Комплексный анализ документационного обеспечения управления предприятием

     13

     расположенных в определенном порядке. Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава и т.д. В простейших случаях используются только однотипные знаки – обычно арабские цифры или строчные буквы. Тексты сложного состава нередко требуют и абзацного членения, и нумерации.

     Более крупные по сравнению с абзацами рубрики могут получать и словесные наименования – часть, раздел, глава, которые также нумеруются. В настоящее время в служебных документах внедряется цифровая система нумерации: каждая составная часть текста, соответствующая понятиям части, раздела, главы, параграфа, пункта, подпункта (исключая абзацы), получает свой номер (номера ставятся арабскими цифрами, после каждой цифры ставится точка), при этом номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

     Таким образом, номера самых крупных частей текста (первая, самая высшая ступень  деления) состоят из одной цифры. На второй ступени деления составные  части получают номера из двух цифр, на третьей – из трех и т.д.

     Важным  средством рубрикации являются также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Оно позволяет в предельно краткой форме отразить тематику документа, а нередко и его основную идею. Заголовок должен строго соответствовать содержанию документа (или его части), быть логически полноценным – не двузначным и не противоречивым, по возможности кратким. В заголовке сохраняется лишь самое главное.

     Текст служебного документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или путем комбинации этих форм. Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей. Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу предприятия, в документах по маркетингу и т.п. Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах. Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для

     14

     внесения  переменной информации. При составлении  писем, факсов, контрактов, актов, справок  и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные  тексты. Форма документа, имея определенную утилитарную направленность, связанную с особенностями канцелярской и законодательной сфер деятельности, является вместе с тем существенным признаком официально-делового стиля, отражает его обезличенный, «официальный» характер. 

1.2. Требования к оформлению бланков служебных документов

  Необходимость повторения в каждом документе определенной части информации позволяет не только определить порядок и последовательность ее расположения в документе, но и заранее нанести повторяющиеся их части на листы бумаги (в шаблоны), предназначенные для создания будущих документов. Лист бумаги с внесенной в него постоянной информацией и разметкой для последующего внесения переменной информации называется бланком.

  Бланки, шаблоны, формуляры, заготовки использовались в офисных технологиях многие сотни лет, так как применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления. Кроме образцов документов, собранных в письмовники, еще при столбцовом делопроизводстве для наиболее массовых документов (жалованные, подорожные грамоты и т.п.) делались текстовые заготовки, в которые по мере необходимости вписывалась конкретизирующая информация.

  С приходом в офисы типографского  оборудования появилась возможность создавать клише заголовочной части для большинства документов. В настоящее время в российской и мировой практике широко применяются всевозможные виды бланков, основные требования к бланкам стандартизированы.

        Так, ГОСТ Р 6.30-97 установил требования на два вида официальных бланков организаций: бланк для писем и общий бланк для других видов документов. Кроме того, используются и бланки конкретных документов массового применения, например: кадровой анкеты, командировочного удостоверения, судебной повестки и других при наличии в этих документах большого объема повторяющейся информации.

  15

  Фактически  до уровня бланка регламентирован порядок оформления титульных листов для многостраничных документов в требованиях по оформлению самих стандартов как документов (ГОСТ Р 1.5-92), установилась единообразная практика оформления личных заявлений, докладных и объяснительных записок.

  Проектирование  бланков определяется техническими стандартами на форматы бумаги - ГОСТ 9327-60, ее качество - ГОСТ 6861-73, шага письма - ГОСТ 8274-78, т.е. размера букв и пробелов между ними у печатающих устройств.

  Бланки  документов целесообразно печатать в типографиях, что может дать больше степеней защиты их от подделки. Организации, число документов которых не намного превышает 200 в год, могут ограничиться резиновым штемпелем для нанесения постоянной информации на чистые листы бумаги. Требования к изготовлению штемпелей определяет «Инструкция о порядке открытия штемпелъно-гравировальных предприятий (мастерских) изготовления печатей и штампов» (Приказ МВД. 13.02.78. № 34).

  Не  санкционировано, но и не запрещено  создание бланков на основе компьютерных шаблонов. Дело в том, что установка  на компьютере в виде шаблона официального бланка фирмы резко повышает возможность его использования для подделки документов фирмы в корыстных целях. Именно поэтому стандартом установлены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки).

  Гербовые  бланки должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

  Изготовление  гербовых бланков должно осуществляться только по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, имеющих право на использование герба.

Гербовые  бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют  порядковые номера, а при необходимости  и серии этих номеров. Учет использования  гербовых бланков ведется, как правило, раз

16

дельно  по видам бланков (общих и для  писем). Гербовые бланки должны храниться  в надежно запираемых шкафах под  ответственностью секретаря фирмы или другого сотрудника.

  Использование компьютерных шаблонов с государственным  гербом запрещено. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, но при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

  Многие  отечественные и зарубежные фирмы  при типографском изготовлении бланков также вводят серийную нумерацию экземпляров и различные системы защиты своих официальных бланков от несанкционированного тиражирования.

  Разработка  специального бланка для писем связана  с тем, что в 
письме необходимо указывать адресные данные предприятия. На 
бланках для писем в качестве постоянного реквизита указываются: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, но 
мера телетайпа, факсимильной связи, справочного телефона, счета 
в банке (как дополнительное указание на официальный характер 
деятельности автора документа). Строкой ниже даты и индекса 
обозначается место для внесения ссылки на индекс и дату инициативного документа (для ответа). Реквизит располагается начиная от 
левого поля и обозначается знаком «На №        от ». Кроме того, в бланке для письма проставляются следующие реквизиты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код письма по ОКУД, наименование фирмы. Ограничительными отметками (черточками и уголками) и отдельными знаками отмечают места для таких реквизитов, как дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

  Общий бланк, который используется для  всех видов управленческих документов, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем. Вместо реквизита «адресные данные» в общем бланке резервируется место для проставления реквизита «название вида документа». Вместо «ссылка на регистрационный номер и дату  

  17

  документа» - «место составления или издания». Эти две пары реквизитов являются взаимоисключающими.

  Кроме того, на общем бланке не может проставляться  заранее код формы документа по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и проставляется при его составлении.

  Бланки  каждого вида могут изготавливаться  в одном из двух вариантов расположения реквизитов: угловом и продольном.

  Бланки  с угловым расположением реквизитов (угловым штампом) применяются, как правило, при оформлении документов, содержащих следующие реквизиты: адресат, гриф утверждения, резолюцию. Это письма, протоколы, акты, инструкции, правила (без титульного листа) и т.д. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее экономичным по использованию площади листа, так как бланковая надпись по ширине должна занимать не более 7 см - 28 машинописных знаков .

  При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Это придает бланку большую солидность, позволяет использовать более широкий диапазон шрифтов и графики. Продольные бланки вошли в обиход более 200 лет назад для оформления распорядительных документов. Широко применяются продольные бланки для оформления протоколов советов директоров, собраний акционеров и других документов, не требующих утверждения.

При создании бланка документа на двух и более  языках (для совместных предприятий  и иностранных представительств, организаций субъектов Российской Федерации, имеющих в качестве государственного и национальный язык) постоянные текстовые реквизиты дублируются на этих языках. Надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева), как это принято в дипломатической практике: сначала вносятся надписи на языке страны пребывания (русском), затем - на иностранном языке. В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты нередко располагают на нижнем

поле бланка. 

  18

  Титульный лист документа также должен оформляться  в соответствии с формуляром-образцом.

  Основными отличительными особенностями оформления титульных листов являются:

- использование  всегда продольного расположения  реквизитов;

- вынос грифов  утверждения выше наименования  документа;

- в одну строку  вписываются наименование населенного пункта и дата;

- в качестве  даты используется только год  создания документа;

  - вынос необходимых кодов, грифов  согласования документа, сведений  об авторах.

  Вверху  документа размещают официальное  наименование организации - автора документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97.

  Коды (шифры) проставляются с левой  стороны под наименованием автора столбиком один под другим. Для оформления личных заявлений, докладных и объяснительных записок, которые пишутся, как правило, на чистых листах бумаги, установился своеобразный традиционный «бланк», т.е. единообразная форма записи заголовочной части. Так, в верхнем правом углу документа флаговым способом, т.е. от условных полей, пишется реквизит адресования в дательном падеже. Ниже его указывается авторство документа. При необходимости добавляются паспортные данные: серия, номер, дата его выдачи и номер выдавшего отделения милиции.

  Наименование  документа в личных заявлениях пишется  посредине листа. В подписи должна быть продублирована ее расшифровка и проставлена дата подписания.

  Унифицированной системой организационно-распорядительной документации предусмотрена единая форма расположения и оформления реквизитов на основе стандарта, в том числе и для оформления писем, заявлений и записок личного характера. 
 

1.3. Требования к оформлению  информационно-справочных  документов 
 

19

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями (см. приложение 9).

      Докладная записка составляется в случае необходимости  поставить руководителя  в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка, адресованная ректору института, проректора, декану (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.