Контрольная работа по "Делопроизводству"

    Наиболее  рациональным считается цифровой способ, при котором все части даты обозначаются арабскими цифрами, разделенными точками. Первая пара цифр — день месяца, вторая — порядковый номер месяца, последние четыре цифры – год. Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить нуль. Например: 21.08.2009.

    При буквенно-цифровом способе число  и год указывают арабскими цифрами, а месяц — прописью, например, 21 августа 2009г.

    Кроме основной даты, в обязательном порядке датируются все проставляемые на документе отметки: резолюция, визы, отметки о регистрации, контроле исполнения и т.д. В служебных отметках, а также при датировании (написание дат при утверждении, подписании) следует применять только цифровой способ.

    При оформлении даты в тексте документов, содержащих сведения финансового характера, можно применять буквенно-цифровой способ. Дата, в зависимости от вида документа, располагается в строго определенном месте.

    Проставление  отметок о согласовании может производиться как внутри учреждения при согласовании с различными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне его — с подчиненными и неподчиненными органами (внешнее согласование).

      Внутреннее согласование оформляется визой. При визировании документа, кроме личной подписи, указывают ее расшифровку и дату.  При необходимости указывают должность визирующего.

    Визируют  экземпляры документов, остающиеся в  делопроизводстве учреждения, ниже подписи должностного лица. Дата визирования ставится под подписью визирующего. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается надпись "Замечания прилагаются". На внутренних документах визы ставят в левом углу последней страницы документа или на обороте.

      Внешнее согласование обычно оформляется грифом согласования, включающим следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, ее расшифровку и дату. Слово "СОГЛАСОВАНО" следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор МинскЖелезоБетон

Подпись А.Н. Бухаров

16.01.2008

    Если  согласование производится коллегиальным  органом или письмом согласования, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

11.10.2008 № 31

        Гриф согласования располагается ниже реквизита “подпись’’ на последнем листе документа слева. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом делается отметка на месте грифа согласования.

    После визирования документы подписываются. Подпись — обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, расшифровки подписи (ее не заключают в скобки и пишут на уровне последней строки наименования должности), а между ними — личной подписи. При этом в расшифровке подписи инициалы должны проставляться перед фамилией. Подпись располагается ниже реквизита "текст", не отступая от границы левого поля документа. Например:

Директор школы       Г.В. Васильев

    Подписывается, как правило, один первый экземпляр  документа. При размножении документов на множительных аппаратах также подписывается только оригинал, а в оттисках подпись воспроизводится автоматически.

    Две или более подписей ставятся на документе, за содержание которого несет ответственность несколько лиц. При этом подпись старшего по должности ставится выше.

    Если  документ составлен комиссией, то при его подписании указываются не наименования должностей, а распределение обязанностей в составе комиссии.

    Утверждение — особый способ удостоверения документа  после его подписания. Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа. Распорядительный документ составляется в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

    Реквизит "гриф утверждения" состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

                                                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                                                               Директор Минского

                                                                                подшипникового завода

                                                                                 Республики Беларусь

                                                                                Подпись     Н.С. Михаленко

                                                                               19.10.2010

         Располагается гриф утверждения в правом верхнем углу листа документа перед текстом. При утверждении документа каким-либо распорядительным документом или правовым актом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", на именования документа в именительном падеже (с указанием организации), даты и индекса документа, например:

                                     УТВЕРЖДЕНО

                                      Приказ директора СШ №135

                                     Республики Беларусь

                                       13.09.2007 № 36

    На  документах, связанных с расходованием материальных и денежных ценностей, а также в случаях, предусмотренных правовыми актами, подпись заверяется гербовой печатью (в негосударственных организациях — печатью организации). Оттиск печати проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ и личной подписи. Документы, оформленные на бланке и подписанные, печати не требуют.

    Нередко служебные документы имеют приложения, разъясняющие, детализирующие, уточняющие отдельные вопросы основного документа.

    Если  документ имеет приложения, не названные  в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: план мероприятий на 6 л. в 2 экз.

    Если  приложение упоминается в тексте, то в отметке о приложении указывают только количество листов и экземпляров, например:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

    Указание  о наличии приложения помещается под текстом перед реквизитом "подпись". Слово "Приложение" пишут, не отступая от границы левого поля листа документа, строчными буквами, кроме заглавной.

    Документы-приложения оформляются на стандартных форматах бумаги и должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. На приложениях в верхнем правом углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом, например:

                             Приложение

                              к письму

                              16.08.2010 № 25-12/130

    На  приложении к распорядительному документу также в правом верхнем углу документа следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его номера, даты. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера арабскими цифрами. Например:

                                  Приложение 3

                                 к приказу директора завода

                                   14.09.2007 № 140

    Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе, и дает соответствующие указания. Указания могут носить либо общий, либо конкретный характер. Общие указания выражаются следующим образом:

К руководству, к исполнению, к сведению.

    Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам. Например:

Срочно примите  меры по вознаграждению...

Немедленно подготовить отчет...

    Резолюция состоит из следующих элементов: указания фамилии и инициалов исполнителя, содержания действий, срока исполнения (если необходимо), подписи руководителя и даты резолюции. Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным и четким.

    Резолюция располагается между адресатом  и текстом в правом верхнем  углу листа документа или на любой свободной от текста площади, но не на полях. Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.

    Отметка о взятии документа на контроль или  контрольная дата исполнения документа помещается на полях слева.

    Отметка о поступлении документа включает сокращенное наименование организации-получателя документа, дату поступления документа и его индекс. Отметка о поступлении ставится от руки или с помощью штампа. Этот реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа.

    Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело состоит из следующих данных: слов "В дело", номера дела по номенклатуре, в которое должен быть подшит документ, даты направления документа в дело, подписи руководителя структурного подразделения или непосредственного исполнителя. Эта отметка ставится на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа слева. Например:

          В дело № 2-14.

          Подготовлен ответ.

          Исх. № 2-14/47 от 16.03.2009.

          Подпись. Дата.

    В исходящих документах проставляется  отметка о непосредственном исполнителе документа, которая позволяет оперативно решить вопросы, возникшие по содержанию документа. Она состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Например:

Бородин П.П.         242 13 36

    Этот  реквизит помещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

    В документах, составленных на двух или  более листах, второй и последующие листы нумеруются сверху. Номера листов пишут арабскими цифрами без точек и тире посередине листа документа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Правила оформления  бланков документов  и отдельных видов  документов 
 

    В учреждениях, организациях и на предприятиях в соответствии с СТБ 6.38-2004 следует разрабатывать бланки двух видов: бланк для писем и общий бланк для других организационно-распорядительных документов. Допускается изготовление бланков конкретных видов ОРД (например, приказов), если таких документов создается более 300 в год.

         Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части рекомендуется применять в тех случаях, если эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае должны быть продублированы все реквизиты бланка.