ознакомлен:

Должность                                      Личная подпись                                     И.О.Фамилия