Расчеты с подотчетными лицами

 

2.2. Синтетический и аналитический  учёт расчётов с подотчётными  лицами.

Синтетический учёт – это учёт обобщённых данных бухгалтерского учёта о видах имущества, обязательствах и хозяйственных операциях по определённым экономическим признакам, который ведётся на синтетических счетах бухгалтерского учёта. Синтетический учёт ведётся в регистрах бухгалтерского учёта. Однако синтетические счета не обеспечивают получение данных, необходимых для оперативного руководства предприятием и контроля над его хозяйственной деятельностью. Данные синтетического учёта находят развитие (детализацию) в аналитическом учёте.

Аналитический учёт – это учёт, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учёта, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счёта. Для осуществления аналитического учёта используют аналитические счета, которые открывают к сложным синтетическим счетам и отражают на них каждую хозяйственную операцию, записанную по дебету и кредиту синтетического счёта. К каждому сложному синтетическому счёту может быть открыто неограниченное количество аналитических счетов, потребность в которых может быть вызвана особенностями хозяйственных операций. Итоговые данные аналитического учёта всегда соответствуют данным синтетического учёта, в разрезе которого они открываются. Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами выражается в следующем: аналитические счета ведутся для детализации синтетических счетов; операция, записанная по синтетическому счёту, должна быть обязательно отражена и на соответствующих аналитических счетах, открытых к данному синтетическому счёту; на синтетическом счёте операция записывается общей суммой, а на его аналитических счетах - частными суммами, дающими в итоге ту же общую сумму; запись в аналитические счета производится на ту же сторону, что и в синтетический счёт, т.е. их строение одинаково.

Расчёты с подотчётными лицами учитываются на счёте 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утверждённым приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причём в аналитических регистрах эти расчёты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчёту. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7 (Приложение 12).

Синтетический учёт расчётов с работниками предприятия по подотчётным суммам осуществляется на активно-пассивном счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». По дебету счёта отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счёта отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчёт. Сальдо по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчётных сумм, числящихся за подотчётными лицами.

На выданные под отчёт суммы счет 71 «Расчёты с подотчётными лицами» дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов учёта денежных средств. На израсходованные подотчётными лицами суммы счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретённые ценности, или других счетов, в зависимости от характера произведённых расходов.

Подотчётные суммы, не возвращённые работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» ведётся по каждой сумме, выданной под отчёт. В условиях применения полной журнально-ордерной формы учёт по счету 71 «Расчёты с подотчётными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учёт с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчёт сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

При применении сокращённой журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчёты с подотчётными лицами» ведется в журнале-ордере № 03.

Учёт наличия и движения подотчётных сумм при упрощённой форме обобщается в ведомости № В-5, которая ведётся по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчётов и других документов.

В бухгалтерии на выданные по РКО подотчётные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Д71 К50.

Возврат неизрасходованных сумм сопровождается обратной записью с составлением ПКО, т.е Д50 К71.

Расходы, оплаченные из подотчётных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами» в дебет счетов расходов, т.е. Д10, 20,26 К71.

Расходы, оплаченные из подотчётных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счёта 71 в дебет счёта 84 «Нераспределённая прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е. Д84 К71.

Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных сумм, выданных под отчёт, отражается составлением записи Д73.2 К71.

На сумму невозвращенных в срок подотчётных средств составляется запись Д94 К71, после которой эта сумма списывается на виновное подотчётное лицо Д73.2 К94.

При направлении подотчётного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной валюте. При этом в бухгалтерии составляются следующие записи:

• приходование валюты, полученной в банке - Д50.4 К52;
• списание выданной в подотчёт валюты – Д71 К50.4;
• после возвращения из командировки подотчётная сумма списывается в счета затрат – Д20,26 К71.

Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчёта по кредиторской задолженности по счёту 71 относятся на себестоимость продукции, а по дебиторской – на финансовые результаты от деятельности предприятия.

Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчётов по ним с подотчётными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчётного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счёту.

При автоматизированном учёте все документы могут вестись в электронном виде с возможностью вывода на бумажный носитель. Порядок учёта и бухгалтерские записи сохраняются.

Так, счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» корреспондируют со счетами:

• по дебету: 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 91 «Прочие доходы и расходы».
• по кредиту: 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 11 « Животные на выращивании и откорме», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 20 «Основное производство»,  23 «Вспомогательные производства», 25  «Общепроизводственные расходы»,26 «Общехозяйственные расходы», 28  «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 41 «Товары», 44 «Расходы на продажу», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 91 «Прочие доходы и расходы», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 97 «Расходы будущих периодов», 99 «Прибыли и убытки».

Рассмотрим основную корреспонденцию счетов по счёту 71 «Учёт расчётов с подотчётными лицами».

Таблица 1

Корреспонденция счетов по учёту расчётных операций.

Счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

Содержимое операций	Дебет	Кредит
А. Оперативно-хозяйственные, операционные и командировочные расходы
Выданы подотчётные суммы	71	50, 51, 52, 55

 

 

 

Продолжение Таблицы 1

Подотчётным лицам выданы из кассы денежные документы (марки и т.п.)	71	50.03
Получены подотчётными лицами от прочих организаций суммы или денежные документы (чековые книжки) в счёт погашений их задолженности за выполнение для них работы, оказанные им услуги для расчётов с прочими кредиторами и т.п.	71	76
Получены подотчётными лицами от прочих организаций суммы или денежные документы (чековые книжки) в счёт погашений их задолженности за выполнение для них работы, оказанные им услуги обособленными подразделениями.	71	79
Оплачены расходы по приобретению ценных бумаг (консультанты, брокеры и т.п.)	58, 60, 76	71
Списана задолженность подотчётных лиц по расходам, произведённым в связи с капитальным вложением.	08	71
Оплачены расходы, связанные с приобретением, доставкой, заготовкой оборудования, материалов, животных (не применяется счёт 15); оплачена их стоимость.	07, 10, 11	71
Оплачены расходы, связанные с приобретением, доставкой, заготовкой оборудования, материалов, животных (если применяется счёт 15); оплачена их стоимость.	15	71

Продолжение таблицы 1

Отражены суммы НДС по приобретённым материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчётных сумм.	18	71
Оплачены расходы, относящиеся к основному или вспомогательным производствам, а также на общепроизводственные и общехозяйственные нужды.	20, 23, 25, 26	71
Оплачены расходы, связанные с браком продукции (возврат и доставка брака и т.п.).	28	71
Оплачены расходы, относящиеся к будущим периодам.	97	71
Подотчётные лица приобрели некоторые товары (комплектующие изделия) в торговых и других подобных организациях.	41	71
Оплачены расходы, связанные со сбытом (реализацией) продукции (транспортные и др.).	44	71
Оплачены расходы, связанные со сбытом (реализацией) продукции (транспортные и др.).	45	71
Оплачены расходы, связанные с реализацией основных средств и прочих активов.	91	71

 

 

Продолжение Таблицы 1

Работниками возвращены в кассу неизрасходованные суммы, ранее выданные под отчёт.	50	71
За счёт подотчётных сумм приобретены различные денежные документы (марки, путёвки и т.п.)	50.03	71
Б. Возврат и прочие списания подотчётных сумм
С подотчётных лиц удержаны из заработной платы неизрасходованные подотчётные суммы.	70	71
Отражена задолженность работника по невозвращённым своевременно подотчётным суммам.	73	71
Подотчётные лица оплатили разные услуги за счёт внутренних подразделений, выделенных на отдельные балансы.	79	71
Отражены подотчётные суммы, не возвращённые в установленные сроки.	94	71
За счёт подотчётных сумм произведены разные приобретения и расходы за счёт целевых финансирования и поступлений.	86	71
За счёт подотчётных сумм произведены расходы для ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций.	92	71