Комплексный анализ документационного обеспечения управления предприятием

     7

     завершении  оформления документа. Дата указывается  в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа».

      6. Реквизит «индекс (№) документа». Индекс - это условное обозначение  документа, присеваемое ему при  регистрации (например, порядковый  номер). Индекс (№) документа обязательно  проставляется на всех исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата». На таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т.д. проставляются порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности: №1, №2, №3… . Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, №17/21, где 17 – порядковый номер документа в одной фирме, а 21 – порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте. Индекс (№) документа в письмах составляется их порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо. Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

      7. Реквизит «ссылка на индекс  и дату входящего документа». Функция этой ссылки – помощь  фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ,  быстро найти копию инициативного  письма. Место для этого реквизита  определяется только на бланке  для писем или факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо. Этот реквизит размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс».

     8. Реквизит «гриф ограничения доступа  к документу». Этот реквизит проставляют  на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Этот реквизит располагают в правом верхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим реквизитом обязательно необходимо проставить номер экземпляра данного документа. На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, проставляются грифы «Секретно» и «Совершенно секретно».

     9. Реквизит «адресат». Этот реквизит  оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата). Максимальный набор этого реквизита

     8

     состоит из следующих частей: - наименование фирмы в именительном падеже; - структурное  подразделение в именительном падеже; - должность, фамилия и инициалы в дательном падеже; - почтовый адрес (не указывается, если документ направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам). Этот реквизит печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части документа.

     10. Реквизит «гриф утверждения». Этот  реквизит требуется для тех  документов, которые утверждаются  руководителем – планов, отчетов,  инструкций, правил, некоторых актов.  Реквизит «гриф утверждения»  состоит из: - слова «УТВЕРЖДАЮ»; - наименования должности лица, утвердившего документ; - его лично подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты. В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия. Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, то реквизит «гриф утверждения» состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», названия документа в именительном падеже, его даты и номера. Реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля.

     11. Реквизит «резолюция». Этот реквизит  проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа. Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе. Реквизит «резолюция» включает: - Ф.И.О. исполнителя (лица, которому поручается исполнение); - содержание поручения; - срок исполнения; - личную подпись руководителя и дату подписания. Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

     12. Реквизит «заголовок». Заголовок  – краткое изложение основного смысла текста составляемого документа. Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для реквизита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки. Наличие заголовка избавляет от необходимости читать весь документ полностью при его регистрации.  

     9

     13. Реквизит «отметка о контроле».  Отметка о контроле обозначается  буквой «К» и наносится на  документ от руки красным фломастером  или специальным штампом на  контролируемых по поручению руководителя документах. Этот реквизит располагается на левом поле документа на уровне заголовка.

     14. Реквизит «отметка о наличии  приложений». Если к документу  имеются приложения, то в документе  ставится отметка об их наличии.  Этот реквизит располагается после текста перед подписью от границы левого поля. Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме. Если полностью названия приложения в тексте не упоминается, то в отметке о наличии приложений указывают полностью наименования документов, входящих в приложение с количеством листов и экземпляров (если документ-приложение в единственном экземпляре, то в этом случае количество экземпляров можно не указывать). Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок дату, подпись. Кроме того, в верхнем правом углу документов-приложений делается отметка о связи их с основным документом.

     15. Реквизит «подпись». Подпись – обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «подпись» входят: - наименование должности лица, подписавшего документ; - личная подпись; - расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Этот реквизит располагается после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующим образом: должность указывается от границы левого поля, а расшифровка подписи – после 48 знаков от границы левого поля.

      16. Реквизит «визы». Внутреннее согласование  проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности или своевременности составления документа специалистами предприятия.

Реквизит  «визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату визирования. Виза располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого поля. Если у визирующего есть комментарии или замечания, то он оформляет их на отдельном листе.

     17. Реквизит «печать». На документах, удостоверяющих права фирмы или  должностных лиц, фиксирующих  факт расходования денежных средств и материальных

     10

     ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Печать обычно захватывает часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи, и при этом хорошо читаема.

     18. Реквизит «отметка о заверении  копии». Этот реквизит располагается  ниже реквизита «подпись». Отметка  о заверении копии включает  в себя: заверительную надпись  «верно», наименование должности  лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения.

     19. Реквизит «фамилия исполнителя  и номер его телефона». Фамилию  исполнителя (составителя) и номер  его служебного телефона располагают  на лицевой, или, при отсутствии  места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «подпись», «визы». Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, для уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

     20. Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело. Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона». Отметка включает в себя: - слова «в дело» и «номер дела», в котором будет храниться документ; - ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления); - краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; - подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

     21. Реквизит «отметка о поступлении». Отметка о поступлении располагается  в правой нижней части первого листа документа и состоит из сокращенного наименования предприятия, получившего документ, даты поступления документа и его входящего номера.

     Специфика изложения в документах заключается  в том, что изложение ведется  по тщательно обдуманному плану и не в общем тексте изложения, ни в переходах от одной части текста к другой, ни в отдельных формулировках не нарушаются законы логики. По способу изложения выделяют 3 вида текстов: повествование, описание, рассуждение.

     11

     В повествовании рассказывается о событиях в той хронологической последовательности, в какой они происходили в реальной действительности. Отступление от хронологического принципа допустимо в том случае, когда, например, необходимо подчеркнуть зависимость разъединенных во времени, но внутренне связанных явлений. Повествование как тип изложения используется в автобиографиях, некоторых видах протоколов и отчетов, информационных сообщениях и заметках и т.д.

     В описании характеризуется явление  путем перечисления его признаков, свойств, особенностей. Части текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, являются элементами описания. Элементы описания в документах располагаются в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую очередь рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и при данных обстоятельствах. Описательное изложение можно встретить практически в любом служебном документе – отчете, акте, приказе, постановлении и т.д.

     В рассуждении логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывает определенное положение. В текстах документов могут встретиться разные виды рассуждений: основанные на установлении условно-уступительных связей, на сравнении, сопоставлении фактов, предметов, событий; раскрывающие смысл понятия или суждения и др. Именно в рассуждении находит свое воплощение такая форма мысли, как доказательство.

     Доказательство  бывает двух типов: дедуктивное, в котором  мысль развивается от общих суждений к частным выводам, и индуктивное, в котором мысль движется от отдельных фактов к обобщению. Главное – то, что рассуждение, а, следовательно, и доказательство, всегда безупречны с точки зрения законов логики.

     Документы сложного состава, как правило, являются текстами смешанных типов. Кроме строгой последовательности изложения материала и его расположения, большую роль играет объем сведений, включаемых в документ. Служебный документ посвящают только одному вопросу, он не содержит тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений. Документ компактен, краток. Документы не принято загружать дополнительными сведениями, второстепенными деталями. Тексты писем,

     12

     факсов  и др. документов не превышают одной  страницы, исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается.

     Обычно  тексты большинства документов состоят  из двух частей: 1) вводной, содержащей основания или мотивы составления  документа; 2) основной, в которой  излагаются выводы, предложения, просьбы, решения. Это традиционный, устоявшийся порядок составления документа. Тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому более рационально начинать его в основной части, т.е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т.д. Если основанием составления документа является другой документ, на него принято делать ссылку с указанием названия вида документа, даты и номера. Так как сплошной текст тяжело воспринимается, его обычно разделяют на абзацы.

     Тексты  документов большого объема подвергают рубрикации. Рубрикацией называют членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и т.д. Рубрикация является внешним выражением композиционной структуры текста – его объема, тематики и назначения.

     Абзац – это простейшая рубрика, отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац» также  обозначают часть текста между двумя  такими отступами. Абзац служит показателем  перехода от одной мысли к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному. Абзац может состоять из одного предложения, если ему придается особенная важность, а может и из нескольких, если они последовательно раскрывают одну и ту же сложную мысль. Однако абзац является внутренне замкнутой смысловой единицей. Абзацное членение текста часто сочетают с нумерацией – цифровым (а также буквенным) обозначением последовательности расположения составных частей текста.

       Нумерация подчеркивает необходимость  самостоятельного рассмотрения  каждого из нумеруемых элементов  перечисления. В настоящее время  используются две системы нумерации.  Одна, традиционная, строится на  использовании знаков разных типов – римских и арабских цифр, прописных и строчных букв (в сочетании с абзацными отступами). Другая допускает применение только арабских цифр,