Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в ООО «Монолит»

- эксплуатацию  объектов  котлонадзора  (паровых  котлов,   сосудов, 
работающих под давлением);

- выполнение  комплекса работ по строительству, реконструкции мостов 
на автомобильных дорогах;

• содержание автодорожных мостов и путепроводов;

- проведение  контроля оборудования и материалов 

- строительство  и монтаж систем управления  компрессорных станций и 
линейной телемеханики магистральных газопроводов;

• осуществление перегрузочной деятельности на водном транспорте;
• содержание и эксплуатацию складов ГСМ и АЗС;
• содержание и эксплуатацию автотехники;
• осуществление перевозок грузов автотранспортом;

- монтаж, наладку, ремонт и техническое обслуживание  оборудования и 
систем противопожарной защиты;

• строительство и реконструкцию речных причалов;

- оказание платных  услуг населению и производство  товаров народного 
потребления.

2.2 Характеристика бухгалтерской  службы предприятия

 

Бухгалтерский учет на данном предприятии ведется на основании Российского законодательства, налогового законодательства, коллективного договора между администрацией и профсоюзоюза. Бухгалтерский учет ведется согласно учетной политики предприятия, принятой Приказом №03 от 09.01.2007 на 2007 год. ООО «Монолит».При составлении отчетности предприятие руководствуется:

- Федеральным законом  РФ «О бухгалтерском учете»  от 21.11.96 № 129 – ФЗ;

- Положением по ведению  бухгалтерского учета и отчетности  в РФ, утвержденным приказом Министерства  Финансов РФ от 29.07.98г. №34н, с изменениями  и дополнениями;

- Письмами ООО «Монолит»  по вопросам составления и  предоставления бухгалтерской отчетности, а также ведению бухгалтерского  учета.Все операции производятся на основании первичных документов подписанных начальником и другими уполномоченными в каждом конкретном случае сотрудниками. После обработки первичные документы подшиваются  в отдельные папки как приложения к журналам ордерам. Это делается ежемесячно и в конце года относится в архив. Документы по заработной плате (расчетные листки) будут храниться 75 лет, а остальные документы после 5 лет хранения должны уничтожаться на основании составленного акта. Ответственность за хранение несет руководитель организации. Аппарат бухгалтерии СМУ-5 состоит из 7 штатных единиц, в том числе главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, один бухгалтер первой категории, три бухгалтера второй категории и один бухгалтер третьей категории.

Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности управления и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности управления, формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете политику, исходя из структуры и особенностей деятельности управления, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости..Организует: Учет имущества обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности управления, учет финансовых, расчетных и кредитных операций.

Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности управления по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь непроизводительных затрат. Руководит работниками бухгалтерии управления. Составляет журналы-ордера № 9, № 13. Ведет учет основных средств, затрат на производство, реализацию продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности.

Бухгалтер учетно-контрольной группы строительно-монтажного управления № 5 непосредственно подчиняется  руководителю  учетно- контрольной группы или лицу его замещающему.

В своей деятельности  бухгалтер руководствуется:

• действующим законодательством Российской Федерации;
• приказами и распоряжениями управления и ООО «ЮРСГ»;
• системой управления охраной труда и промышленной безопасности в ООО «ЮРСГ»;
• положением о строительно-монтажном управлении № 5;
• трудовым договором;

Несет всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества управления, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

В соответствии с основными задачами, возложенными на строительно-монтажное управление, заместитель  руководителя учетно-контрольной группы обязан:

- Применять в работе  стандартные средства обработки  информации (текстовые редакторы  и редакторы электронных таблиц), определяемые соответствующим стандартом  предприятия как обязательные  к применению в системе ООО  «ЮРСГ», в объеме соответствующей  программы обучения, утвержденной  для данной квалификации и  должности.

- Составлять журналы-ордера  № 3,7,10,13, ведомость расчетов с  покупателями и заказчиками, субподрядчиками, по  авансам выданным и полученным.

 

                    2.3Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

               

                В ООО «Монолит» синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.

 

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов, в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 03

Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов.

Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности по счету 71 относятся на себестоимость продукции, а по дебиторской – на финансовые результаты от деятельности предприятия.

          Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету. В организации ООО «Монолит» используется план счетов [план счетов организации]

При автоматизированном учете все документы могут вестись в электронном виде с возможностью вывода на бумажный носитель. Порядок учета и бухгалтерские записи сохраняются.

 

2.4 Документальное оформление  расчетов с подотчетными  лицами в ООО «Монолит»

 

 

 

 3.РЕКОМЕНДАЦИИ ПО  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

             В динамично меняющихся условиях организация бухгалтерского учета должна соответствовать современным требованиям, бухгалтерский учет должен быть максимально результативным, оперативным и достоверным Главной целью современного этапа экономических преобразований, является создание благоприятных условий для эффективной деятельности предприятий.

              Достижение этой цели, с одной стороны, предполагает совершенствование законодательной, финансовой и налоговой среды, в которой работают все предприятия, а с другой - требует кардинального улучшения работы самих предприятий в условиях рыночных отношений. Сложность поставленных задач вызывает необходимость всестороннего изучения сущности и содержания процессов происходящих в учете организации.

             Для правильного руководства деятельностью предприятия необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это достигается ведением учета.

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

- выдача наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится  в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели;

- лица, получившие наличные  деньги под отчет, обязаны не  позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или со дня возвращения данных  лиц из командировки предъявить  в бухгалтерию предприятия отчет  об израсходованных суммах и  произвести окончательный расчет  по ним;

- выдача наличных денег  под отчет производится при  условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее  выданному ему авансу;

- передача выданных под  отчет наличных денег одним  лицом другому запрещается.

              Приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм. Исходя из требований Порядка ведения кассовых операций на предприятии должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

- перечень лиц, имеющих  право получать денежные средства  под отчет;

- срок, на который выдаются  подотчетные суммы;

- порядок представления  и утверждения авансовых отчетов.

Наличие данного приказа не только облегчит повседневную жизнь бухгалтера, но и поможет при налоговых проверках, так как наличные расчеты всегда вызывают повышенный интерес со стороны проверяющих органов. Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под роспись.

 

         

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

      

              В процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно - рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и проведен анализ указанного учета. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

            Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

             Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Основная доля наличных денег, за исключением выплаты заработной платы и пособий, приходится на расчеты, осуществляемые подотчетными лицами.

              Подотчетное лицо - это сотрудник предприятия, получивший деньги согласно распоряжению руководства на строго определенные цели и обязанный отчитаться об их расходовании.[23]

             Список подотчетных лиц, которым разрешено выдавать деньги подотчет, должен утверждаться специальным приказом руководителя.

Деньги, полученные подотчет, в основном расходуются на хозяйственные нужды, на командировочные расходы, а также на приобретение небольших партий материальных ценностей.

               Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Он является активно-пассивным. Дебетовое сальдо показывает задолженность подотчетного лица предприятию, кредитовое - задолженность предприятия подотчетному лицу в том случае, если оно вынуждено было потратить свои деньги. Большие суммы кредитовых остатков по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" свидетельствуют о нарушении финансовой дисциплины, т.к. сумма перерасхода, утвержденная руководителем, должна быть выдана из кассы в день сдачи авансового отчета (или на следующий день).Для учета расчетов с подотчетными лицами используется журнал-ордер N 7. Его отличительной особенностью является сочетание аналитического и синтетического учета. Он ведется линейно-позиционным способом, на каждого работника отводится одна строка до полного прекращения расчета по выданной сумме. Только часть, расшифровывающая кредитовый оборот, носит шахматную форму.