Контрольная работа по "Делопроизводству"

Министерство  транспорта Российской Федерации 

Федеральное агенство железодорожного  транспорта ГОУ ВПО

«Дальневосточный  государственный  университет

путей сообщения» 
 
 

Кафедра «Менеджмент» 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Делопроизводство»

вариант №4 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                        Выполнил   Гирей А.О. 

                                                                             Студент  КП 10-МО-104   курс  1 

                                                                         Проверил:    Караваева Ю.А. 
 
 
 

Хабаровск

2010 
 
 

Содержание 

Введение                3

1 Теоретическая  часть

   1.1 Система документации в организации          5

   1.2  Специфические функции документов         7

   1.3  Классификация документов            9

   1.4  Составление и оформление организационно-правовых документов.  Должностная инструкция         13

   1.5  Требования к формированию дел         16

2  Практическая  часть            18

   2.1  Положение о структурном подразделении       18

   2.2  Должностная инструкция          24

   2.3  Служебное письмо           31

   2.4 Протокол (полный) общего собрания коллектива      34

Заключение             36

Список используемой литературы          38 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

    Терминологический стандарт определяет  делопроизводство как отрасль  деятельности, обеспечивающую документирование  и организацию работы с официальными  документами. Делопроизводство предполагает, прежде всего, создание документов, или документирование, под которыми понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществлялось по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традициями. Юридическая сила документа обеспечивается установленными для каждой разновидности документов комплексом реквизитов.

    В контрольной работе приведены примеры оформления нескольких документов и перечислены необходимые реквизиты для каждого документа.

    В теоретической части раскрыт вопрос, касающейся системы документации. Здесь дано понятие самой системы и по каким признакам документы объединены в системы. Так же рассмотрено понятие унифицированной системы документации.

   В разделе о классификации документов говорится о том, на какие классы делятся документы, по какому сходству и различаю. Каждый класс охарактеризован отдельно.

  Самым интересным, на мой взгляд, является раздел «Специфические функции документов». Каждой функции дано определение и из этого определения становится ясно, что документы, окружающие нас в социальной сфере жизнедеятельности являются специфическими документами.

   Поняв, что такое специфические документы можно дать определение и характеристику организационно-правовым документам. Это рассматривается в разделе  «Составление и оформление организационно-правовых документов.» Организационно-правовые документы входят в систему организационно-распорядительной документации. Рассмотрено, какие виды документов относятся к организационно-правовым, и даны их определения.

   В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах «совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации» образуют Архивный фонд Российской Федерации. В состав Архивного фонда входят архивные фонды и архивные документы независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Для передачи документов в архив их формируют в дела. Формирование дел – это один из этапов создания дела, требующий составления документов, входящих в состав дела. Требования к формированию дел рассмотрены в последнем разделе теоретической части.

     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   
 
 
 

   1 Теоретическая часть 

   1.1 Система документации в организации 
 

    В обществе документы являются  основными носителями управленческой, научной, технической, статистической  и иной социально значимой  информации.  Любой документ, создаваемый  в обществе, является элементом  системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве её элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

    Отнесение документов к той  или иной системе начинается  с разделения на официальные  и документы личного происхождения.  К последним относятся документы,  созданные человеком вне сферы  его служебной деятельности или  выполнения общественных обязанностей; это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

    Официальные документы в зависимости  от обслуживаемой ими сферы  человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и другие.  Именно управленческие документы, обеспечивают управляемость объектов в рамках как государства, так и отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

- организационно  – правовая документация;

- плановая  документация;

- распорядительная  документация;

- информационно  – справочная и справочно-аналитическая документация;

- отчетная документация;

- документация  по обеспечению кадрами (по  личному составу);

- документация  по обеспечению финансами (бухгалтерский  учет и отчетность);

- документация  по материально-техническому обеспечению;

- документация по информационному и документационному обеспечению деятельности учреждения;

- документация, отражающая основную деятельность  учреждения, организации или предприятия. Например, на производственном предприятии это производственная документация, в лечебном учреждении – система медицинской документации, в вузе – система документации по высшему образованию и т.д.

    Документы, составляющие одну  систему документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

        Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации.

    Суть унификации сводится к  сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

   

    1. 2 Специфические функции документов 

    Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

    Документы обладают множеством  функций. Рассмотрим специфические  функции документов. Такие функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества.

    Управленческая или  регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т.е. официальные и деловые документы).

Управленческие  документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации.

    Познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т.п. - т.е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, т.е. научные документы).

    Правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения.

    Функция учета дает количественную характеристику информации - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы).

    Общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.).

    Мемориальная (памятниковая) функция — способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

    Гедоническая функция — способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы и т.п.).

   К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и другие.

    Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Существуют функции время действия, которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная). Количество специфических функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо. 

    1.3 Классификация документов