Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в ООО «Монолит»

Стоимость проезда до места командировки и обратно можно включить в расходы на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом «входной» НДС можно принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).[9]

При возмещении командированному сотруднику расходов на дорогу не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и платить страховые взносы (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).[12]

Однако вышеприведенные нормы можно применить только в том случае, если затраты на проезд подтверждены первичными документами. На практике у бухгалтеров постоянно возникают вопросы, можно ли принять в качестве подтверждения тот или иной документ.

Если работник добирался на рейсовом транспорте, то ему придется предоставить проездной билет. При этом не обязательно, чтобы билет был установленной формы. Главное, чтобы на нем стояли реквизиты, подпись и печать перевозчика, а также наименование пунктов отправления и прибытия, цена (постановление ФАС от 22.08.12 № Ф03-3467/2012).Если речь идет о такси, то подтверждающими документами будут заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа, а также квитанция на оплату услуг легкового такси. Об этом напомнил Минфин России в письме от 27.06.12 № 03-11-04/2/80.

В случае авиа перелетов понадобятся два первичных документа: билет, на котором указана его стоимость, и посадочный талон. Если авиабилет электронный, то подтверждающим документом является маршрут-квитанция, содержащая обязательные реквизиты: тариф, итоговая стоимость перевозки, форма оплаты и проч. При утере посадочного талона необходимо взять справку авиаперевозчика..«Входной» НДС по авиа перелету можно принять к вычету, только если сумма налога выделена в билете или в маршруте-квитанции. На это указал Минфин в письме от 10.01.13 № 03-07-11/01.

Сумму, потраченную на наем жилья для командированного работника, организация может учесть при налогообложении прибыли. Также компания вправе списать стоимость дополнительных услуг, оказанных гостиницей (за исключением баров и ресторанов, обслуживания в номерах, а также саун и фитнес-центров). Об этом говорится в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. «Входной» НДС по жилью разрешено принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

При возмещении сотруднику расходов на жилье не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и платить страховые взносы (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).[11]

Однако вышеприведенные нормы можно применить только в ситуации, когда затраты на жилье подтверждены первичными документами. А именно — бланком строгой отчетности, самостоятельно разработанным гостиницей. В нем обязательно должны быть реквизиты, которые перечислены в пункте 3 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 06.05.08 № 359. Кроме того, в бланке должна быть выделена сумма НДС.

На практике налоговики часто предъявляют претензии в случае, когда на гостиничном документе стоит несуществующий, либо «чужой» ИНН. Но арбитражная практика по данному вопросу положительна для налогоплательщиков.

Если же работник потерял подтверждающий документ или вовсе не получал его, так как проживал в частном секторе, то расходы в налоговом учете отразить нельзя, равно как нельзя и принять НДС к вычету. НДФЛ с суммы возмещения нужно удержать с величины, превышающей 700 руб. за каждый день при командировке внутри страны, и с величины, превышающей 2 500 руб. за каждый день загранкомандировки. Страховые взносы необходимо начислить на всю сумму неподтвержденных расходов на жилье. Об этом сообщили специалисты Минздравсоцразвития России от 11.11.10 № 3416-19ю

Налоговики считают, что питание во время командировки должно оплачиваться за счет суточных.

             У зарубежных служебных поездок есть свои особенности.

Суточные, выданные в валюте, нужно пересчитать в рубли по курсу, который действовал на день их выдачи. Размер суточных, освобожденных от НДФЛ, за последний день загранкомандировки равен не 2 500 руб., а 700 руб. Это следует из пункта 18 Положения о командировках, где говорится, что дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Если командировочные расходы (проезд, проживание и дополнительные услуги) были оплачены валютой, их стоимость нужно перевести в рубли. При этом нужно использовать курс, указанный в документах на покупку валюты. Такую точку зрения чиновники изложили в письме от 15.06.11 № 03-03-06/1/347 .

Средний заработок, выплаченный работнику за время загранкомандировки, считается его доходом, полученным от источника в РФ. Если сотрудник находился в зарубежной поездке недолго и сохранил статус налогового резидента, то НДФЛ с его среднего заработка считается по ставке 13%. Если же статус резидента утрачен, то применяется ставка 30%. Об этом говорится в письме Минфина России от 28.03.12 № 03-04-06/6-82.[17]

 

1.2.Учет представительских  расходов.

 

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно ; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

К представительским расходам относят расходы на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;

транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

буфетное обслуживание во время переговоров;

оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

 

              2.ПОРЯДОК ДОКУМЕНТНОГО ОФОРМЛЕНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ  ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «МОНОЛИТ»

 

2.1Организационная характеристика предприятия ООО «Монолит»

 

Основными целями деятельности   общества являются:

- выполнение  утвержденных планов  реконструкции,   капитального 
ремонта, капитального строительства с хорошим качеством, в установленные 
роки и минимальными затратами;

- создание    нормальных   условий   труда,    жизнедеятельности    и 
социального обеспечения работников  и членов их семей;

- обеспечение минимального техногенного воздействия деятельности 
на окружающую природную среду.

Главной задачей является выполнение доведенных Обществом 
планов   и   заданий   по   основным   видам   деятельности.      Для   решения 
поставленных целей  обеспечивается:

- качественное выполнение ремонтно-строительных и  строительно- 
монтажных работ на объектах производственного и непроизводственного 
назначения, обеспечение их своевременного ввода в эксплуатацию;

• систематическое   повышение   эффективности   производства,   рост 
  производительности труда, соблюдение режима экономии материальных и 
  трудовых ресурсов, получение высоких технико-экономических показателей 
  в работе;
• расширение   номенклатуры   и   увеличение   объема   производства 
  необходимых строительных материалов, конструкций и изделий;
• эффективную эксплуатацию, сохранность, исправное техническое 
  состояние,   ремонтно-техническое   обслуживание,   включая   средние   и 
  капитальные ремонты, частичное и полное восстановление закрепленных 
  основных фондов, рациональное их использование, правильное расходование 
  оборотных средств;

- оперативный    и    бухгалтерский   учет    финансово-хозяйственной 
деятельности,  составление бухгалтерской и статистической отчетности в 
сроки, установленные Обществом и законодательством РФ;

• проведение  работ  по  охране  труда  и  технике   безопасности  в 
  соответствии    с    требованиями    ЕСУОТ,    внедрение    номенклатурных 
  мероприятий    по    устранению    причин    и    условий,     порождающих 
  производственный      травматизм      и      профзаболевания,      соблюдение 
  законодательства по охране труда, технике безопасности и промсанитарии;
• разработку и выполнение мероприятий, направленных на охрану 
  окружающей природной среды, использование экологически безвредных и 
  энергосберегающих технологий;
• внедрение рациональных форм и методов организации и оплаты 
  труда,   в   соответствии   с   нормативными   документами,   утвержденными 
  Обществом,  с  целью повышения результативности выполняемых работ. 
  Постоянное повышение квалификации и теоретических знаний работников, 
  проведение эффективной кадровой политики;
• решение вопросов социально-экономического развития коллектива, укрепление материальной базы.

ООО «Монолит»  осуществляет следующие виды деятельности:

• архитектурное проектирование;
• строительное проектирование и конструирование;
• проектирование инженерных сетей и систем;
• разработку специальных разделов проектов;
• производство отдельных видов строительных материалов;
• производство металлических строительных конструкций и изделий;

- производство   конструкций   и   изделий   из   бетона   и   сборного 
железобетона

• производство асфальтобетонных смесей;
• производство деревянных строительных конструкций и изделий;
• производство инвентаря, оснастки, металлоформ и опалубки;
• контроль качества продукции;
• подготовку строительной площадки;
• земляные работы;
• специальные работы в грунтах;

- возведение   несущих   и   ограждающих   конструкций   зданий   и 
сооружений;

• работы по устройству наружных инженерных сетей и оборудования;
• работы по устройству внутренних инженерных систем;
• работы по защите конструкций и оборудования;
• работы по отделке конструкций и оборудования;
• монтаж технологического оборудования;
• пуско-наладочные работы;
• контроль качества строительно-монтажных работ;
• транспортное строительство;
• осуществление функций генерального подрядчика;
• геодезические работы на стройплощадке;
• содержание автомобильных дорог общего пользования;

- содержание  зимних автомобильных дорог на  снежном,  ледяном 
покрове;

- строительство, реконструкцию автомобильных дорог  и дорожных 
сооружений;