ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ 
«СИБИРСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ»

ИНСТИТУТ  ПЕРЕПОДГОТОВКИ СПЕЦИАЛИСТОВ

Государственного  и муниципального управления

(кафедра)

Документоведение  и делопроизводство

(дисциплина) 
 

Письменное  контрольное задание   
для студентов и слушателей дистанционного обучения 
 
 
 

 
 

Работа  выполнена не самостоятельно (текст  сканирован, значки не убраны) 
 
 
 
 
 
 

Новосибирск   2010

 

Тема 1. Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование 

В чем суть унификации и стандартизации документов?

     Основным  направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

     Стандартизация  — это процесс установления и  применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

     Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

     Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

     Под унификацией понимается «приведение  чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников. Унифицированная система документации (УСД)  — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

     Непосредственные  разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы,  министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике —  за формы первичной учетной и статистической документации,  Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

     Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Тема 2. Общие правила  оформления документов

1. Согласование  проекта документа.

     Говоря  о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической  силы, и, чтобы проект распорядительного  документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа. Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

     Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа  и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

     Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или  эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);

     наименование  организации;

     наименование  вида документа;

     место составления или издания документа;

     а также ограничительные отметки для реквизитов:

     дата  документа;

     регистрационный номер документа.

     Особого внимания заслуживают размеры полей  бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

     20 мм – левое; 

     10 мм – правое;

     20 мм – верхнее;

     20 мм – нижнее.

     Левое поле используется для подшивки документа  в дело. Из этого можно сделать  вывод, что при разработке бланков  документов длительного (свыше 10 лет) и  постоянного сроков хранения (к которым  и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

     Согласование  проекта документа подразумевает:

     внутреннее  согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое  оформляется реквизитом «визы согласования документа»;

     внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться  на нем в данной статье9 .

     Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

     При передаче на согласование проекта распорядительного  документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

     Согласование  проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и активизирует процедуру согласования.

     Возможны  следующие маршруты согласования:

     последовательный: когда проект сначала поступает  первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму  согласующему и т.д.;

     параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они  проводят согласование проекта документа  в любой последовательности;

     параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа  поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

     Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

     Если  визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа  проекта, а на отдельном листе  согласования, то в этом случае также  необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

     Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован. 

Тема 3. Система организационно-правовой документации 

    2. Основные разделы положения о  структурном подразделении.

     Положение о структурном подразделении – это правовой акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации. Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных инструкций. Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении.

    Положение о структурном подразделении имеет следующие разделы.

    Общее положение – полное наименование подразделения; его подчинённость; основание создания; штат; наличие  печати.

    Цель  и основные задачи – основные решаемые проблемы; направление деятельности.

    Функции – виды работ, отражающие специфику деятельности.

    Права и обязанности – перечень прав при исполнении возложенных на подразделение  функций.

    Ответственность – за какие действия и бездействия  в работе несётся персональная ответственность.

    Взаимоотношения – порядок взаимодействия с различными организациями.

    Руководство – кем осуществляется руководство, его назначение и освобождение.