Контрольная работа по "Делопроизводству"

    Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь.

    Для некоторых разновидностей протоколов вводятся дополнительно такие реквизиты, как гриф утверждения, согласования.

    Оформляется протокол на общем или специальном  бланке формата А4.

    Акты  составляются комиссией или специально выделенными должностными лицами и в зависимости от назначения бывают различного содержания.

    Заголовок акта представляет собой краткое  содержание событий или фактов, сформулированное с помощью отглагольного существительного, например: "О списании имущества".

    Текст акта состоит из двух частей: вводной  и констатирующей.

В вводной части акта перечисляются:

• основание (указывается распорядительный или нормативный документ, или устное указание руководителя, послужившие основанием для составления акта);
• состав комиссии (указывается наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии и приглашенных лиц в алфавитном порядке). При написании должностей лиц, участвовавших в составлении акта, необходимо указывать название учреждения.

    Слова "Основание", "Составлен", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы, не отступая от границы левого поля листа документа.

    В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты (если отражается несколько фактов, то содержание акта может быть разделено на подпункты), а также выводы и заключения.

    В акте в конце текста указываются  сведения о количестве его экземпляров. Затем при наличии приложений дается ссылка на них (перед подписями), которая оформляется как реквизит "Отметка о наличии приложений".

    При подписании акта первой проставляется  подпись председателя комиссии, ниже — подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

    Некоторые виды актов утверждаются руководителем  учреждения, этот гриф ставится в верхнем правом углу документа. Оформляются акты на общем или специальном бланке формата А4.

    Докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Заголовок докладной записки формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже.

    В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о командировке, о результатах проверки и т.д.).

    Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.

    Текст докладной записки не следует  начинать словами "Довожу до Вашего сведения", а лучше таким образом: "По Вашему поручению мною проведена..." и т.д.

    Внешние докладные записки подписываются руководителем и оформляются на общем бланке, внутренние — подписываются составителем и оформляются на листе бумаги формата А4.

    Значительную  часть служебной документации учреждений составляют письма. Письмами пользуются различные учреждения вне зависимости от их подчиненности. К составлению служебных писем предъявляют те же требования, что и к составлению других служебных документов. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту, имеют установленный комплекс обязательных элементов (реквизитов) и определенный порядок их расположения. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.

    Одно  из основных требований при составлении писем заключается в том, что письма должны быть, как правило, посвящены одному вопросу. Изложение содержания письма должно быть ясным, легко читаемым.

    Письма  в основном излагаются по схеме: вступление, доказательство, заключение. В вступлении дается обоснование вопроса, причина его возникновения, краткая история и т.п. В доказательстве излагают существо вопроса. Оно должно быть убедительным, чтобы не было сомнения в правильности, обоснованности поставленных в документе вопросов. В заключении даются выводы.

    Указанные три части письма не являются обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой, без повторений и противоречий. Выводы должны логически вытекать из изложения.

    При всех обстоятельствах изложение  письма начинают с самого существа вопроса. Не следует начинать письмо с наименования учреждения, автора, так как это видно из бланка.

    Ссылку  на инициативный документ помещают слева  ниже номера и даты документа. Это способствует ускорению справочной работы и контроля исполнения.

    Объем письма, как правило, не должен превышать двух страниц. Лишь в том случае, когда по излагаемому вопросу требуется дать глубокий анализ и обосновать предложения, письмо может быть увеличено до пяти страниц.

    Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подведомственным, могут содержать указания, запросы, уведомления, сообщения, разъяснения, просьбы, предложения.

    Письмо-просьба. Количество ситуаций для изложения  просьб от имени предприятий практически  беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

    Письмо-напоминание  следует направлять тогда, когда  не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.

    Письма  подтверждения содержат сообщение  о получении какого-либо отправления либо о том, что ранее составленный документ остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

    Сопроводительное  письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно, подтверждая факт отправки документов в определенный срок, является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

    Информационные  письма. Цель такого письма заключается  в своевременном информировании другого предприятия о свершившемся факте. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3 Образцы документов 
 
 

                                           Образец докладной записки 

Корпус сборки мостов                                  Начальнику цеха редукторов

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                            Хотенко А.Ю.

2007. № 19                                  Якубовскому Д.А.

г.Минск                                                Устранить неполадки кран-балки

                                                               Подпись Хотенко

О работе кран-балки                           09.04.2007 
 

                 Корпус сборки мостов неоднократно  информировал Вас о том, что на участке цеха редукторов систематически с перебоем работает кран-балка, что мешает выполнять график сборки редукторов. Техника очень старая, постоянно ломается, а замена одной кран-балки на другую составляет около 1,5 часа.

                Прошу Вас срочно принять меры по устранению перебоев в работе кран-балки.    
 

Начальник КСМ                                   Подпись                       П.Н. Волчек 
 

В дело 2-41

Неполадки кран-балки устранены

Подпись  Якубовского

12.04.2007 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                       

Образец  служебного письма 

       Университет культуры                                           Директору   

ул. Красная, 17, 220077, г. Минск                            Академии искусств

          тел.(0172) 42-37-76                                              г-ну Сидоренко А.В.

          факс(0172) 42-31-09

   р/с 3021298348755 в Гоперу                                     пр. Ф.Скорины, 83            

 АКБ «Белпромбанк»,  код 409                                    220012, г. Минск

12.05.2007              № 05-10/334

На №               от                              Павловичу О.Н.

                                                          Оформить заявку и подготовить

О проведении республиканской     работы для выставки к 24.05.2007                                                   

художественной выставки              Подпись Сидоренко

                                                           16.05.2007 

           Уважаемый Андрей Валерьевич!

          Университет культуры  проводит  12-18 июня 2007г. в г. Минске

Республиканскую художественную выставку работ студентов  и выпускников.  

На выставке будет представлено 80 работ: живопись, графика, скульптура,  дизайн, декоративно-прикладное искусство.  

          Приглашаем Вас принять участие  в нашей выставке.

          Для этого необходимо до 01.06.2007 прислать в наш адрес заявку  на   

участие в выставке. В случае положительного решения  об условиях и порядке проведения выставки будет сообщено дополнительно.   

Приложение: на 1 л. в 1 экз. 

С уважением,

Директор БГУК                                  Подпись                    В.К. Макаренко 

Лойко   243 15 62  

В дело 02-47

Подготовлен ответ.                                                    

Исх. № 02-47/68                                                         

Подпись Павловича

25.05.2007 

            

                                        
 
 
 
 
 

Образец акта 

ОАО «МТЗ»                                                                  УТВЕРЖДАЮ

         АКТ                                                                       Генеральный директор