Контрольная работа по "Делопроизводству"

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«КАЗАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА»

Кафедра: «Экономики и управления на предприятии (по отраслям)»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №2

                                             по делопроизводству

                                                                      Проверил:_____________________

Казань 2010

СОДЕРЖАНИЕ

I. Что такое делопроизводство?

II.    Бланки документов и их виды.

III. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003

IV. Организационные документы.

V.   Распорядительные документы.

VI. Необходимость делопроизводства.

VII.                      Литература

I. Что такое делопроизводство?

Делопроизводством называют область управленческой деятельностью человека по подготовке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. В связи с внедрением в сферу управления и работы с деловой документацией средств вычислительной техники, современных информационных технологий получил признание равнозначный термину «документационное обеспечение управления» (ДОУ)

Документ (синоним – документированная информация) – это материальный объект с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве реквизитов следует понимать обязательные элементы оформления официального документа. Оформление документа заключается в проставлении необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Документ выступает одновременно и как предмет труда и как его результат. В документ фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека - тем самым документ выполняет важнейшую свою функцию – информационную. Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ выполняет юридическую (правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, формирует имидж организации.

II.  Бланки документов и их виды.

Бланк – документа это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации - авторе документа.

Бланки документов следует изготовлять на белой думаге или на бумаге светлых тонов достаточной плотности.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4(210 x 297мм) и А5 (148 х 210мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:      20мм- левое; 10мм- правое; 20мм- верхнее и нижнее.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового, так и продольного их размещения.

Пример углового расположения реквизитов на бланке.

Пример продольного расположения реквизитов на бланке.

Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

- общий;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.

Бланки конкретного вида документов(приказов, распоряжений, актов, протоколов и т. п.) разрабатываются на основе общего бланка.        

III.                       Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-200

1

Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов, используемых при подготовке и оформлении документов:

1

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронно

1

1

IV.                       Организационные документы

1

Документы требуются для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей.

Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, фирмы.

Структура Устава состоит из следующих разделов:

1.      Общее положение (цели и задачи создаваемой организации).

1.1. Общество с ограниченной ответственностью «_________» (далее «Общество») создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

1.2. Вариант 1:

Участниками Общества являются:

- ____________________________;

- ____________________________;

- ____________________________; (несколько участников)

Вариант 2:

Единственным участником Общества является следующее физическое лицо) (один участник)

_______________________________________________________________________________

1.3. Полное фирменное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «________________».

1.4. Сокращенное фирменное наименование: ООО «_____________________».

1.5. Наименование Общества на __________ языке: «____________________».

1.6. Место нахождения Общества: ______________________________________.

1.7. Основной целью создания Общества является осуществление коммерческой деятельности  для извлечения прибыли.

1.8. Лицензируемые виды деятельности, перечень которых определяется законом, осуществляются на основании специального разрешения в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

1.9. Основными видами деятельности Общества являются:

- _______________________________________________;

- _______________________________________________.

1.10. Общество вправе заниматься другими видами деятельности, не запрещенными законодательством Российской Федерации.

2. Организационная структура (состав, функции и взаимосвязи структурных подразделений).

2.1. Уставный капитал Общества

2.1.1. Уставный капитал Общества составляется из номинальной стоимости долей его участников.

2.1.2. Уставный капитал определяет минимальный размер его имущества, гарантирующего интересы его кредиторов. 

2.1.3. Размер уставного капитала Общества составляет ___________ (_______) рублей. (Уставный капитал не может меньше 10 000руб.)

2.1.4. Действительная стоимость доли участников Общества соответствует части стоимости чистых активов Общества, пропорциональной размеру его доли.

2.2. Вклады в уставный капитал Общества

2.2.1. Оплата долей в уставном капитале Общества может осуществляться деньгами, ценными бумагами, другими вещами или имущественными правами либо иными имеющими денежную оценку правами. (Уставом могут быть установлены виды имущества, которое не может быть внесено для оплаты долей в уставном капитале)

2.2.2. Денежная оценка имущества, вносимого для оплаты долей в уставном капитале Общества, утверждается решением общего собрания участников Общества, принимаемым всеми участниками Общества единогласно.

2.2.3. В случае прекращения у общества права пользования имуществом до истечения срока, на который такое имущество было передано в пользование обществу для оплаты доли, участник общества, передавший имущество, обязан предоставить обществу по его требованию денежную компенсацию, равную плате за пользование таким же имуществом на подобных условиях в течение оставшегося срока пользования имуществом.

В случае непредоставления в установленный срок компенсации доля или часть доли в уставном капитале Общества, пропорциональные неоплаченной сумме (стоимости) компенсации, переходят к Обществу. Такая доля или часть доли должна быть реализована Обществом в порядке и в сроки, которые установлены Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

2.2.4. Имущество, переданное участником Общества в пользование обществу для оплаты своей доли, в случае выхода или исключения такого участника из Общества остается в пользовании Общества в течение срока, на который данное имущество было передано.

2.2.5. Не допускается освобождение учредителя Общества от обязанности оплатить долю в уставном капитале Общества, в том числе путем зачета его требований к Обществу.

2.2.6. В случае неполной оплаты доли в уставном капитале Общества в течение срока, который определен договором об учреждении Общества или решением об учреждении Общества, неоплаченная часть доли переходит к Обществу. Такая часть доли должна быть реализована Обществом в порядке и в сроки, которые установлены Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

2.2.7. Вариант 1: Доля учредителя Общества предоставляет право голоса только в пределах оплаченной части принадлежащей ему доли. (Вариант зависит от желания участников)

Вариант 2: Доля учредителя Общества предоставляет право голоса в пределах принадлежащей ему доли.

        3. Управление предприятием

3.1. Предприятие возглавляет директор, назначаемый учредителем в установленном порядке.

3.2. Директор без доверенности действует от имени предприятия, представляет его интересы в отношениях с государственными органами, гражданами и юридическими лицами, распоряжается имуществом предприятия, открывает расчетные и другие счета в кредитных учреждениях, утверждает штатное расписание, заключает договоры, в том числе трудовые, выдает доверенности, издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников предприятия. В пределах полномочий, предоставленных ему законодательством и учредителем, директор совершает от имени предприятия другие фактические и юридические действия.

3.3. Коллегиальным органом управления предприятием является Совет предприятия, в состав которого входят _______ человек.

К компетенции Совета предприятия относятся следующие вопросы:

— определение порядка распределения прибыли, образования расходования соответствующих фондов;

— решение вопросов о вступлении предприятия в состав обществ товариществ и других хозяйственных объединений, а также выхода из их состава;

— другие вопросы.

3.4. Совет предприятия состоит из равного числа представителен, назначенных собственником (учредителем) и избираемых общим собранием трудового коллектива предприятия.

3.5. Члены Совета предприятия, избранные трудовым коллективом, в период своих полномочий не могут быть по инициативе администрации уволены с предприятия, а также переведены на другую нижеоплачиваемую работу или должность.

   4. Реорганизация Общества.

4.1. Общество может быть добровольно реорганизовано по единогласному решению его участников.

Другие основания и порядок реорганизации Общества определяются Гражданским кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

4.2. Реорганизация Общества может быть осуществлена в форме слияния, присоединения, разделения, выделения и преобразования.

4.3. Не позднее тридцати дней с даты принятия решения о реорганизации Общества, а при реорганизации Общества в форме слияния или присоединения – с даты принятия решения об этом последним из Обществ, участвующих в слиянии или присоединении, Общество обязано письменно уведомить об этом всех  известных ему кредиторов и опубликовать в органе печати, в котором публикуются данные о государственной регистрации юридических лиц, сообщение о принятом решении. При этом кредиторы Общества в течение тридцати дней с даты направления им уведомления или в течение тридцати дней с даты опубликования сообщения о принятом решении вправе письменно потребовать досрочного прекращения или исполнения соответствующих обязательств Общества и возмещения им убытков.

4.4. При слиянии Общества с другим хозяйственным обществом все права и обязанности Общества переходят к вновь возникшему юридическому лицу в соответствии с передаточным актом, а доли в уставных капиталах Обществ, принадлежащие другим участвующим в слиянии Обществам, погашаются.

4.5. При присоединении Общества к другому хозяйственному обществу к последнему переходят все права и обязанности Общества в соответствии с передаточным актом.

4.6. При разделении Общества все его права и обязанности переходят  к обществам, созданным в результате разделения, в соответствии с разделительным балансом.

4.7. При выделении из Общества одного или нескольких обществ к каждому из них переходит часть прав и обязанностей реорганизованного общества в соответствии с разделительным балансом.

4.8. Общество вправе преобразоваться в хозяйственное общество другого вида, хозяйственное товарищество или производственный кооператив. При преобразовании Общества к юридическому лицу, созданному в результате преобразования, переходят все его права и обязанности в соответствии с передаточным актом.

     5. Штатное расписание.

Штатное расписание - правовой  акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом(Положением).  

Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным на то лицом.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовой                                                            

статус, права, обязанности, организацию работы организации, структурного подразделения (службы).

Форма № Т-3

6. Примерное положение о службе документационного обеспечения управления

6.1. Общие положения

6.1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), дей­ствующая на правах самостоятельного структурного подразделе­ния, подчиненного непосредственно руководителю.

6.1.2.  В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел де­лопроизводства (приемная, секретариат руководителя, секретари­аты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протоколь­ное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копиро­вально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы с документами и вне­дрения технических средств, центральный архив.

6.1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Дея­тельность работников службы ДОУ регламентируется должност­ными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделе­ние труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются служ­бой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инст­рукции пересматриваются.

6.1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законо­дательными и иными нормативно-правовыми актами органов го­сударственной власти и управления Российской Федерации, пра­вилами, инструкциями, методическими рекомендациями учрежде­ний ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управ­ления.

6.1.5.  Руководство службы ДОУ должно замещаться специалис­тами с высшим или средним специальным образованием соответ­ствующего профиля.

6.1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

6.2. Права и ответственность службы ДОУ

6.2.1.Осуществлять контроль за сокращением избыточной ин­формации в организации и подведомственной системе и прини­мать к этому соответствующие меры.

6.2.2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в орга­низации и контролировать выполнение этих правил.

6.2.3.  Запрашивать у структурных подразделений и организа­ций сведения, необходимые для работы.

6.2.4.  Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

6.2.5. Привлекать в установленном порядке специалистов струк­турных подразделений к подготовке проектов документов по по­ручению руководства.

6.2.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, под­готовленные с нарушением установленных требований.

6.2.7.  Совместно с вычислительным центром определять про­цессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

6.2.8.  Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

6.2.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.

6.2.10. Вносить руководству предложения о применении админис­тративных мер во всех случаях нарушений подразделениями и долж­ностными лицами установленных правил работы с документами.

6.2.11.  Участвовать в обсуждении руководством вопросов, ка­сающихся состояния работы с документами, а также совершенство­вания форм и методов работы с ними.

6.2.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

6.3. Служба ДОУ несет ответственность за:

6.3.1. Обеспечение установленного порядка работы с докумен­тами в организации.

6.3.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблю­дение необходимых условий труда работников.

   7. Должностная инструкция.                                                                                                                                                                                                 

Должностная инструкция – нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации деятельности организационно – правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условия его эффективной работы.

Примерная должностная инструкция руководителя канцеля­рии, общего отдела, секретариата

УТВЕРЖДАЮ

                                               Руководитель

______________________________                ______________В.И. Петров

Наименование организации                         Подпись

Дата

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ руководителя канцелярии (общего отдела, секретариата)

1. Общие положения

Назначение должности

Документационное обеспечение несекретного делопроизводства в организации.

Структура взаимодействия

Подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

Руководит работой сотрудников канцелярии: ведущего специа­листа, инспектора и четырех делопроизводителей.

Взаимодействует с заместителями руководителя, помощниками, начальниками отделов, секретарями-референтами по вопросам орга­низации делопроизводства, работы информационной техники, мате­риального обеспечения канцелярии, приемных руководителя и его заместителей.

Нормативные документы

В своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, зако­нами Российской Федерации, нормативными и распорядительными актами Президента РФ, Федерального Собрания, Правительства РФ, законами и иными нормативными и правовыми актами области, Инструкцией по делопроизводству, Положением о канцелярии.

Назначение и освобождение

Назначается и освобождается от должности в порядке, установ­ленном в организации в соответствии с действующим законода­тельством, регулирующим трудовые отношения.

2.Обязанности

2.1. Обеспечивает организацию и координирует работу сотруд­ников канцелярии, разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.

2.2. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выра­ботке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в организации.

2.3.  Участвует в формировании задач, подготовке и освоении программ, обеспечивающих использование современных техноло­гических средств обработки и накопления информации.

2.4. Взаимодействует по направлениям своей работы со специа­листами структурных подразделений организации.

2.5 Оказывает методическую помощь и организует обучение секретарей-референтов по ведению делопроизводства с несекрет­ными документами.

2.6.  Обеспечивает своевременную регистрацию внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, ее переад­ресовку и отправку.

2.7.  Осуществляет контроль за своевременным информирова­нием руководителей о сроках исполнения документов.

2.8.  Проводит анализ документооборота и состояния исполни­тельской дисциплины.

2.9 Организует подписку на периодические издания в организа­ции и получение их руководителями организации.

2.10. Организует архивную работу в организации:

•    координирует работу по составлению сводной номенк­латуры дел;

•    ведет архивное дело по документам руководителя;

•    координирует работу по подготовке и сдаче документов орга­низации на постоянное хранение в государственный архив.

2.11. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы.

2.12.  Соблюдает установленные в организации правила внут­реннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информа­ции, поступившей в канцелярию.

3. Права

Имеет право:

3.1.  Обращаться к руководителю, его заместителям, начальни­кам отделов по вопросам организации делопроизводства, испол­нительской дисциплины, работы оргтехники.

3.2.  Представлять канцелярию в структурных подразделениях организации по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии.

3.3. Получать от руководителя, его заместителей информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей и разо­вых заданий.

3.4.  Вносить предложения по совершенствованию методов ра­боты канцелярии.

3.5. Вносить предложения по вопросам:

•    изменения штатного расписания канцелярии;

•    поощрения сотрудников канцелярии;

•    подбора и расстановки кадров в канцелярии, повышения их квалификации.

3.6.  Запрашивать информацию от структурных подразделений организации, относящуюся к сфере деятельности.

3.7. Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств организации.

3.8. Знакомиться с материалами своего личного дела и отзыва­ми о своей работе.

4. Ответственность

За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обя­занностей, разглашение сведений, известных в связи с исполнением служебных обязанностей, несет ответственность согласно КЗоТ РФ.

8. Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права,обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Порядок принятия правил внутреннего трудового распорядка определяется ст. 190 Трудового кодекса Российской Федерации. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса Российской Федерации для принятия локальных нормативных актов. Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору. Правила внутреннего трудового распорядка обычно состоят из следующих разделов:

1. общие положения;

2. порядок приема и увольнения рабочих и служащих;

3. основные обязанности рабочих и служащих;

4. основные обязанности администрации;

5. рабочее время и его использование;

6. поощрения за успехи в работе;

7. ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Правила внутреннего трудового распорядка

для работников ООО ______________

Настоящие Правила определяют внутренний трудовой распорядок в ООО _____________, порядок приема на работу и увольнения работников, основные обязанности работников и администрации, режим рабочего времени, а также меры поощрения и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

1. Прием на работу

1.1. Прием на работу в ________ производится на основании заключенного трудового договора.

1.2. При приеме на работу в ________ администрация обязана потребовать от поступающего:

- предъявления паспорта, удостоверяющего личность;

- предоставления трудовой книжки, оформленной в установленном порядке,

- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования,

- документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- диплома или иного документа о полученном образовании или документа, подтверждающего специальность или квалификацию.

Прием на работу без указанных документов не производится.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации, изданным на основании заключенного трудового договора, который объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

При приеме на работу работнику может быть установлено испытание продолжительностью не более 3 месяцев.

1.3. При поступлении работника на работу или переводе его в установленном порядке на другую работу Администрация обязана:

- ознакомить работника с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъяснить работнику его права и обязанности;

- ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка;

- провести инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, противопожарной охране и другим правилам охраны труда, разъяснить обязанность по сохранению сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну, ответственность за ее разглашение.

1.4. Прекращение трудового договора производится только по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством РФ.

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом администрацию в письменной форме за две недели. По истечении указанного срока предупреждения об увольнении работник вправе прекратить работу, а администрация обязана выдать ему трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет. Прекращение трудового договора оформляется приказом по предприятию.

По соглашению между работником и администрацией трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.

Днем увольнения считается последний день работы.

2. Основные обязанности работников

2.1. Работники ____________________ должны:

- добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда, воздерживаться от действий, мешающих другим работникам выполнять их трудовые обязанности;

- качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

- соблюдать требования по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране;

- содержать свое рабочее место, оборудование и приспособления и передавать сменяющему работнику в порядке, чистоте и исправном состоянии, а также соблюдать чистоту в отделе и на территории предприятия; соблюдать установленный порядок хранения материальных ценностей и документов;

- бережно относиться к имуществу работодателя и других работников;

- не разглашать охраняемую законом тайну (государственную, коммерческую, служебную и иную), ставшую известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

2.2. Круг обязанностей, которые выполняет работник по своей специальности, квалификации, должности, определяется трудовым договором, должностной инструкцией.

3. Основные обязанности администрации

3.1. Администрация обязана:

- соблюдать трудовое законодательство;

- предоставить работнику работу, обусловленную трудовым договором;

- обеспечить безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда;

- обеспечить работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей;

- выплачивать в полном размере причитающуюся работнику заработную плату в сроки, установленные трудовым законодательством, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами;

- способствовать работникам в повышении ими своей квалификации, совершенствовании профессиональных навыков.

3.2. Администрация стремится к созданию высокопрофессионального работоспособного коллектива, развитию корпоративных отношений внутри предприятия, повышению заинтересованности среди работников в развитии и укреплении деятельности предприятия.

4. Рабочее время и время отдыха

4.1. В соответствии с действующим законодательством на предприятии устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями - суббота и воскресенье. Продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю.

График работы, определяющий начало ежедневной работы, время обеденного перерыва и окончание рабочего дня, устанавливается для работников предприятия с учетом производственной деятельности, утверждается администрацией.

Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

4.2. Работа на предприятии не производится в праздничные дни, установленные трудовым законодательством.

При совпадении выходного и праздничного дней перенос выходного дня осуществляется в соответствии с трудовым законодательством.

4.3. Очередность предоставления отпусков устанавливается администрацией с учетом производственной необходимости и пожеланий работников.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для всех работников согласно действующему законодательству устанавливается не менее 28 календарных дней. По согласованию с администрацией работнику может быть предоставлен дополнительный отпуск без сохранения заработной платы.

5. Поощрения

5.1. За образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, улучшение качества продукции, продолжительную и безупречную работу и другие успехи в труде применяются следующие меры поощрения работников:

- объявление благодарности;

- выдача премии;

- награждение ценным подарком;

- занесение в Книгу почета, на Доску почета.

Поощрения объявляются приказом, доводятся до сведения всего коллектива и заносятся в трудовую книжку работника.

6. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины

6.1. Нарушение трудовой дисциплины, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей, влечет за собой применение мер дисциплинарного или общественного воздействия, а также применение иных мер, предусмотренных действующим законодательством.

6.2. За нарушение трудовой дисциплины администрация применяет

следующие дисциплинарные взыскания:

- замечание;

- выговор;

- увольнение по соответствующим основаниям.

Увольнение в качестве дисциплинарного взыскания может быть применено за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание.

6.3. Дисциплинарные взыскания применяются руководителем предприятия. Администрация имеет право вместо наложения дисциплинарного взыскания передать вопрос о нарушении трудовой дисциплины на рассмотрение трудового коллектива.

6.4. До наложения взыскания от нарушителя трудовой дисциплины должны быть затребованы объяснения в письменной форме. В случае отказа работника дать указанное объяснение составляется соответствующий акт.

Отказ работника дать объяснения не может служить препятствием для применения взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

6.5. Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать указанный приказ (распоряжение) составляется соответствующий акт.

6.6. Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания. В течение срока действия дисциплинарного взыскания меры поощрения, указанные в настоящих Правилах, к работнику не применяются.

Работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.

6.7. С правилами внутреннего распорядка должны быть ознакомлены все работники предприятия. Работники обязаны в своей повседневной работе соблюдать порядок, установленный правилами.

V.  Распорядительные документы

Основное  назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию

поставленных перед ним задач.

Издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:

1.                       Инициирование решения – обоснование необходимости издания  распорядительного документа.

2.                       Сбор и анализ информации по вопросу.

3.                       Подготовка проекта распорядительного документа.

4.                       Согласование и оформление проекта документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

5.                       Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.

6.                       Принятие решения (подписание документа).

7.                       Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Приказ – правовой, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед данным предприятием.

Приказ оформляется на общем бланке организации или специальном бланке приказа и имеет следующие реквизиты:

• наименование вида документа (ПРИКАЗ);

• дата и номер приказа;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложений (если они имеются);

• подпись.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через один межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 - 2 интервала от левой границы текстового поля (при угловом расположении реквизитов) или по центру (при центрованном) и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Размер и тип шрифта для оформления документов выбирается в каждой организации произвольно (сделанный выбор фиксируется в инструкции по ДОУ в данной организации). Нормативными актами использование какого-либо определенного шрифта не регламентируется, однако предпочтительным является использование шрифта Times размером 13 - 14 пт, рекомендованного Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается от границы левого поля вразрядку строчными буквами или без разрядки прописными буквами. После слова «приказываю» ставится двоеточие. В преамбуле распоряжений используются слова «предлагаю» или «обязываю».

                                           1. Служебная переписка

Общие правила составления и оформления писем

Правила оформления служебных писем

1.1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

1.2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат
дата
индекс документа
ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом
заголовок к тексту
текст
возможно отметка о наличии приложения
подпись
фамилия и телефон исполнителя

1.3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

1.4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

1.5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

1.6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:

АО "Глория"
Отдел сбыта

или

АО "Глория"
Начальнику отдела сбыта
О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО "Глория"
Начальнику отдла сбыта
О.И.Бендеру
123100 Москва
Краснопресненская, 12

1.7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

1.8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформляеть.

1.9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:

- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;
- в основной части формулируется основная цель письма.

Например:

водная часть: "В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия .... была установлена недостача ..... штук насосов на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.999 N245...) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, осовоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиься с некоторыми из этих оборотов.

1.10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

1.11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Образец  оформления делового письма.

           2. Гарантийные письма

В гарантийных письмах фиксируется факт взятых на себя обязательств по оплате каких-либо товаров (услуг) или выполнению каких-либо работ. Если содержание гарантийного письма связано с финансовыми вопросами, то подписывает его обычно не только руководитель организации, но и главный бухгалтер.

3. Документирование приема на работу

Трудовой договор

Документом, оформляющим соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работу со всеми вытекающими из этого условиями, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующего в данной организации, является трудовой договор. Однако согласно ст. 16 Трудового кодекса Российской Федерации трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен.

По соглашению сторон трудовой договор между работником и работодателем – физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, может заключаться как на неопределенный, так и на определенный срок.

В соответствии со ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации в трудовом договоре указываются:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;

• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

• место и дата заключения трудового договора.

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

• место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

• трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

• дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации или иным федеральным законом;

• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

• режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

• компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

• условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

• условие об обязательном социальном страховании работника;

• другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения или условия из числа обязательных, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями или условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, с коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Эти условия, в частности, следующие:

• уточнение места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) рабочего места;

• испытание;

• неразглашение охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

• обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;

• виды и условия дополнительного страхования работника;

• улучшение социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

• уточнение применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав или обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.

При заключении трудового договора согласно ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации необходимо предъявить следующие документы:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовую книжку (за исключением случаев, когда работник поступает на работу по совместительству или трудовой договор заключается впервые);

• документы воинского учета — для военнообязанных лиц и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Недавно ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации была дополнена положением о том, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) обязан оформить новую трудовую книжку.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора хранится у работодателя, другой – у работника.

Ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации обязывает работодателя до заключения трудового договора ознакомить работника с коллективным договором и локальными нормативными актами под роспись.

Для оформления личного дела необходимы также следующие документы:

• личная карточка формы № Т-2;

• анкета поступающего на работу;

• дополнение к личной карточке;

• копии документов об образовании;

• автобиография.

4. Приказ о приеме на работу,

запись в трудовой книжке

На основании заключенного трудового договора издается приказ (распоряжение) работодателя. Содержание приказа должно в точности соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ о приеме на работу оформляется на основе унифицированной формы № Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, и объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему правильно заверенную копию приказа о приеме на работу.

Трудовая книжка работника заполняется в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

В трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации и, если оно зафиксировано в учредительных документах, сокращенное наименование организации.

Далее в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу: в графе 1 проставляется номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, в соответствии с которым работник принят на работу.

Семенова Е.М. принята в ООО "Нагатинская застава" на должность помощника руководителя, что отражено в приказе о приеме на работу от 11.02.2010 № 023-лс/п. Необходимо внести следующую запись в трудовую книжку Семеновой Е.М.:

              5.Личная карточка

Личная карточка – основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки №Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. №1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору. Ее заводят при приеме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. С увольнением сотрудника карточка закрывается, но продолжает храниться в фирме.

         6. Документирование прекращения трудового договора. Увольнение.

Порядок и условия увольнения по собственному желанию установлены ст. 80 Трудового Кодекса РФ.

Уволиться по собственному желанию, т.е. расторгнуть любой трудовой договор как срочный, так и бессрочный можно в любое время. Согласие работодателя при этом не требуется, работник в данном случае должен написать заявление на увольнение и передать его работодателю. Через 14 дней работник может забрать трудовую книжку и устраиваться на новое место работы.

Работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев, занятые на сезонных работах, а также проходящие испытательный срок, обязаны предупредить работодателя о досрочном расторжении трудового договора в письменной форме за три календарных дня (ст.ст. 71, 292, 296 ТК РФ).

Если работник находится в отпуске или командировке, он может написать на имя работодателя письмо или отправить телеграмму. Причину увольнения в заявлении указывать не обязательно. Однако в некоторых случаях лучше это сделать, так как от этого может зависеть предоставление работнику определённых льгот и гарантий. Так, в соответствии с действующим законодательством, непрерывный трудовой стаж сохраняется независимо от продолжительности перерыва в работе:

1) при поступлении на работу после увольнения по собственному желанию в связи с переводом мужа или жены на работу в другую местность;

2) при поступлении на работу после увольнения по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по старости. Это правило распространяется также на пенсионеров, получающих пенсии по другим основаниям, если они одновременно имеют право на пенсию по старости.

При расторжении трудового договора беременными женщинами и матерями, имеющими детей (в том числе усыновлённых или находящихся под опекой или попечительством) в возрасте до 14 лет или ребёнка-инвалида в возрасте до 16 лет, непрерывный трудовой стаж сохраняется при условии выхода на работу до достижения ребёнком указанного возраста.

По взаимному согласию работодателя и работника трудовой договор может быть расторгнут и ранее 14 дней, за которые работник должен известить работодателя о своём уходе. Однако при отсутствии согласия со стороны работодателя работнику придётся отрабатывать эти положенные 2 недели.

По истечении срока предупреждения работник имеет право прекратить работу, а работодатель обязан выдать ему трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчёт. В трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на п.3 ст.77 ТК РФ. За задержку выдачи трудовой книжки работодатель несёт материальную ответственность - он обязан возместить работнику не полученный им заработок в связи с незаконным лишением возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ).

Если в день увольнения работник отсутствует на рабочем месте, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. Со дня направления работнику уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ).

По письменному заявлению работника ему могут быть выданы и другие документы, связанные с работой (например, справка о заработной плате или периоде работы у работодателя). Согласно Федеральному закону от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования» в день увольнения страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования. Передав указанные сведения, работодатель должен получить от работника письменное подтверждение.

При увольнении работнику должна быть выплачена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Неиспользованные отпуска могут быть предоставлены с последующим увольнением. Для этого работнику необходимо обратиться к работодателю с письменным заявлением. В данном случае днём увольнения будет считаться последний день отпуска.

Увольнение по соглашению сторон имеет свои особенности.

Во-первых, в соответствии со статьей 78 ТК РФ трудовой договор может быть расторгнут по данному основанию в любое время. Это значит, что статья 78 ТК РФ позволяет уволить работника и в период нахождения его в отпуске, и в период его временной нетрудоспособости, чего нельзя сделать при расторжении договора по инициативе работодателя (за исключением случаев ликвидации организации или прекращения деятельности работодателя-физического лица). При этом никакого контроля со стороны профсоюзных организаций за увольнением работников по этому основанию не предусмотрено.

Во-вторых, таким образом может быть прекращено действие не только трудового договора, но и ученического, который, согласно статье 208 Трудового кодекса Российской Федерации, расторгается по основаниям, предусмотренным для расторжения трудового договора.

VI.                       Необходимость делопроизводства

Делопроизводство в компании — это рутинный процесс, на который часто не обращают достаточного внимания, пока не возникнут неприятности, связанные с нарушениями порядка, установленного действующим законодательством. Невнимание к грамотной организации делопроизводства может привести к непредвиденным расходам, например, на оплату судебных издержек, штрафных санкций налоговой, технической, санитарной и других инспекций, а также к административной и уголовной ответственности. Беспорядок в делопроизводстве способствует исчезновению таких нужных и важных первичных источников информации, как приказы, сметы, хозяйственные договоры и бухгалтерские документы. В этом могут быть заинтересованы, как отдельные безответственные сотрудники, так и целенаправленно действующие группы, преследующие свои корпоративные интересы. Чем крупнее фирма, тем сложнее установить и поддерживать оптимальное делопроизводство.

Делопроизводство служит надежной опорой, а не источником дополнительных проблем только тогда, когда оно грамотно организовано, ведется систематически и скрупулезно, исключая всякие неоправданные упрощения и безответственную самодеятельность.

Опыт, практика показывают, что правильно организованное делопроизводство предоставляет возможность получения реальной картины деятельности любой организации, способствует более эффективному ее управлению. Данное утверждение в настоящее время характеризуется рядом существенных особенностей. К наиболее важным из них относятся происходящие в последние десятилетия революционные изменения в области общения между людьми и внедрение в производство новых информационных технологий. В связи с этим многократно возросший объем информации в целях анализа и сохранения для последующего использования требует своего документирования.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда и как его результат. Поэтому эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса разработки и оформления документов. В частности, переписка в объеме деловой документации организаций занимает 80 %.

VII.                    Литература

1.      Басаков М.И. Делопроизводство: Учебник. Изд. 4-е, испр. И доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2006. – 352 с.

2.      ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

3.        Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. – М.: ООО «ТК Велби», 2003.

4.      Делопроизводство и документооборот: Журнал. №3, 2010 г.

5.      Кузнецов И.Н., авт.-сост. Деловое письмо: Учебно-справочное пособие. Изд. «Издательский дом Дашков и К», 2007 г.

1