Расчеты с подотчетными лицами

В промежуточных и заключительных балансах годового отчёта главный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» находит своё отражение во II разделе актива (дебиторская задолженность) и V разделе пассива (кредиторской задолженности) баланса по счетам соответственно «Прочие дебиторы» и «Прочие кредиторы».

Проверка аналитического учета расчётов с подотчётными лицами осуществляется по подотчётным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учёта по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» в разрезе подотчётных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере.

Устанавливается наличие суммы сальдо по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчёты с подотчётными лицами» на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учёте сверяются с данными, указанными в Главной книге.

Нередко в организациях допускаются ошибки в учёте расчётов с подотчётными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учёта и отсутствия контроля за учётом расчётов данного вида. Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следует их избегать.

Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчётов с подотчётными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм;

1.1 Выдача денежных средств лицам, которым в соответствии с приказом  руководителя предприятия могут  быть выданы деньги на хозяйственно-операционные  расходы;

1.2 Выдача денег под отчёт лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;

2. Нарушения при оформлении командировочных  расходов:

2.1 Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

2.2 Отсутствие командировочных  удостоверений с отметками в  месте пребывания в командировке;

2.3 Несоблюдение установленных  норм командировочных расходов;

2.4 Отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм.

3. Нарушения порядка налогообложения  при оформлении командировочных  расходов:

3.1 Нарушение порядка удержания  подоходного налога с сумм  превышения командировочных расходов  сверх установленных норм;

3.2 Некорректное выделение налога  на добавленную стоимость в  суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении  материальных ценностей, оплате  работ, услуг подотчётными лицами:

4.1 Выделение сумм НДС расчётным путём от стоимости материальных ценностей, приобретённых за наличный расчёт в розничной торговой сети;

4.2 Списание на затраты сумм  налога на добавленную стоимость  от стоимости материальных ценностей, приобретённых через подотчётных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушения порядка учёта представительских расходов:

5.1 Несоответствие фактического  размера представительских расходов  утверждённой смете;

5.2 Отсутствие аналитического учёта представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения  синтетического учёта расчётов с подотчётными лицами

6.1 Некорректное составление бухгалтерских  проводок по операциям расчётов с подотчётными лицами;

6.2 Неправильное выведение остатков  на конец отчётного периода;

6.3 Несоответствие записей в  авансовых отчётах и журнале-ордере № 7 «Расчёты с подотчётными лицами» или других регистрах.

Выявленные в ходе проверки существенные и несущественные нарушения действующего законодательства отражаются в рабочих документах аудитора.

 

2.5. Направления совершенствования  бухгалтерского учёта расчётов  с подотчётными лицами.

Учёт расчётов с подотчётными лицами требует своего дальнейшего совершенствования, поскольку он играет важную роль в бухгалтерском учёте предприятия.

Прежде всего, необходимо обеспечить своевременное и правильное документирование операций по подотчётным суммам и расчётов. Немаловажным является оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных средств находящимися в подотчёте, а также контроль за использованием средств строго по целевому назначению.

Для повышения оперативности и эффективности учёта расчётов с подотчётными лицами важное значение имеет применение современной компьютерной техники. При этом сокращается дублирование в учёте и снижается трудоёмкость учётно-вычислительных работ.

Для совершенствования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами можно порекомендовать установку законодательной базы «Консультант Плюс».

Также эффективным будет использование программы «1С: Бухгалтерия». Это универсальная бухгалтерская программа, которая на сегодняшний день является самой распространённой в ведении бухгалтерского учёта на ЭВМ. Эту программу можно изменить и откорректировать на лад своего предприятия и своей отрасли.

Возможности 1С:

1) Ведение аналитического и синтетического  учёта;

2) Ведение количественного и  многовалютного учёта;

3) Заполнение и выведение на  печать первичных документов;

4) Получение автоматически бухгалтерских  итогов;

5) Получение бухгалтерской отчётности  на печать.

В «1С: Бухгалтерия» можно реализовать и собственную схему автоматизации бухгалтерского учёта, которая будет существенно отличаться от предложенной в типовой конфигурации. Программа позволяет эффективно автоматизировать учёт практически любого участка работы бухгалтерии.

Для ввода в информационную базу авансового отчёта в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчёт». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

При вводе нового документа, прежде всего, следует установить тип авансового отчёта «рублёвый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Если представляется авансовый отчёт о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

Если расчёты с сотрудником по предыдущему авансовому отчёту полностью завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчёту. Её можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет оказано состояние расчётов с сотрудником по данным бухгалтерского учёта (сальдо на счете 71 «Расчёты с подотчётными лицами»). Заполненную форму можно сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» (субсчёт 71.1. или 71.11) и дебету счета, на которого списываются затраты данного наименования.

Если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) – основных средств, нематериальных активов, материалов или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета с контрагентами (например, один из субсчетов счёта 60).

В реквизите «Сумма» следует указать сумму, выплаченную поставщику. Реквизит «В том числе НДС» заполнять не следует. Операции, отражающие поступление ценностей, рекомендуется оформлять предусмотренными для этого документами конфигурации: «Поступление материалов», «Услуги сторонних организаций» и т.д. Тем не менее, если в табличной части документа указать счёт учёта МПЗ или счёт затрат, то при проведении будет сформирована проводка, отражающая поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется в случае, когда поставщик не предоставляет счёт-фактуру, а НДС можно принять к зачёту по расчётной ставке, например, покупка ГСМ за наличный расчёт, оплата проживания в гостинице и т.п. Сумму НДС следует указать в реквизите «В том числе НДС». (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев). При проведении документ сформирует проводки без НДС.

Для списания с подотчётного лица оставшейся задолженности и отнесения её на счёт 19 «НДС по приобретённым ценностям» используется документ «Счёт-фактура полученный».

Также для совершенствования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами, можно предложить тщательно следить за сроками выдачи подотчёт денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчёты подотчётных лиц, проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить выделить человека именно для расчетов с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами, а также соблюдение всех «подотчётных» нюансов, позволит обеспечить контроль за использованием денежных сумм и не появятся проблемы при налогообложении и аудиторской проверке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

В процессе жизнедеятельности любого предприятия расчёты занимают одно из главных мест в системе бухгалтерского учёта.

Рассмотрев тему Учёт расчётов с подотчётными лицами в данной работе мы можем сделать вывод: освоение методики учёта и анализа денежных средств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, имеет важное значение во всей системе бухгалтерского учета, так как подвижность денежных средств делает это участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

В данной курсовой работе мы рассмотрели такие аспекты темы, как: экономическое содержание учёта расчётов с подотчётными лицами; регулирование учёта расчётов с подотчётными лицами; первичный учёт расчётов с подотчётными лицами; непосредственно учёт расчётов с подотчётными лицами, основная корреспонденция учёта расчётов с подотчётными лицами; инвентаризация; пути совершенствования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учёте административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы. Также в работе рассмотрены типичные ошибки, которые могут быть обнаружены при оформлении расчётов с подотчётными лицами.

Таким образом, расчёты с подотчётными лицами – неотъемлемая часть хозяйственной деятельности предприятии, в связи с чем, основными задачами ведения бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами на нём должны стать следующие:

• своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учёта фактических затрат на командировочные расходы и результаты использования денежных средств на хозяйственные нужды;
• документальная обоснованность использования подотчётных
• контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчётов с подотчётными лицами в соответствии с учётной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, связанные с контролем над использованием подотчётных сумм и неправильным их учетом.

Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, документальное оформление расчётов с подотчётными лицами позволит облегчить и значительно ускорить данные расчёты на любом предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. «Гражданский кодекс Российской Федерации»
2. «Налоговый кодекс Российской Федерации»
3. «Трудовой кодекс Российской Федерации»
4. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» № 129-ФЗ от 21.11.1996г.
5. Постановление Правительства РФ от 6 марта 1998 г. N 283 «Об утверждении
6. Программы реформирования бухгалтерского учёта в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности».
7. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".
8. Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учётной документации №АО-1 «Авансовый отчёт».
9. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению"
10. Приказ Министерства финансов РФ от 13.06.1995 №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
11. «Порядок ведения кассовых операций в РФ» от 24.04.2008 г.
12. «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 05.01.1998 N 14-П (ред. от 31.10.2002).
13. Положение по бухгалтерскому учёту "Учётная политика организации" ПБУ 1/2008.
14. Письмо Банка России от 04.10.1993 N 18 (ред. от 26.02.1996) "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации"