Кадровое делопроизводство

№Т-12 «Табель  учета рабочего времени и расчета  оплаты труда», №Т-13 «Табель учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Анализ норм ТК РФ позволяет сделать следующие  общие выводы об изменении порядка  документального оформления трудовых отношений:

·   Вводится новая формальность в документообороте, связанная с трудовым договором - получить вторую подпись работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя - и подтверждающая, что работник уже получил экземпляр трудового договора (статья 67 ТК РФ).

·   Расширен перечень документов, которые работодатель обязан предоставить работнику по его письменному заявлению (статья 62 ТК РФ). Теперь в этот перечень включаются и справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

·   Перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора, не изменился, но при этом законодатель ввел новую правовую норму. Работодатель теперь наделяется правом не только выписать дубликат испорченной трудовой книжки своему работнику, но и обязан по письменному заявлению лица, поступающего на работу, оформить новую трудовую книжку (с указанием причины отсутствия трудовой книжки).

·   Уточнены все случаи, когда заключение срочного трудового договора обязательно (часть 1 статьи 59 ТК РФ) и когда стороны трудового договора могут заключать срочный трудовой договор по соглашению, без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения (часть 2 статьи 59 ТК РФ).

·   Уточнен порядок аннулирования трудового договора (статья 61 ТК РФ).

·   Уточнен порядок приема и увольнения работника. Теперь приказ о приеме на работу составляется в трехдневный срок со дня фактического начала работы, а не со дня подписания трудового договора, что более верно. В главу 13 ТК РФ, регулирующую прекращение трудового договора, законодателем внесены изменения и дополнения практически во все статьи, кроме того, глава дополнена новой статьей 84.1, устанавливающей общий порядок оформления прекращения трудового договора.

·   Более подробно прописан порядок применения дисциплинарных взысканий (статья 193 ТК РФ).

·   Работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (статья 66 ТК РФ).

·   Расширен круг законодательно закрепленных обязанностей работодателя. Теперь в обязанность работодателя входит знакомить, под роспись, всех работников с «……локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью» (статья 22 ТК РФ).

Эта норма уточнена также в статье 68 ТК РФ:

«При  приеме на работу (до подписания трудового  договора) работодатель обязан ознакомить работника  под роспись с  правилами внутреннего  трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором».

Локальные нормативные  акты - акты, содержащие нормы трудового  права, разрабатываемые для регламентации  трудовых отношений с учетом специфики  труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, имеют право принимать локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты не могут содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.

Новеллой ТК РФ в отношении действия во времени  локальных нормативных актов  является следующее дополнение статьи 12 ТК РФ, распространяющее на них принцип  «закон не имеет обратной силы»:

«Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

Локальный нормативный акт  либо отдельные его  положения прекращают свое действие в связи  с:

истечением  срока действия;

отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;

вступлением в силу закона или  иного нормативного правового акта, содержащего  нормы трудового  права, коллективного  договора, соглашения (в  случае, когда указанные  акты устанавливают  более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом)».

Таким образом, все работодатели обязаны пересмотреть свои локальные нормативные акты в соответствии с новой редакцией  ТК РФ, в противном случае многие из них потеряют силу.

Обратите  внимание!

Работодатель - физическое лицо, как и юридическое  лицо (организация) реализует нормотворческие  полномочия самостоятельно и в пределах своей компетенции, предусмотренной  законом. Решая проблемы организации  труда, управления персоналом работодатель - физическое лицо может принимать локальные нормативные акты.

При этом необходимо отметить, что если ранее некоторые  локальные нормативные акты, например, правила внутреннего трудового  распорядка, штатное расписание, положение  о работе с персональными данными работников и другие обязаны были принимать только работодатели - юридические лица, то теперь, согласно буквальному пониманию новелл ТК РФ, индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты.

В состав локальных  нормативных актов, обязательных для  каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

·   Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);

·   Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);

·   Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);

·   При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);

·   График отпусков (статья 123 ТК РФ);

·   Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Эти кадровые документы  входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной  инспекции труда.

Более подробно с вопросами, касающимися ответственности  за несоблюдение требований действующего законодательства о ведении кадровой документации, Вы можете ознакомиться в книге «Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве» авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ».

Принятие локальных  нормативных актов осуществляется одним из следующих способов:

1) в случаях,  предусмотренных ТК РФ, другими  федеральными законами и иными  нормативными правовыми актами  Российской Федерации, коллективным  договором, соглашениями, работодатель  согласно статье 372 ТК РФ должен  принимать локальные нормативные акты с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

ТК РФ в отношении  локальных нормативных актов, регламентирующих режим и условия труда, предусмотрено  следующее:

«При составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 103 ТК РФ).

«Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 123 ТК РФ).

«Локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников» (статья 135 ТК РФ).

«Локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников» (статья 162 ТК РФ).

«Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 136 ТК РФ).

«Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 190 ТК РФ).

Работодатель  обязан обеспечить:

«разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками органа в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 212 ТК РФ).

2) в других  случаях документы, содержащие  нормы трудового права, необходимые  для регламентирования трудовых отношений, например, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, принимаются работодателем единолично.

Исходя из вышеприведенных положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

1. Обязательные  кадровые документы, наличие которых  прямо предусмотрено ТК РФ  для всех работодателей (юридических  лиц и индивидуальных предпринимателей).

К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212,ТК РФ) и потому обязательные для каждого работодателя и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников.

2. Факультативные  кадровые документы, которые работодатель  может принимать в рамках локального  нормотворчества, их перечень, порядок  ведения работодатель определяет  самостоятельно.

Факультативные  кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положение о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и другие.

Таким образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем  с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации  труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя.