Кадровое делопроизводство

Общий состав и виды кадровой документации.

В процессе возникновения  и документального оформления трудовых отношений образуется множество  документов под обобщающим названием «кадровая документация». Следует отметить, что для большинства специалистов кадровой службы и руководителей является загадочным следующий вопрос: что составляет систему кадровых документов? И какие из кадровых документов являются обязательными для каждого работодателя?

В специальной  литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным  признакам.

Например, по целевой  принадлежности выделяют две больших  группы кадровых документов:

1. Документы  по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу  составляют документы, связанные  с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют  и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают  следующие виды кадровых документов:

1. Документация  по приему на работу:

·   Заявление о приеме на работу;

·   Контракт о назначении на должность;

·   Приказ о приеме на работу;

·   Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация  по переводу на другую работу:

·   Заявление о переводе на другую работу;

·   Представление о переводе на другую работу;

·   Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация  по увольнению с работы:

·   Заявление об увольнении;

·   Приказ об увольнении;

·   Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация  по оформлению отпусков:

·   График отпусков;

·   Заявление о предоставлении отпуска;

·   Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация  по оформлению поощрений:

·   Представление о поощрении;

·   Приказ о поощрении;

·   Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация  по оформлению дисциплинарных  взысканий:

·   Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

·   Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

·   Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

·   Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно  шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного  работодателя.

Типовые формы  некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.

Для регламентации документооборота в целом работодателю можно рекомендовать принять локальный нормативный акт - например, Положение о документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).

Также в разделе 3. 1 «Организация документооборота»  «Государственной системы документационного  обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утвержденной Приказом Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33, предписывается закреплять порядок движения документов в организации «в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации».

При этом, необходимо отметить, что создание и ведение  кадровой документации - это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативно-правовыми актами.

Об обязательности документирования трудовых отношений  с работниками в целях защиты их пенсионных прав свидетельствуют  некоторые нормы пенсионного  законодательства.

Пункт 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа  для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 года №555 «Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» гласит следующее:

«Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца. При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы».

И далее пункт 7:

«В  случае, когда трудовая книжка не ведется, периоды  работы по трудовому  договору подтверждаются письменным трудовым договором, оформленным в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений».

Федеральный закон  от 1 апреля 1996 года №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» в статье 15 устанавливает ряд обязанностей страхователя (работодателя) в целях ведения индивидуального (персонифицированного) учета, например, страхователь обязан:

«в  установленный срок представлять органам Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о застрахованных лицах, определенные настоящим Федеральным законом;

получать  в органах Пенсионного  фонда Российской Федерации страховые  свидетельства обязательного  пенсионного страхования, а также дубликаты указанных страховых свидетельств и выдавать их под роспись застрахованным лицам, работающим у него по трудовому договору или заключившим договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы;

передавать  бесплатно каждому  застрахованному  лицу, работающему  у него по трудовому  договору или заключившему договор гражданско-правового  характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством  Российской Федерации начисляются страховые взносы, копию сведений, представленных в орган Пенсионного фонда Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета для включения их в индивидуальный лицевой счет данного застрахованного лица;

контролировать соответствие реквизитов страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, выданного застрахованному лицу, реквизитам документов, удостоверяющих личность указанного лица, работающего у него по трудовому договору или заключившему договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы».

Каждый работодатель, один раз в год, но не позднее 1 марта, на каждое зарегистрированное в системе  государственного пенсионного страхования лицо, работавшее у него по трудовому договору, получившее вознаграждение по договору гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, обязан подавать в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации документ, содержащий относящиеся к отчетному кварталу индивидуальные сведения о страховом стаже, заработке (доходе), начисленных страховых взносах обязательного пенсионного страхования и иные сведения, предусмотренные Федеральным законом от 1 апреля 1996 года №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». При этом сведения о страховом стаже застрахованного лица представляются на основании приказов и других документов по учету кадров, а о заработке (доходе) и об уплачиваемых страховых взносах - на основании данных бухгалтерского учета.

Кроме того, документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом законодательстве.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает  необходимость документирования трудовых правоотношений:

·   трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);

·   прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);

·   на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);

·   по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);

·   обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);

·   прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ).

Сюда же можно  отнести унифицированные формы  первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

В настоящее  время действуют следующие унифицированные  формы по учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а  «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации  от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные  формы по учету рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда: