Комплексный анализ документационного обеспечения управления предприятием

  Ответственный исполнитель полностью отвечает за организацией исполнения документа или связанного с ним поручения.

  Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать (исполнить) необходимые документы (в части, касающейся их работы) и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

  В том случае, если ответственный исполнитель не имеет достаточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса.

  При невозможности своевременно исполнить  тот или иной документ за 2—3 дня до истечения срока должностному лицу, установившему срок исполнения, представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока завершения работы с документом.

Техническое исполнение документа  включает:

• подготовку проекта документа (так называемого черновика);
• набор и распечатку текста проекта документа (основного текста и текста приложений);
• корректировку содержания документа по результатам согласования;
• оформление окончательного варианта документа.

• Разработка проекта документа

  Разработка  проекта (черновика) документа производится ответственным исполнителем лично или с привлечением соисполнителей. В последнем случае соисполнители передают результаты своей работы (компьютерные файлы, рабочие

  40

  тетради или отдельные листы с машинописными или рукописными записями) ответственному исполнителю.

  В общем случае содержание проекта  документа должно давать ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение которого разрабатывается проект.

  В необходимых случаях в дополнение к документу разрабатываются приложения. Последние, наряду с текстуальной частью, могут включать в себя и необходимые графические материалы.

После проверки содержания проекта, его корректуры и до оформления ответственный исполнитель передает первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до получения новых указаний второй (контрольный) экземпляр.

• Порядок согласования

  Проект  документа в обязательном порядке  должен согласовываться (как правило, на стадии предварительной подготовки) с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон.

  Согласование  производится в оговоренные сторонами  сроки, по определенной программе (то есть оговаривается, что именно и с какой последовательности должно быть согласовано) и занимает, как правило, не более 3—5 дней, включая время на доставку и возврат документа.

  При необходимости согласовать проект документа с несколькими сторонами в сжатые сроки целесообразно созвать совещание с представителями заинтересованных сторон, провести видеоконференцию либо произвести согласование по техническим средствам коммуникации (телефаксу, электронной почте и т. п.).

  При последовательном согласовании документ снабжается листом согласования, в соответствующих графах которого полномочные представители сторон оставляют свои визы и замечания по содержанию проекта документа.

  Виза  включает в себя дату ознакомления с документом и подпись лица, производящего согласование.

  При отсутствии разногласий согласуемый документ визируется соответствующим должностным лицом в пределах своих полномочий. 

  41

  В случае возникновения разногласий  должностное лицо, осуществляющее согласование, обязано дать мотивированное объяснение по поводу своих претензий к содержанию проекта.

  Свои  замечания и предложения по проекту  документа должностное лицо излагает в листе согласования или в служебной записке ad hoc. Здесь же могут найти отражение и те вопросы, которые не были учтены в проекте документа.

если  документ не удается согласовать в установленные сроки, ответственный исполнитель документа обязан заблаговременно проинформировать об этом заинтересованные стороны в письменной форме и довести соответствующую информацию до должностного лица, осуществляющего контроль за исполнением документа (до секретаря руководителя).

  При этом, как правило, кратко указывается  содержание основных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложений. Заинтересованные стороны, кроме того, извещаются о новых сроках согласования проекта документа.

  Отказ от согласования не допускается. Полностью  согласованный документ вместе с листом согласования передается на корректировку.

• Корректировка содержания по результатам согласования

  В процессе корректировки из содержания проекта (в полном соответствии с  результатами согласования) устраняются  разночтения и исправления. Фрагменты текста, признанные по результатам согласования излишними, удаляются.

   Кроме того, в "усеченный" текст могут вноситься и дополнения. Видоизмененный проект документа редактируется ответственным исполнителем с учетом требований к общепринятому стилю изложения документов.

  После этого отредактированное содержание проекта подвергается верификации (проверке на предмет выявления и устранения технических ошибок-опечаток и пр.). Содержание полностью "очищенного" от ошибок проекта прочитывается ответственным

исполнителем.

  По  результатам контрольного чтения вновь  выявленные ошибки устраняются. После повторной проверки их устранения окончательный вариант документа

  42

  визируется  ответственным исполнителем (подписывается с оборота) и передается для окончательного оформления.

• Оформление документа

Для оформления документа техническому исполнителю (секретарю или оператору-машинистке) передается подписанный ответственным исполнителем окончательный вариант документа (компьютерные файлы, черновая машинопись, распечатка или рукопись).

  К проектам служебных документов, представляемым на подпись во исполнение поручений, принято также прилагать материал с оригиналом текста отданного поручения (сам документ или лист с резолюцией).

  Текст окончательного варианта документа  может содержать оговоренные  исправления, которые должны читаться однозначно (это особенно важно в отношении цифр и фамилий, упоминаемых в документе).

  Отпечатанный  и выведенный "набело" первый экземпляр  передается техническим исполнителем ответственному исполнителю, который, как правило, осуществляет просмотр документа на предмет выявления ошибок (опечаток).

  Документ, не содержащий ошибок, передается ответственным  исполнителем секретарю руководителя для завершающей проверки и представления на подпись (утверждение) руководителю предприятия.

• Действия должностных лиц после получения подписанного (утвержденного) документа

  Документ, подписанный или утвержденный руководителем, передается на тиражирование и регистрацию  секретарю руководи геля (ответственному сотруднику службы ДОУ организации).

  Коли  необходимо изготовить более одного экземпляра документа, то ответственный исполнитель указывает нужное количе-11 но цифрой и прописью в верхнем левом углу первого листа первого экземпляра документа.

  Нес экземпляры документа регистрируются. В дальнейшем мерный экземпляр и  необходимое количество последующих  экземпляров документа, за исключением последнего (контрольного, записываемого в дело):

  43

  - выдаются в работу (должностным  лицам организации); высылаются за  пределы организации установленным  правилам.

  - поступают на временное хранение  в службу ДОУ организации.

  Принято считать документ исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему завершена.

  На  таком документе ответственным  исполнителем указывается, каким исходящим номером исполнен документ, и ставится дата исполнения, заверенная подписью ответственного исполнителя.

  После оформления на документе соответствующей  записи ответственный исполнитель обязан передать его в место постоянного хранения. Вместе с документом в дело подшивается контрольный экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией.

  Документы, с течением времени утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию.

• Подготовка исполненных документов к отправке

  Подписанный (утвержденный) документ, подлежащий отправке в адрес другого предприятия, в обязательном порядке проходит процедуру оформления, регистрации по журналу учета исходящих документов и конвертования.

   Под оформлением в данном случае понимается исполнение сопроводительного листа (письма) к документу. Подчеркнем, что исходящий документ принимается к отправке только при наличии как минимум двух экземпляров такового (последний остается в деле вместе с контрольным экземпляром документа).

  В процессе регистрации документу присваивается исходящий номер — как правило, это порядковый номер записи в журнале учета исходящих документов.

  Соответствующий номер указывается и на бланке сопроводительного письма документа, предназначенного к отправке. Аналогичным образом учитываются все экземпляры документа.

  До  отправки ответственный сотрудник  службы ДОУ (секретарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа, подлежащих отправке (рассылке), а также адреса мест назначения. 

  44

  На  исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется "расчет рассылки", существенно облегчающий последующее конвертование документов.

  Соответствующим образом оформленные и зарегистрированные документы, а также сопроводительные письма к ним укладываются в конверты.

  На  конвертах в соответствии с общепринятыми  правилами оформляются адреса получателя и отправителя. После проверки правильности адресования конверты заклеиваются и опечатываются печатью предприятия "для пакетов".

  Подготовленные  к отправке конверты (пакеты) передаются в экспедиционный отдел службы ДОУ (для доставки в почтовое отделение или отправки получателю иным общепринятым способом).

  Отдельные документы, нуждающиеся в срочной  доставке, могут направляться адресату с курьером, которому, помимо пакета, выдается на руки и реестр на доставляемую корреспонденцию, исполненный в двух экземплярах (первый остается у адресата, второй, с отметкой о получении, возвращается в экспедиционный отдел службы ДОУ отправителя).

  В небольших организациях отправку (рассылку) документов организует секретарь руководителя.

  После отправки исходящих документов секретарем (ответственным сотрудником службы ДОУ) на основании записей в журналах учета осуществляется списание отправленных экземпляров в журнале учета исходящих документов путем проставления отметки "отправлено, дата" в соответствующей графе. 
 

2.6. Контроль и исполнение документов и поручений

   Контролю  подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной