Контрольная работа по "Делопроизводству"

Министерство  образования Республики Беларусь

Белорусский национальный технический университет

Факультет технологий управления и гуманитаризации 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

по дисциплине:

«Делопроизводство». 
 
 
 
 

Выполнил:                                                       студент 1курса

                                                                            

                                                                              
 

Проверил:                                                           Зинницкая Л.В. 
 
 

Минск 2010

Содержание 
 

1 Правила  оформления реквизитов документов

2 Правила  оформления бланков документов  и отдельных видов документов

3 Образцы  документов 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Оформление реквизитов документов 

    Организационно-распорядительные документы составляются и оформляются на основании требований СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

    Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

    В целях унификации в организациях разрабатывается и применяется два вида бланков: для писем и общий бланк. Для каждого из двух видов допускается два варианта расположения реквизитов — угловой и продольный.

    Исполнитель документа, которому принадлежит основная роль в его составлении, обязан строго соблюдать формуляр, установленный для соответствующего вида документов.

    При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов.

1. — Государственный герб Республики Беларусь;
2. — эмблема организации;
3. — код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь "Предприятия и организации" (ОКПО);

    4 — код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь "Унифицированные документы" (ОКУД);

5. — наименование вышестоящей организации;
6. — наименование организации;
7. — наименование структурного подразделения;
8. — почтовый адрес отправителя;
9. —коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефакса, телетайпа, телекса, телефона, электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.);
10. — название вида документа;
11. — дата;
12. — индекс документа;
13. — ссылка на индекс и дату входящего документа;
14. — место составления или издания документа;
15. — гриф ограничения доступа к документу;
16. — адресат;
17. — гриф утверждения;
18. — резолюция;
19. — заголовок к тексту;
20. — отметка о контроле;
21. — текст;
22. — отметка о наличии приложения;
23. — подпись;
24. — гриф согласования;
25. — визы;
26. — печать;
27. — фамилия исполнителя и номер его телефона;
28. — отметка о заверении копии;
29. — отметка об исполнении документа и  направлении его в дело;
30. — отметка о переносе данных на машинный носитель;
31. — отметка   о   поступлении (регистрационный штамп  входящих документов);
32. — предупредительный знак.

       Государственный герб Республики  Беларусь – это официальный отличительный знак, эмблема организации. Он изображается на бланках документов органов государственной власти, министерств, ведомств, органов суда, прокуратуры. Круг подведомственных организаций, которые имеют право изображать герб на своем бланке, определяет каждое министерство. Изображение помещается на верхнем поле документа.

       Эмблема организации – это  условное или символическое изображение,  отражающее основное направление ее деятельности, помещается на бланке организации. ГОСТ указывает, что в качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке. Изображение эмблемы располагается на левом поле бланка документа.

       Указание автора - обязательный реквизит каждого документа. Авторами служебных документов являются, как правило, учреждения, организации, предприятия. В служебных документах автор чаще всего обозначается в бланках. В состав бланка входит полное и сокращенное (официально принятое) наименование учреждения.

      Каждый документ, кроме письма, должен содержать название его вида — протокол, приказ, акт, решение и т.д. Это позволяет выделить искомый документ из всей огромной массы документов, дает самое первое общее представление о нем. Вид документа можно указывать заранее при изготовлении бланка (такие бланки называются специальными, т.е. для отдельных видов документов) или оставлять место для обозначения вида документа свободным и заполнять его при составлении конкретного документа (такие бланки называют общими). В служебных документах с продольным вариантом расположения реквизитов на бланке название вида документа дается посередине, а при угловом варианте — в левом верхнем углу. Этот реквизит помещается после указания автора документа и пишется прописными буквами.

       Текст является основным реквизитом формуляра документа. Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность.

    Заголовок к тексту значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая текста, можно получить представление о содержании документа. Он формулируется кратко, стилистически точно, при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос "о чем?": "О взыскании...", "О дополнении...", "Об отмене..." и т.д. Заголовки к некоторым видам документов должны сочетаться с наименованием документа: протокол — чего? Должностная инструкция — кому? Например:

                                                      ПРОТОКОЛ

01.11.2010                                                                                                      № 12

заседания                                            г. Минск

экспертной  комиссии

         К документам большого объема или сложным по содержанию наряду с заголовками составляются подзаголовки. Их пишут строчными буквами в левой части листа документа, не прерывая текста документа, и предъявляют те же требования, что и к заголовкам.

    Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной) и помещают в левом верхнем углу документа, не отступая от границы левого поля, под обозначением автора, номера и даты.

    На  многих видах служебных документов и, прежде всего, на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат. В состав реквизита “адресат” могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и почтовый адрес. Например:

                                                                                   Полиграфия «Белцвет»

                                                                                       Отдел маркетинга

                                                                                  Ведущему специалисту

                                                                                       Михалеву Р.А.

                                                                                       ул. Некрасова, 40-54

                                                                                      220217, г. Минск, РБ

       При адресовании необходимо соблюдать следующие правила.

        Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже. Документ может адресоваться и конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации также пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя — в дательном.

    Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат — автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

    На  одном документе разрешается  указывать не более четырех адресатов. Если документ направляется более чем в четыре адреса, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адрес. Адресат также может быть обозначен и обобщенно, если документ адресуют в несколько однородных организаций. Например: 

                                                                     Директорам предприятий

                                                                     и руководителям организаций

         Адресат располагается в верхнем правом углу документа. Его пишут строчными буквами, кроме заглавной, указав перед фамилией сокращенно обращение "господину". В адресате инициалы указываются после фамилии, так как перед ней стоит данное обращение. В реквизите "адресат" обращение "господину" может и не указываться.

      В адресе получателя вначале пишется фамилия, имя, отчество или наименование предприятия, организации, учреждения. Если отправление адресовано в столицу республики или областные центры, далее в адресе указывается наименование улицы, номер дома и квартиры, почтовый индекс, название города и номер отделения связи, которое будет осуществлять доставку отправления.

    На документах и конвертах, адресуемых в города и районные центры ниже областного центра, в конце адреса указывается наименование области. Если отправление адресовано ниже районного центра, то указывается наименование деревни, села, поселка и т.п.

    При адресовании документа за пределы  республики дополнительно указывается название страны, например:

        ООО “Киров — Станкомаш”

        ул. Большая Морская, 12,

        187250, Санкт— Петербург,

    Россия

    Обязательным  реквизитом каждого документа является его дата — время подписания, утверждения или составления (издания). В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах устанавливается два способа: буквенно-цифровой и цифровой.