Расчеты с подотчетными лицами

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение………………………………………………………………………3

Глава I. Теоретические основы бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами……………………………………………………….5

1. Экономическое содержание учёта расчётов с подотчётными лицами…………………………………………………………..5
2. Обзор литературных источников по теме исследования……9
3. Характеристика основных нормативных документов, регулирующих построение и ведение учёта расчётов с подотчётными лицами…………………………………………..11

Глава II. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами……........18

2.1.    Первичный учёт расчётов с подотчётными лицами………….18

2.2.    Синтетический  и аналитический учёт расчётов  с подотчётными

   лицами…………………………………………………………...25

2.3.     Инвентаризация  учёта расчётов с подотчётными  лицами….33

2.4.     Отражение  в бухгалтерской отчётности информации  об

  учёте расчётов с подотчётными лицами……………………..35

2.5.   Направления совершенствования бухгалтерского учёта

  Расчётов с подотчётными  лицами…………………………….43

Заключение…………………………………………………………………….47

Список использованной литературы…………………………………………49

Приложения……………………………………………………………………52

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ.

Расчёты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчёт запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учреждений и организаций часто возникает необходимость приобрести материальные ценности, работы и услуги за наличный расчёт. Такие расчёты осуществляются всеми субъектами предпринимательской деятельности, вне зависимости от их финансово-экономических показателей, с целью ускорения расчётов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций.

В подотчёт выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчёт продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Актуальность данной темы заключается в том, что расчёты с подотчётными лицами позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Ввиду того, что налоговые и другие контролирующие органы обращают особое внимание на расчёты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учёте данных операций имеют исключительно важное значение. Также в практической деятельности любого предприятия расчёты с подотчётными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учёта, например, операциями по кассе, расчётами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоёмкость и актуальность учёта расчётов с подотчётными лицами.

Цель данной работы - рассмотреть порядок учёта и организации контроля расчётов с подотчётными лицами, определить сущность и значение расчётов с подотчётными лицами, рассмотреть основы организации синтетического и аналитического учёта расчётов с подотчётными лицами, а также особенности документооборота.

Задачи работы:

1. Рассмотреть теоретический аспект учёта расчётов с подотчётными лицами, а также  действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учёта расчётов с подотчётными лицами;
2. Изучить организацию учёта расчётов с подотчётными лицами;
3. Охарактеризовать аналитический и синтетический учёт расчётов с подотчётными лицами;
4. Выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами.

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности и учебная литература.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ.

1. Экономическое содержание учёта расчётов с подотчётными лицами.

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

Расчёты с подотчётными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации. Подотчётные лица – это сотрудники организации, которые получили денежные средства (авансы) от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы. Деньги, выданные подотчётным лицам, называют подотчётными суммами. Это денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на хозяйственно-операционные расходы, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия и так далее. Подотчётные суммы авансов выдаются по необходимости в погашении расходов тем сотрудникам, на которых возложена обязанность осуществить расходы из подотчётных сумм, и которых направляют приказом руководителя в командировки.

С каждым работником, внесённым в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключён договор о материальной ответственности. Выдача денег под отчёт регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходными кассовыми ордерами. Подотчётные лица обязаны представлять в установленные сроки авансовые отчёты об использование подотчётных сумм. Авансовый отчёт – это документ первичного учёта, подтверждающий расходование выданных авансом подотчётных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчёт первоначально заполняется подотчётным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов.

Перечень подотчётных лиц и правила расчётов с ними можно включить в учётную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Учетная политика организации  – это совокупность способов ведения бухгалтерского учёта – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. Формируется главным бухгалтером организации и утверждается руководителем организации с одновременным утверждением разработанных в составе учётной политики либо в форме приложений к ней: рабочего плана счетов бухгалтерского учёта, содержащего синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учёта в соответствии с требованиями своевременности и полноты учёта и отчётности; форм первичных учётных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учётных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчётности; порядка проведения инвентаризации активов и обязательств организации; методов оценки активов и обязательств; правил документооборота и технологии обработки учётной информации; порядка контроля за хозяйственными операциями; других решений, необходимых для организации бухгалтерского учёта. Учётная политика применяется с 1 января года, следующего за годом утверждения её соответствующим приказом, распоряжением руководителя организации; является обязательной для всех обособленных подразделений организации; принятая вновь созданной организацией, утверждается не позднее окончания первого налогового периода и считается применяемой со дня создания организации.

Сотрудник может получить деньги под отчёт из кассы предприятия только на определённые цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчёт согласовываются с учреждением банка, где открыт расчётный счёт организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции, представительские расходы.

Командировочные расходы возникают при направлении работника в командировку. Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). В командировку могут направлять только штатных сотрудников предприятия. Работнику, которого направляют в командировку, оформляется командировочное удостоверение. По возвращении из командировки сотрудник обязан в течение трёх дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчёт с приложением командировочного удостоверения и документов, которые подтверждают достоверность произведённых расходов. Затем отчёт передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учёте использованных сумм.

Командированному работнику возмещаются следующие расходы по командировке, при наличии приложенных оправдательных документов:

• расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;
• расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;
• суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;
• различные страховые и комиссионные сборы;
• сборы за услуги аэропортов, вокзалов;
• расходы на провоз багажа.

На приобретенные подотчетным лицом материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная или приходный ордер на оприходование средств.

Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма №Т-10), которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя. В нем указывается фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет (форма №АО-1), который подтверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные им расходы.

Предприятия, как правило, ведут специальные журналы – "Журнал учета работников, прибывших из командировки" и "Журнал учета работников, выбывающих в командировки", в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

Средства под отчёт получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчётным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчёт, всё равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.

 

1.2. Обзор литературных исследований по теме исследования.

Перейдём непосредственно к рассмотрению темы с помощью литературных источников.

История развития бухгалтерского учёта составляет несколько тысячелетий, в течение которых формировались формы и методы учёта у различных народов разных стран мира. Современная методология учёта, его научные теории и международные стандарты являются закономерным продолжением развития бухгалтерского учёта в русле теоретической преемственности.

Одним из первых внимание учёту с подотчётными лицами уделил голландский ученый, математик, человек, первым назвавший бухгалтерию наукой, Симон ван Стевин, который считал, что цель бухгалтерского учета –

определение всего народного богатства страны. Микроучет должен был, по его мнению, представить данные о состоянии расчётов с подотчётными и материально ответственными лицами.

Также в 1567 году Джон Веддинггон смысл учёта видел в ведении лицевых счетов и расчётах с подотчётными лицами [13].

В настоящее время расчёты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Рассмотрим учёт расчётов с подотчётными лицами с законодательной точки зрения.

Основными нормативными документами по организации учёта расчётных операций в Российской Федерации являются: Федеральный Закон «О бухгалтерском учёте», в «Порядке о ведении кассовых операций», статья Налогового Кодекса РФ, в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации», в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93, в Учётная политике, формируемой главным бухгалтером организации и утверждаемой руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учётной политики организации установлены ПБУ 1/98 «Учётная политика организации».