Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в ООО «Монолит»

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ
1 ПОНЯТИЕ И МЕТОДИКА УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1Учет подотчетных сумм  выданных для оплаты хозяйственных  и командировочных расходов
1.2Учет представительских  расходов
2.ПОРЯДОК ДОКУМЕНТНОГО ОФОРМЛЕНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ  ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «МОНОЛИТ»
2.1. Организационная характеристика  предприятия ООО «Монолит»
2.2.Характеристика бухгалтерской  службы предприятия
2.3 Синтетический и аналитический  учет расчетов с подотчетными  лицами в ООО «Монолит»
2.4 Документальное оформление  расчетов с подотчетными  лицами в ООО «Монолит»
3.РЕКОМЕНДАЦИИ ПО  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ
ЗАКЛЮЧЕНИЯ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

 В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения  материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только  по безналичному расчету, но и  за наличные деньги. В таких  случаях обычно работнику выдаются  наличные денежные средства под  отчет для выполнения определенных  действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги  для предстоящих командировочных  расходов, для оплаты хозяйственных  расходов, на представительские  цели, для покупки за наличный  расчет продукции в других  организациях или у физических  лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на  иные хозяйственно-операционные  цели. Исходя из этих позиций выбранная тема курсовой работы является наиболее актуальной.

 Целью работы является рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами, на примере организации ООО «Монолит».

Задачи работы:

1. изучить теоретический  материал, действующие в настоящее  время нормативные акты в сфере  учета расчетов с подотчетными лицами с учетом последних изменений законодательства;

2. проанализировать деятельность  действующего предприятия в области  бухгалтерского учета, пользуясь  документами бухгалтерии, первичными  документами по оформлению движения  средств;

3. осветить проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

4. выдвинуть предложения  по совершенствованию бухгалтерского  учета расчетов с подотчетными  лицами.

  Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами , предметом исследования ООО «Монолит».

Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Монолит» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

 

 

ХАРАКТЕРИСТИКА РАСЧЕТОВ  ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

1.1 Учет подотчетных сумм выданных для оплаты хозяйственных и командировочных расходов

 

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").[1 проводки по 71 счету]

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется

По каждой сумме, выданной подотчет. Сотрудники получают наличные деньги из кассы:

1. на командировочные  расходы 

2. на покупку материалов, товаров 

3. для того чтобы заплатить  поставщику за услуги 

4. на нотариальные, почтовые  расходы 

5. на покупку основных  средств 

6. на представительские  расходы.[8]

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. При выдаче денежных средств организация обязана: определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается; получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства; выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам; запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому; определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет. Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса)[5].

               Поездка в филиал «своей» организации, который находится вне места  постоянной работы, также считается  командировкой. Это закреплено в  пункте 3 Положения об особенностях  направления работников в служебные  командировки, утвержденного постановлением  Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее  — Положение о командировках). [15]

Работодатель вправе направить в командировку человека, который обычно трудится в одном и том же здании или в одном и том же городе: инженера, бухгалтера и проч. Если же работа сотрудника изначально носит разъездной характер, командировку для него не оформляют. Это относится, например, к курьерам и водителям-дальнобойщикам.

Работника, который трудится на дому, можно направить в командировку на общих основаниях. Это следует из статьи 310 Трудового кодекса, где говорится, что на надомников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Значит, положения о командировках в полной мере применимы и к надомникам.[6]

Обратите внимание: направить в служебную поездку разрешается только сотрудников, которые состоят в штате. Специалистов, привлеченных в рамках гражданско-правового договора, командировать нельзя.

Работодатель волен установить любой срок командировки исходя из объема, сложности и прочих нюансов предстоящей поездки

При этом максимальная продолжительность нигде не обозначена. Таким образом, командировка может длиться сколь угодно долго, вплоть до нескольких месяцев или лет.

Вопрос о минимальной продолжительности до конца не урегулирован. Строго говоря, командировкой можно признать поездку продолжительностью свыше одного дня. Однодневная поездка командировкой не считается. Это признал ВАС РФ в постановлении от 11.09.12 № 4357/12 .

Но на практике компании и предприниматели часто направляют работников в однодневные поездки, и оформляют их так же, как обычные командировки.

Первый день командировки — это дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства[4]. Последний день командировки — это дата прибытия соответствующего транспортного средства в населенный пункт, где расположено место постоянной работы[4].

При отправлении (или прибытии) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (или приезда) считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до (или от) станции, пристани или аэропорта.

Какие документы оформить при командировке.

Прежде всего, необходимо составить приказ или распоряжение руководителя о направлении в командировку.

Затем нужно оформить служебное задание. Можно воспользоваться унифицированной формой № Т-10а*. В ней предусмотрены графы не только для самого задания, но и для отчета о выполнении. Если же форма № Т-10а не устраивает работодателя, он вправе ее видоизменить, либо разработать и утвердить свой собственный бланк.

Помимо этого надо заполнить командировочное удостоверение. Для него тоже существует унифицированный бланк (форма № Т-10). Но в нем не учтены некоторые моменты. В частности, в «шапке» предусмотрено только одно место назначения, хотя в рамках одной командировки работник может посетить сразу несколько организаций. Поэтому если форма № Т-10 не удобна для компании, она может разработать свой бланк. Такой вывод косвенно подтверждается письмом Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291.[8]

Нет полной ясности относительно того, нужно выписывать ли командировочное удостоверение в случае «однодневной командировки». Чиновники из Минтруда полагают, что не нужно (письмо от 14.02.13 № 14-2-291). Специалисты Роструда в письме от 04.03.13 № 164-6-1 высказали противоположную точку зрения и заявили, что при служебной поездке длиною в один день удостоверение также необходимо, как и при более длинных командировках. Учитывая отсутствие единого мнения, мы считаем, что работодатель может выбрать любой вариант.

Наконец, организациям, которые регулярно направляют сотрудников в служебные поездки, лучше подготовить локальный нормативный акт, например, положение о командировках. В нем следует прописать все детали: размер суточных, величину компенсации расходов по командировке и т д. Подобный документ может стать одним из решающих аргументов в пользу налогоплательщика при проверках или на суде.

Как заполнить табель учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы №№ Т-12 и Т-13) рабочие дни, которые пришлись на время командировки, обозначаются кодом «К» или его цифровым аналогом «06». Количество отработанных часов не проставляется.

Если во время командировки работник трудился в свой выходной или в праздник, в табеле ставится код «РВ» или его аналог «03». В графе, отведенной для количества отработанных часов, указывается значение, заранее согласованное с работодателем. Если же договоренности о работе в выходной день не было, работодатель вправе не указывать в табеле количество часов и, как следствие, не оплачивать это время. Об этом говорится в письме Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291.[8]

Возможна ситуация, когда в выходной день работник находился в пути, то есть либо ехал к месту командировки, либо возвращался обратно. Нет полной ясности, нужно ли считать это время, как отработанное. По нашему мнению дорога, выпавшая на субботу, воскресенье или праздник — это ничто иное, как работа. Поэтому в табеле учета рабочего времени следует проставить «РВ» (либо «03») и количество часов, фактически проведенных в дороге.

Период командировки оплачивается не так, как обычная работа, а по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ). Каким бы не был режим работы, средний заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, когда началась командировка.

Если человек трудился в командировке в свой выходной, и это отражено в табеле учета рабочего времени, то такую работу необходимо оплатить в двойном размере. Есть и альтернативный вариант: по желанию работника оплату предоставить в одинарном размере и дать дополнительные выходные (ст. 153 ТК РФ).[16]

Работодатель обязан не только выплатить сотруднику зарплату за время командировки, но и возместить командировочные расходы. Они перечислены в статье 168 ТК РФ. Это суточные, стоимость проезда, плата за наем жилого помещения и иные затраты, согласованные с работодателем. Рассмотрим каждый вид расходов в отдельности.

Суточные полагаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути. Сотрудник, вернувшийся из командировки, не обязан отчитываться о том, на что потратил суточные. Проще говоря, работнику не нужно предоставлять в бухгалтерию первичные документы и авансовый отчет по суточным.

В налоговом учете суточные списываются на расходы без ограничения. От НДФЛ суточные освобождаются в пределах лимита: при командировках внутри страны — в размере 700 руб. за каждый день, при загранкомандировках — в размере 2 500 руб. за каждый день. Если в компании установлена величина суточных свыше данных сумм, то с превышения нужно заплатить налог на доходы физлиц. В справке о доходах сумму сверхнормативных суточных следует отразить как «иные доходы».[9]

При служебных поездках длиною в один день (так называемых «однодневных командировках») суточные, строго говоря, не полагаются. Несмотря на это большинство компаний их выплачивает. Минфин России в письме от 01.03.13 № 03-04-07/6189 предложил следующий вариант их учета. Если работник предоставил подтверждающие документы, то суточные следует расценивать как возмещение иных расходов, связанных с командировкой. Тогда они в полном объеме освобождаются от НДФЛ. Если же документов нет, то нужно применять лимит, как в случае с более длинными командировками.