ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

УПРАВЛЕНИЕ  УЧРЕЖДЕНИЙ ОБРАЗОВАНИЙ 

ГОУ СПО ВЛАДИМИРСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ  КОЛЛЕДЖ 
 
 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

по дисциплине

«Документационное обеспечение управления»

на тему

«Комплексный  анализ документационного обеспечения управления предприятием» 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнил: 
студентка группы Д-306

Евстифеева  К.С. 
 

Проверил:

Преподаватель 
 
 

Принято с оценкой: 
_______________ 
 
 
 
 

Владимир

2008 

2

Владимирский  политехнический  колледж

Факультет Экономики и управления  
 

ЗАДАНИЕ

на курсовую работу по дисциплине

«Документационное обеспечение управления» 
 

Студенту  группы Д-306 (032002)

Евстифеевой Кристине Сергеевне 
 

Порядок выполнения работы: 

1. Изучение  нормативных документов, рекомендующих  ДОУ.
2. Анализ работы с документами по личному составу.
3. Анализ организации конфиденциального документооборота.

 
 

Дата защиты курсовой работы: «__» ___________ 2008 год

Задание выдано ___________                         ______________

Задание получено ___________                      ______________

Одобрено предметной комиссией

Экономики и  управления 

Председатель _______________

«__» _________ 2008 год

 

3 

Содержание

2. Организация работы с документами…………………………….

2.1 Формы организации делопроизводства…………………………….                      24

2.2 Основные этапы документопотока………………………………….                     

 

3.  
   4

Введение

     Значение  документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Документ – бесценное средство связи и конечный результат солидных капиталовложений. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени.

      На  основе документов принимаются соответствующие  управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Руководство предприятий персональную ответственность за состав, хранение и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском  писком потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

      При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают  составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

           Цель данной курсовой работы состоит в том, чтобы исследовать  основные этапы документооборота.

     Все документы, приведенные в приложении оформлены на основе нового стандарта  по ГОСТ P 6. 30 - 2003 

I. Оформление служебных документов в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003

1.1. Требования к оформлению  реквизитов служебных  документов

     Служебные документы – весьма своеобразное явление письменной речи. Есть целый  ряд характеристик, по которым они  выделяются в языке – это синтаксические, лексические и др. особенности. Но особенно интересной для рассмотрения является, на мой взгляд, композиция служебных документов, потому что это самый упорядоченный и самый стандартизированный, строгий жанр.

     4

     Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их  юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.

       В унифицированную систему организационно-распорядительной  документации входит комплект  государственных стандартов, устанавливающих  общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления. Имеются в виду формы акта, делового письма, докладной записки, заявления, инструкции, кадровой анкеты, объяснительной записки, положения, постановления, приказа, протокола, распоряжения, решения, устава и др.

       Форма служебного документа –  это совокупность элементов его  оформления и содержания, оцениваемых  с точки зрения их состава,  объема, последовательности расположения  и взаимной связи.

       К элементам оформления документа  относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д.

     Элементы  содержания – это структурные  части основного текста – обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д.

     Форма документа определяется его назначением, типом, конкретным содержанием. Служебный документ имеет, как правило, стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.

     Элементы, из которых состоит любой документ, называются реквизитами. Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу 63.2003. Данным ГОСТом установлено максимальное количество реквизитов для документа – 31. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Реквизиты документов (согласно ГОСТу 63.2003) 1 – государственный герб; 2 – эмблема организации; 3 – изображение наград; 4 – код организации по классификатору предприятий и организаций; 5 – код документа по классификатору управленческой документации; 6 –

     5

     наименование  министерства или ведомства; 7 –  наименования организации; 8 – наименование структурного подразделения; 9 – индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, факс, номер расчетного счета  в банке; 10 – название вида документа; 11 – дата; 12 – индекс (№) документа; 13 – ссылка на индекс и дату входящего документа; 14 – место составления или издания; 15 – гриф ограничения доступа к документу; 16 – адресат; 17 – гриф утверждения; 18 – резолюция; 19 – заголовок к тексту; 20 – отметка о контроле; 21 – текст; 22 – отметка о наличии приложений; 23 – подпись; 24 – гриф согласования; 25 – визы; 26 – печать; 27 – отметка о заверении копии; 28 – фамилия исполнителя и номер его телефона; 29 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 30 – отметка о переносе данных на машинный носитель; 31 – отметка о поступлении. В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 – государственный герб», он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право. Реквизит «3 – изображение наград» также не используется в работе фирмы.

     Особенно  важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. Каждый документ можно разделить на 3 основные части:  1. Заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

     2. Основную часть (реквизиты «текст»  и «приложения»);

     3. Оформляющую часть (реквизиты,  расположенные ниже текста и приложения).

     Теперь  давайте более подробно рассмотрим наиболее важные реквизиты документов, используемых в современной практике – их цели, содержание, оформление.

     1. Реквизит «эмблема организации». Эмблема организации – условное  графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Эмблемой организации может быть товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.д. При угловом расположении реквизитов она располагается в верхнем левом углу, а при продольном – в середине верхней части листа.

      2. Реквизит «наименование организации». Согласно статье 54 Гражданского  кодекса РФ, любое юридическое  лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование. Наименование организации обязательно

     6

     должно  полностью соответствовать названию, зарегистрированному в учредительных  документах – уставе предприятия  или учредительном договоре и  свидетельстве Регистрационной  палаты. В наименовании обычно используются такие аббревиатуры, как ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество), ЗАО (закрытое акционерное общество) и т.д. Реквизит «наименование организации» должен быть расположен под реквизитом «эмблема организации».

     3. Реквизит «индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер расчетного счета в банке». Совокупность этих перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия. Этот реквизит обычно располагают либо в верхнем левом углу под реквизитом «наименование организации», либо на нижнем поле документа.

     4. Реквизит «название вида документа». Реквизит «название вида документа»  должен быть расположен в заголовочной  части документа после реквизита  «наименование организации» и  юридического адреса и набран прописными буквами от границы левого поля. Этот реквизит является одним из важнейших, и он обязательно проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указания вида документа используется только в одном сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО. Функция этого реквизита – дать общее представление о назначении документа, о составе его реквизитов, о структуре его текста, степени обязательности выполнения его требований.

     5. Реквизит «дата». Дата – один  из основных реквизитов, обеспечивающих  юридическую силу документа. Датой документа является: - дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок) - дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций) - дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов) Все даты в документе (в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п.) оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). В текстах документов финансового характера допустимо применение словесно-цифрового способа в оформлении даты. Также такой способ оформления даты рекомендуется при переписке с иностранными деловыми партнерами. Чаще всего дата проставляется при