Контрольная работа по "Делопроизводству"

">    Порядок расположения и границы реквизитов в проектируемых бланках ОРД должны строго соответствовать СТБ 6.38-2004.

    Реквизиты заголовочной части документов следует  располагать центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

    На  бланке письма печатают следующие реквизиты:

• изображение Государственного герба Республики Беларусь;
• код организации по Общегосударственному классификатору "Предприятия и организации" (ОКПО);
• код письма как вида документа по Общегосударственному классификатору "Унифицированные документы" (ОКУД);
• наименование вышестоящей организации;
• полное и сокращенное наименование (или аббревиатуру) организации;
• наименование структурного подразделения;
• индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;
• предупредительный знак;
• ограничительные отметки для размещения реквизитов: "Дата" и "Индекс письма", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Адресат", "Заголовок к тексту", "Отметка о контроле".

    На  общем бланке учреждений печатают:

• изображение Государственного герба Республики Беларусь;
• код учреждения по ОКПО;
• наименование вышестоящей организации;
• полное и сокращенное наименование (или аббревиатуру) учреждения;
• наименование структурного подразделения;
• место составления или издания документа;
• предупредительный знак;
• ограничительные отметки для размещения реквизитов: "Код документа по ОКУД", "Название вида документа", "Дата" и "Индекс", "Адресат" или "Гриф утверждения", "Заголовок к тексту", "Отметка о контроле".

    Изображение Государственного герба на бланках  с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой наименования учреждения и вышестоящей организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения должен быть не более 17мм.

    Наименование  вышестоящего органа, полное и сокращенное наименование (или аббревиатура) учреждения, а также наименование его структурного подразделения должны быть официально установлены соответствующими правовыми актами.

    При оформлении реквизита, включающего  номер телефона, следует указывать справочный номер телефона (справочной службы, секретариата, канцелярии и т.п.).

Номер телефона должен записываться следующим образом:

Тел. 42 14 57; 99 28 24.

    На  бланках документов должны быть предусмотрены  поля: левое —

30мм, верхнее и нижнее — не менее 20мм, правое — не менее 8мм.

    Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов печатают на бланке в виде уголков или других обозначений.

        Одна из форм организационно-распорядительной деятельности организаций, учреждений – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

        Основным распорядительным документом, издаваемым руководителем органа управления, является приказ. При его составлении предъявляются серьезные требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов.

    Он  создается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, учреждения положений, правил и тому подобных документов, требующих организации предприятия, а также по кадровым вопросам приема и перемещения, увольнения работников. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные.

    Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Констатирующая часть приказа начинается со слов "в связи", "в целях" и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом в роде, числе и падеже. Например: “В целях улучшения качества и эффективности работы”.

    Если  основанием к изданию приказа  служит документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают наименование этого вида документа в именительном падеже, его номер, дату и заголовок к тексту.

    Распорядительная  часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое пишется прописными буквами на отдельной строке, не отступая от границы левого поля листа документа. Намеченные мероприятия излагаются по пунктам, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий.

    Каждый  пункт начинается с указания конкретного  исполнителя — структурного подразделения или должностного лица, предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, срока исполнения (указывается на отдельной строке). Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд действий с разными сроками исполнения, то в отдельном пункте указываются исполнители или исполнитель, а подпунктами определяются действия и сроки.

    Заканчивается распорядительная часть указанием  органа 
или лица, на которых возложен контроль за исполнением данного приказа. Формулировка этого пункта является постоянной: "Контроль за исполнением приказа возложить на …"

         Если распорядительная часть приказа не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может отсутствовать.

    Отметки о наличии приложения как отдельного реквизита в приказах нет. В тексте приказа при упоминании сведений, зафиксированных в приложении, в скобках указывают: "Приложение 1", если их несколько, а если одно, то "См. Приложение", а на самом документе-приложении делается отметка в правом верхнем углу:

                              Приложение

                                      к приказу Министра культуры

                                Республики Беларусь    

                                29.02.2010 № 65                            

    Заголовок приказа выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: "О временном замещении руководителя предприятия".

    В процессе подготовки приказа все  виды согласования проставляются на первом экземпляре проекта.

    При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д. В конце каждого пункта приказа дается основание для его составления.

      Указание – распорядительный документ, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

    Заголовок указания выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: "Об организации работы головного конструкторского бюро".

    Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

    В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

    Распорядительная  часть указания может начинаться словами "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ", которые пишутся прописными буквами с новой строки.

    В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель - действие - срок исполнения.

    В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением.

    Одним из распространенных организационно-распорядительных документов является протокол.

    В заголовок протокола входит указание совещания, собрания, название коллегиального органа, а также обсуждаемый вопрос (если он один), например: "заседания Технического совета объединения".

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После заголовка протокола указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания.

    В протоколах заседания постоянно  действующего коллегиального органа фамилии и инициалы его членов пишутся в алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа больше пятнадцати человек, то указывается их общее количество, а в скобках — "список прилагается".

    Когда в заседании участвуют представители  других организаций, их инициалы и фамилии перечисляются в алфавитном порядке с указанием должности и наименования организации.

    Список  приглашенных составляется отдельно и  прилагается к протоколу, если приглашенных более десяти человек, о чем в протоколе делается специальная отметка.

    На  расширенных заседаниях и собраниях  участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно, например: "Присутствовали — 80 человек".

    На  собраниях, конференциях, съездах, где  принятие решения требует определенного кворума, указывается, сколько человек должно было присутствовать.

    В повестке дня перечисляются все  вопросы, подлежащие рассмотрению, названия докладов (отчетов, сообщений, информации), наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже).

    Основная  часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня, а каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика или выступающего (при необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности). Затем через тире с прописной буквы пишется краткая запись текста доклада (сообщения, информации, отчета), изложенная в первом лице. При этом в тексте выступления каждую новую мысль целесообразно начинать с красной строки.

    В том случае, когда текст доклада  приложен к протоколу, вместо изложения его текста после тире с прописной буквы пишется: "Текст доклада прилагается".

    В части "ВЫСТУПИЛИ" схема изложения  такая же. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в этот раздел (вместо слов "Вопрос", "Ответ" пишутся фамилии и инициалы).

    Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, проводятся в жизнь приказами. Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он излагается с употреблением неопределенной формы глагола (возложить, поручить, организовать и т.д.) и строится по схеме: действие — исполнитель - срок.

      Если постановление по какому-либо вопросу повестки дня содержит различные по характеру вопросы, оно делится на пункты (первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй — порядковый номер пункта постановляющей части). Текст постановления не делится на подпункты, если оно содержит однородный по характеру вопрос.