Комплексный анализ документационного обеспечения управления предприятием

  Доставленные  до места назначения входящие документы  проводят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по Техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе.

  На особо  важные документы (сообщения), поступившие  по перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается подтверждение. До получения подтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается.

• Регистрация

информация обо  всех полученных сообщениях и документах фиксируется секретарем в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета (регистрации) входящих документов.

  Регистрация включает в себя проверку полноты  реквизитов входящих документов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал — журнал учета входящих документов.

  Как показывает практика, в условиях функционирования современной организации наилучшим образом зарекомендовала себя централизованная система регистрации документов, в соответствии с которой выполнение всех необходимых операций с документами производится в одном месте — как правило, в офисе руководителя или в учетно-регистрационном отделе предприятия.

Такая система  обеспечивает:

• единый порядок регистрации документов;

33

• оперативное ведение по документам информационно-поисковой и архивно-справочной работы;
• эффективный контроль исполнения документов.

  Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный  номер, включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журнала согласно утвержденной номенклатуре дел организации, например 3004/5, где 3004 — порядковый номер записи, 5 — номер журнала.

• Порядок рассмотрения

  Поступившие в адрес руководителя входящие документы  должны представляться ему для ознакомления, как правило, в день

поступления.

  Однако, исходя из общепринятой практики, чаще всего документы к руководителю, например кадровой службы, поступают после их рассмотрения руководителем организации (с соответствующей резолюцией).

  Секретарем производится подготовка полученной деловой корреспонденции на доклад руководителю, включающая:

   — разметку, то есть выделение заголовков и некоторых других 
реквизитов входящего документа цветом, подчеркиванием и др.;

   — укладку документов (в папки и т. п.) в определенном по 
рядке.

  Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укладываются секретарем в отдельную папку, а при небольшом повседневном количестве докладываемых документов помещаются поверх всех остальных.

  Документы особой важности, с пометкой "срочно" и т. п., докладываются руководителю в первую очередь.

  Папки с подготовленной соответствующим  образом входящей корреспонденцией передаются руководителю для последующего рассмотрения и оформления резолюций. Как правило, вся поступившая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена им не позднее дня, следующего за днем представления на доклад. 

  34

  Отдельные входящие документы могут быть оставлены  руководителем предприятия у себя для принятия по ним решения после выяснения дополнительных сведений.

  В связи с этим секретарь должен уточнить, какие из представленных входящих документов продолжают находиться у руководителя, а также то, какие вспомогательные материалы (например, Из числа документов, ранее поступивших в адрес организации) для углубленного изучения первых могут ему потребоваться и когда их следует представить. 

• Вынесение резолюций

  По  результатам рассмотрения на подлежащих исполнению входящих документов руководителем делается соответствующее письменное указание (резолюция), на основании которого начинается непосредственная работа по исполнению документа.

  Резолюции (решения и поручения) по исполнению рассмотренных входящих документов пишутся на свободных от текста полях документов (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается.

  В необходимых случаях, когда поручение  слишком обширно по своему содержанию, для его оформления используются специальные бланки формата А5 с указанием в верхней строке должность лица, написавшего резолюцию (к примеру, "главный инженер").

  Поручение по исполнению входящего документа  дается, как правило, только одному должностному лицу (например, начальнику планового отдела, главному редактору и т. п.).

  Если  же интересы дела требуют привлечения  в качестве соисполнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном порядке указывается, кто является ответственным за своевременное и качественное исполнение данного поручения (документа) в целом.

  В случае, если ответственный не назначен, таковым полагают должностное лицо, фамилия которого указана в резолюции первым.

  В случае, если резолюция не содержит сроков исполнения, входящий документ должен быть исполнен в течение месяца после

его рассмотрения.

При этом сроки  исполнения поручений по телеграммам  не должны превышать двух дней.

  Устанавливая  срок исполнения документа, руководитель обязан учесть время на его подготовку, согласование, оформление и доставку.

  36

   Содержание резолюций по наиболее важным и срочным документам при необходимости может регистрироваться секретарем в соответствующем журнале — журнале учета резолюций.

  Должностные лица, которым поручено исполнение входящего документа, в свою очередь, обязаны сделать это, исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением) руководителя.

   Однако во всех случаях эта работа начинается для соответствующих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержанием резолюции и получения адресованного им на исполнение документа.

  Следует также подчеркнуть, что исполнение документов может поручаться и секретарю руководителя.

Памятка секретарю  руководителя о порядке и правилах исполнения документов:

  1. Обращение с документом осуществляется на основании допуска и соответствующих указаний руководителя (непосредственного начальника).

  2. Служебные полномочия и профессиональная компетенция 
должностного лица должны находиться в полном соответствии 
со сложностью задачи по подготовке документа.

3. Передача документа другим должностным лицам в процессе работы осуществляется только под роспись (кроме случаев, когда документ не выносится указанными лицами в другое помещение).
4. Работа с документом осуществляется в строго отведенном месте, оборудованном всем необходимым для работы и ограниченном от доступа посторонних.
5. На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано исключать доступ к исходному документу и производным материалам посторонних лиц, в том числе в результате "случайного" ознакомления.
6. На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано обеспечивать конфиденциальность содержания исходного документа и производных материалов, не разглашая их посторонним.
7. Работа с документом должна быть выполнена таким образом, чтобы обеспечить своевременное согласование и представление проекта нового документа на рассмотрение,

37

8. а затем и утверждение (подпись) его окончательного варианта.
9. Хранение документов должно осуществляться в помещениях (местах), исключающих доступ к ним посторонних.
10. Контроль наличия документа в процессе работы осуществляется должностным лицом, ответственным за его хранение, постоянно.

  10. По окончании работы с документом последний подлежит 
незамедлительной сдаче. 

  2.5.2. Работа с исходящими и внутренними документами

• Общий порядок работы должностных лиц организации

  Упорядоченная, тщательно организованная работа с  документами организации ведет к устранению спешки и резкому снижению вероятности совершения разного рода ошибок в процессе выполнения документов.

  Исполненные документы, в зависимости от места своего дальнейшего использования, являются либо внутренними, либо исходящими. Остановимся на этом чуть подробнее.

  Работа  с внутренними документами осуществляется исключительно внутри организации. Это означает, что исполненный документ в дальнейшем поступает во временное пользование должностным лицам, в структурные подразделения и др.

  Исходящий же документ после исполнения высылается для последующей работы за пределы предприятия.

  Отметим, что если по прошествии некоторого времени возникнет необходимость в отправке внутреннего документа за пределы организации, то в этом случае (после соответствующего до оформления) последний также станет исходящим документом.

  В процессе работы по исполнению (контролю за исполнением) документа секретарю руководителя предстоит выполнить (осуществить контроль за выполнением) следующие операции:

1. Постановку задачи (адресование документа на исполнение).
2. Исполнение документа.
3. Тиражирование документа.
4. Регистрацию документа.

38

5.Упаковку и отправку (рассылку) документа.

  6. Помещение контрольного экземпляра документа в дело, 
последующую работу с ним.

      7. Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание. 
Центральное место в этой "цепочке" занимает этап непосредственной работы над документом.

• Сроки исполнения

  Следует учесть, что продолжительность каждого  этапа работы по исполнению документа будет меняться в зависимости от особенностей содержания документов, а также их объема.

  Для корректной постановки задачи на исполнение документа для каждого этапа определяются:

  — необходимое на подготовку документа  время, включая резерв (исчисляемый в объеме 10—15% от минимально необходимого времени);

• меры организационно-технического, информационного и иного обеспечения;
• должностное лицо, ответственное за исполнение документа;
• соисполнители документа (его отдельных частей, приложений и т. п.);
• технические исполнители документа;
• должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением документа (как правило, секретарь руководителя).
• Получение документов на исполнение
• Передача секретарем документов на исполнение

   В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя предприятия, который:

  — лично принимает от руководителя предприятия рассмотренные им документы;

    на  основании имеющихся резолюций  и справочных данных документах изучает круг лиц, которым адресованы документы ни исполнения;

    связывается с указанными лицами по телефону или  лично, информирования их о необходимости исполнения тех или иных документов;

    лично передает указанные документы ответственным  исполнителям;

  39

  осуществляет  контроль за ходом исполнения документов. 1хли документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь (в целях повышения оперативности работы) может предварительно размножить его и передать Цопни леем исполнителям (в этом случае оригинал получит ответственный исполнитель).

Отметим, что размножение копий документов осуществляется только с письменного разрешения руководителя кадровой служим организации. Копии документа учитываются наряду с поступающим оригиналом документа и впоследствии за ненадобностью уничтожаются.