Комплексный анализ документационного обеспечения управления предприятием

      Докладная записка должна иметь заголовок  к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

      Внутренние  докладные записки должны быть подписаны  составителем (автором). Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны ректором института.

      Датой докладной записки считается  дата ее подписания.

      Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

      Объяснительная записка составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям (см. приложение 10).

      Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны  иметь дату, указание адреса и подпись составителя.

      Справка  - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

      В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия (СИ МГУК) обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (статья 40 КЗоТ РФ) (см. приложение 11).

20

      Для удобства оформления можно подготовить  справки формализованного вида на бланках  формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.

      Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

      Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 (см. приложение 12). Такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки, предназначенные для ректора института и не выходящие за его приделы, составляет и подписывает исполнитель (составитель). Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны ректором. Такие справки должны иметь заголовок к тексту, раскрывающей ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

      Если  необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится  на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблице.

      Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых  направляется адресату, второй – подшивается в дело. При наличии в справки сведений финансового характера она подписывается ректором, главным бухгалтером и заверяется печатью.  

      Акт – документ, составленный несколькими людьми и подтверждающий факт события (см. приложение 13).

      Акты  составляются в самых разных ситуациях  и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов;

21

акт списания материалов, коммерческий акт и т.д. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

      Акты  оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами института. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации. Во второй части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на основное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

      Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилия и инициала присутствующих.

      Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТНП» или акт  приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

      В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они направлены.

      Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение ректора и заверение печатью института.

      С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка («С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровка подписей и дата»).

      Особую  группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все исправления и дополнения а акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза). 

      Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. (см. приложение 14). В коммерческом

предприятии составляются протоколы заседания  совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.п.

      Проведению  совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло в пустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включаемым в повестку дня.

      Протокол  ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания. Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

      В заголовке протокола указывается  название коллегиального органа. Текст  протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

      Вводная часть оформляется в следующей  последовательности:

Председатель  – фамилия и инициалы;

Секретарь – фамилия и инициалы;

Присутствовали  – фамилия и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилия приглашенных. Если присутствовало более 10, указывается их общее количество.

      Повестка  дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждении. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?». Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: 
ВЫСТУПАЛИ: 
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

      После двоеточия на следующей строке с  абзаца пишутся фамилии и инициалы выступающих  и через тире – краткое изложение текста выступления. 
 

23

      Если  в ходе выступления или в обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы  в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

      Протокол  подписывается председателем и  секретарем. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

      Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников института в виде копии самого протокола или выписки, постанавливающей части из него (см. приложение  ), либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

      Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Выписка из протокола. Это копия части документа. В выписки содержится только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется полностью

     Реквизиты выписки таковы:

Наименование  министерства или ведомства;

Наименование  организации;

Наименование  вида документа (выписка из протокола);

Дата  и регистрационный номер документа (индекс) те же, что и у приказа;

Место составления или издания документа;

Заголовок к тексту. 

II. Организация работы с документами

2.1. Формы организации делопроизводства

       Форма организации делопроизводства

       Существует  три формы организации делопроизводства:

       -    централизованная;

       24

       -    децентрализованная;

       -    смешанная.

       При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

       Децентрализованная  форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

       Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов 

2.2.Основные этапы документопотока

Жизнь любой организации связана с  обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых  документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться  пути ее распространения. Движение документов  в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в  виде потоков документов между :

25

      1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения  (руководители предприятия или  подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и