Расчеты с подотчетными лицами

 

2.3. Инвентаризация расчётов с подотчётными лицами.

Инвентаризация – это проверка наличия и состояния материальных ценностей (основных и оборотных фондов) в натуре, а также денежных средств, остатков средств на счёте в банке и остальных расчётов с дебиторами и кредиторами. Это один из важнейших приёмов контроля сохранности социалистической собственности, качественного состояния сырья, материалов, готовых изделий, правильности ведения складского хозяйства и текущего учёта.

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в Российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Основная цель инвентаризации – выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей:

• на складах (склады сырья, продовольствия, горюче-смазочных материалов, готовой продукции, товаров; аптеки, библиотеки и т. п.)

• в производстве,

• на торговых площадях,

• в кассе.

Также проведение инвентаризации помогает достигать ряда побочных целей:

• контроль выполнения правил по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей,

• выявление товарно-материальных ценностей с истёкшим или истекающим сроком годности; испорченных,

• выявление неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации.

Инвентаризации могут быть сплошными (полными) или выборочными (частичными). Также инвентаризации делятся на плановые (проводимые по графику) и внезапные.

Требования к проведению инвентаризации:

• внезапность (для материально-ответственного лица),

• комиссионность (проведение комиссией),

• действительность (реальный пересчёт инвентаризуемого имущества),

• непрерывность,

• обязательное участие материально-ответственного лица.

Для оформления инвентаризации применяются формы первичной учётной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям N 6-18 к Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.

Инвентаризация расчётов с подотчётными лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учёта. При инвентаризации расчётов с работниками организации выявляются не выплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счёт депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

Инвентаризация расчётов с подотчётными лицами должна проводиться чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчёт об израсходованных суммах. 
Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

При инвентаризации расчётов с подотчётными лицами проверяются суммы выданных авансов и авансовые отчёты с учётом целевого назначения и даты выдачи аванса.

Подотчётные суммы, не возвращённые работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту сч. 71 "Расчёты с подотчётными лицами" и дебету сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет сч. 70 "Расчёты с персоналом по оплате труда", если они могут быть удержаны из заработной платы работника, или сч. 73 "Расчёты с персоналом по прочим операциям", когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника. Суммы суточных, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчётного лица и облагаются подоходным налогом с физических лиц согласно письму ГНИ от 20.10.95 г. № ПВ-4-17/69н.

Таким образом, в результате инвентаризации путём документальной проверки комиссия должна установить правильность расчётов с контрагентами, обоснованность числящихся в бухгалтерском учёте сумм дебиторской и кредиторской задолженности, а так же задолженности по недостачам и хищениям.

По результатам инвентаризации комиссией должен быть составлен акт инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме ИНВ-17. Результаты инвентаризации расчётов должны быть отражены в бухгалтерском учёте организации (проводки, отражающие списание дебиторской, кредиторской задолженности).

 

2.4. Отражение в бухгалтерской  отчётности информации о расчётах  с подотчётными лицами.

Бухгалтерская отчётность – единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основании данных бухгалтерского учёта по установленным формам.

Формы бухгалтерской отчётности разрабатываются и утверждаются организациями с учётом рекомендованных к применению образцов форм, утверждённых приказом Минфина России от 22.07.03 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчётности организаций».

Цель бухгалтерской (финансовой) отчётности состоит в полном и достоверном представлении широкому кругу пользователей информации о финансовом положении организации, финансовых результатах её деятельности и изменениях в её финансовом положении.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте» пользователи делятся на внутренних и внешних.

К внутренним пользователям относятся руководство организации и собственники.

Внешними пользователями являются поставщики, покупатели, потенциальные инвесторы, правительство и правительственные структуры, общественные организации и общество в целом. Каждая из групп пользователей заинтересована в определенной информации о хозяйствующем субъекте:

• инвесторы и акционеры нуждаются в информации, которая позволила бы им принять решение о покупке или продаже акций, получить представление о доходности ценных бумаг, уровне дивидендных выплат, степени риска, связанного с инвестициями;
• поставщики и другие кредиторы нуждаются в информации, позволяющей определить способность организации своевременно погашать основной долг и проценты по нему в краткосрочной и долгосрочной перспективе;
• коммерческие агенты (покупатели) заинтересованы в стабильности коммерческих связей, способности своевременно и полно осуществлять расчёты;
• работники организации заинтересованы в стабильности ее финансового положения, в информации об уровне заработной платы, системе премиальных вознаграждений, других социальных льгот;
• правительство и правительственные органы нуждаются в информации об уплате налогов, объеме производства для формирования информации о внутреннем валовом продукте, национальном доходе, бюджете государства с целью рационального формирования ресурсов, инвестиционной и налоговой политики;
• общественные организации нуждаются в различной информации в зависимости от сфер их деятельности;
• общество в целом заинтересовано в информации, позволяющей судить о намерении организации продолжать свою деятельность, что даёт возможность трудоустройства, пополнения местного бюджета;
• администрация организации повседневно использует информацию о деятельности организации с целью управления ею. Состав такой информации значительно шире, чем состав информации для внешних пользователей. В частности, данные бухгалтерской отчётности используются для анализа тенденций развития организации и выработки управленческих решений на долгосрочную перспективу.

Формирование информации для целей составления бухгалтерской (финансовой) отчётности осуществляется в системе бухгалтерского финансового учёта на основе следующих принципов и допущений:

• допущение имущественной обособленности предприятия (имущество организации и её собственника должны учитываться раздельно);
• допущение непрерывности деятельности организации состоит в том, что на дату составления отчётности у организации нет намерения прекратить деятельность. В этом случае имущество в учёте и отчётности отражается по стоимости, сложившейся в бухгалтерском учете, за исключением имущества, по которому организация обязана создавать оценочные резервы (материально-производственные запасы, ценные бумаги, дебиторская задолженность).

Если организация намерена прекратить свою деятельность (часть деятельности), то в отчётности имущество должно быть отражено по текущей рыночной стоимости, а также организация должна начислить резервы по обязательствам, которые возникнут в связи с прекращением деятельности;

• последовательность применения учётной политики состоит в том, что организация из года в год применяет одни и те же способы ведения учёта по схожим хозяйственным операциям.

Если организация меняет способ ведения учёта, то последствия таких изменений измеряются в денежном выражении и отражаются в пояснительной записке;

• допущение временной определённости фактов хозяйственной деятельности (доходы и расходы отражаются в том отчётном периоде, в котором они имели место; если расходы связаны с получением доходов в нескольких отчетных периодах, то они распределяются между этими отчётным периодами).

Формы отчётности составляются за отчётный период или на отчётную дату.

Отчётный период – это период, за который организация должна составлять бухгалтерскую отчётность. При составлении бухгалтерской отчётности за отчётный год отчётным периодом является календарный год с 1 января по 31 декабря включительно.

Первым отчётным годом для вновь созданных организаций считается период с даты их государственной регистрации по 31 декабря соответствующего года. Если организация создана после 1 октября, то первым отчётным годом является период с даты их государственной регистрации по 31 декабря следующего года.

Отчётная дата – дата, по состоянию на которую организация должна составлять отчётность. Для составления бухгалтерской отчётности отчётной датой считается последний календарный день отчётного периода.

В бухгалтерском балансе по расчётам с подотчётными лицами на начало и конец отчётного периода приводятся данные об общей сумме долгосрочной и краткосрочной задолженности с выделением задолженностей по покупателям и заказчикам, векселям к получению, дочерним и зависимым обществам, авансам выданным и прочим дебиторам.

В пассиве баланса приводятся общая сумма кредиторской задолженности и её виды.

В бухгалтерском учёте для отражения расчётов с сотрудниками организации по подотчётным суммам предназначен специальный счёт 71 «Расчёты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению».

На данном счёте собирается вся информация о расчётах с работниками торговой организации по суммам, выданным им под отчёт на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

На выданные под отчёт суммы счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учёта денежных средств. На израсходованные подотчётными лицами суммы счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретённые ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

При проверке в первую очередь сопоставляется сальдо по счету 71 "Расчёты с подотчётными лицами" на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге.

Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счёта 71 "Расчёты с подотчётными лицами" с дебетовыми оборотами по счетам учёта материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

После этого проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отражённым в авансовых отчётах.

Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчётному лицу с представленными авансовыми отчётами за конкретный период.

Одним из направлений внутреннего бухгалтерского контроля является инвентаризация расчётов с подотчётными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчёт требованиям п.11 Положения о порядке ведения кассовых операций, утверждённого Решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 № 40.

Методика документальной проверки авансовых отчётов по существу заключается в проверке законности отраженных в учёте операций с подотчётными лицами. При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчётов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчётности подотчётных лиц аудитор проверяет путём сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчёт и в авансовых отчётах. При этом необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Выдача наличных денег под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Срок отчётности не может превышать трёх рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчётных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчёт, и о сроках отчётности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчётных лиц и сроки её отражения в бухгалтерском учёте, а также причины непогашения дебиторской задолженности. Если у подотчётного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, выдача другой подотчётной суммы не допускается. Подотчётное лицо обязано вернуть в кассу организации сумму неиспользованного аванса. Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается. Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчёту, с данными, отражёнными в авансовом отчете.