Контрольная работа по "Делопроизводству"

    Организация работы.

     Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

     Обязательными реквизитами положения о структурном  подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения. 
 
 
 

Тема 4. Система распорядительной документации

2. Перечислите реквизиты распоряжения.

     Распоряжение  – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в  целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

     Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

     Распоряжения  оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

     Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный  номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

     В распоряжении руководителя исполнительного органа, указываются:

     - эмблема организации или герб;

     - наименование министерства или  ведомства;

     - наименование органа контроля (надзора);

     - название вида документа;

     - дата составления распоряжения;

     - место составления;

     - фамилии, имена, отчества, должности должностного лица или должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки, а также привлекаемых к проведению проверки экспертов, представителей экспертных организаций;

     - наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, проверка которых проводится;

     - цели, задачи, предмет проверки и срок ее проведения;

     - правовые основания проведения проверки, в том числе подлежащие проверке обязательные требования и требования, установленные муниципальными правовыми актами;

     - сроки проведения и перечень мероприятий по контролю, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;

     - перечень административных регламентов проведения мероприятий по контролю;

     - перечень документов, представление которых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем необходимо для достижения целей и задач проведения проверки;

     - даты начала и окончания проведения проверки;

     - подпись руководителя;

     - фамилия составителя. 
 

Тема 5. Система справочно-информационной и справочно-аналитической  документации

1. Особенности составления коммерческих писем.

     Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их

     написания,  которые  должны  подчиняться  определенным  ограничениям.  Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят  в  том, что все письмо в идеале должно  выражать  с  одной  стороны  радушие,  но  с другой и достоинство. Письма написанные в таком стиле вызывают  у читающегобчувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо.  Однако  в случае злоупотребления радушием  письмо  может  вызвать  обратный  эффект  и читающий потеряет интерес к письму.

          Тон  письма  должен  характеризоваться  вежливостью  и   точностью   -

     качествами  неотъемлемыми в деловой  корреспонденции.  Однако  общий  настрой может  меняться  в  зависимости  от  его  содержания.  Письма,  направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме  на  работу должны отличаться  более  официальным  и  уважительным  тоном,  чем  обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на  конверте,  приветствии  и заключительной фразе(согласующейся с приветствием), должны быть  употреблены определенные общепринятые  официальные  обращения,  специфичные  для  каждой страны и каждого класса официальных лиц.

     Каждое  письмо преследует  определенные  цели  и  поэтому  должно  быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению  ее.

     Переписка между людьми, общающимися в течение  определенного  времени  может иметь менее официальный тон в отличие от переписки  между  корреспондентами, впервые вступающими в контакт.  Сообщение  в  письме  должно  быть  изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.

     Основными частями международного делового письма являются:

     Шапка на фирменном бланке учреждения или  частного лица

     Ссылки  и дата

     Внутренний  адрес

     Приветствие

     Основная  часть письма

     Заключительные  фразы

     Подпись

          Шапка на фирменном бланке  отпечатана вверху листа письма.  Она  обычно содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение  может  указываться номер телефона факс, телекс и  телеграфный  адрес(они  могут  быть  и  внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке  требуется  указать  и определенную   дополнительную   информацию    (имена    директоров,    адрес зарегистрированного офиса,  место  регистрации,  ...).  Многие  шапки  имеют специальное место  оставленное  для  ссылок.  Также некоторые шапки могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.

          Ссылка состоит из инициалов  диктующего, за которыми  следуют   инициалы машинистки. Для  ссылок  можно  использовать  буквы  и  цифры,  обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего,  номер дела  и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется  тот  способ, который принят  в  той  стране,  куда  направляется  письмо.  Различают  три основных формата:

     День, месяц, год - британский стандарт;

     Месяц, день, год - американский стандарт;

     Год, месяц, день - вариант ISO.(будет использоваться в работе)

     Внутренний  адрес состоит из имен адресата и  почтового адреса

     Каждая  фирма имеет свое определенное  название.  Частные  фирмы  могут

     быть  зарегистрированы под именем собственника или под нарицательным  именем. Товарищества  с  ограниченной  ответственностью  обычно  содержат  в   своем названии имена владельцев и сокращение Ltd. Американские корпорации имеют  в своем названии  сокращение  Corp,  Inc  или  Co.   Pte.  Ltd  -  сокращение, используемое  в  частными  компаниями  с  ограниченной  ответственностью  во Франции.

     Почтовый  адрес обычно состоит  из  номера  улицы  и  дома;  местности; названия  округа,  провинции;  почтового  кода.   В   зарубежной   переписке необходимо прибавлять и название страны  в  которую  адресовано  письмо  (на

языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его  номер проставляется вместо номера дома  и  улицы.  Когда  письмо  отправляется  на временный адрес, используют маркер до востребования.  Почтовый  адрес  также может содержать инструкции почте и/или адресату.

Основная  часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно продолжается на новом листе.

     Приветствие в каждой стране имеет определенную  форму  и  как  правило специфично для каждой страны. Во Франции как правило используется  обращение Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.

     Подпись  может  ставиться  только  теми  лицами,  которые  это  делать уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные  лица компании  и  служащие,  которым  это  полномочие  было  передано.  Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой подписью. Название фирмы ставится под подписью. 
 

Тема 6. Организация работы с документами

1. Назначение и виды номенклатуры дел.

       Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

     Номенклатура  дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

     •   номенклатура используется как схема  классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

     •   каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

     •   номенклатура дел используется при  построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

     •   номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при  сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

     •   номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

     Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

     •   охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

     •   раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

     •   конкретная и четкая формулировка заголовка  дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

     •   систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

     Простейшей  классификацией документов является группировка  их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

     Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.