Расчеты с подотчетными лицами

Отметим некоторые литературные источники.

Так, В. Захарьин в книге «Расчёты с подотчётными лицами: бухгалтерский учёт и налогообложение» обращает внимание на то, что для того, чтобы порядок выдачи денежных средств под отчёт в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:

• наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчётных сумм, который должен в том числе предусматривать: круг лиц, имеющих право на получение денег под отчёт; размеры подотчётных средств; сроки их возврата или отчета об израсходовании;
• соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;
• соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому [25].

Т. Федосова отмечает, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий [35].

Е. Потапова пишет, что при временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка [31].

 

1.3. Характеристика основных нормативных  документов, регулирующих построение  и ведение учёта расчётов с  подотчётными лицами.

Общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством Российской Федерации Министерством финансов Российской Федерации.

Основными целями законодательства РФ о бухгалтерском учёте являются:

1) обеспечение единообразного ведения учёта имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых организациями;

2) формирование и представление сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении организаций, их доходах и расходах, необходимой пользователям бухгалтерской отчётности.

Система нормативного регулирования бухгалтерского учёта в Российской Федерации состоит из четырёх уровней, на каждом из которых регулирование осуществляется наделёнными соответствующими полномочиями субъектами управления.

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

• 1-ый уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.
• 2-ой уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.
• 3-ий уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.
• 4-ий уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику.

Первый уровень системы нормативного регулирования составляют законодательные акты, которые принимаются Государственной Думой, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учёта в организации.

К документам первого уровня прежде всего относятся Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Федеральные законы «Об упрощённой системе налогообложения, учета и отчётности для субъектов малого предпринимательства», «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» и т.д.

Федеральный закон о «Бухгалтерском учёте» содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов, определяет правовые основы бухгалтерского учёта, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и составления отчётности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учёт и предоставлять финансовую отчётность. В нем сведены воедино все основные правовые и методологические принципы организации и ведения бухгалтерского учёта, сложившиеся в РФ на настоящий момент и содержащиеся во многих нормативных документах Минфина РФ.

С развитием рыночных отношений и международного сотрудничества назрела необходимость в закреплении концептуальных основ организации и ведения бухгалтерского учёта, порядка составления и представления бухгалтерской отчётности на более высоком, законодательном уровне. Сложившийся в настоящее время фактически в системе нормативного регулирования бухгалтерского учёта и закрепленный в проекте закона второй уровень документов представляет собой ПБУ – Положения по бухгалтерскому учёту. Положения по бухгалтерскому учёту создаются, как известно, согласно Программе реформирования бухгалтерского учёта в соответствии с международными стандартами финансовой отчётности, утверждённой Постановлением Правительства РФ от 6 марта 1998 г. N 283. Положения по бухгалтерскому учёту (ПБУ) устанавливают принципы и правила (критерии признания, оценки, группировки и т.д.) формирования информации об отдельных объектах бухучета (активах, обязательствах, операциях) и представления информации в бухгалтерской отчётности.

Методические рекомендации и инструкции (3-й уровень) призваны конкретизировать учётные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Они разрабатываются Минфином РФ и различными ведомствами.

Примером данных нормативных документов служит план счетов и инструкция по его применению.

Весьма обширен список документов, регулирующих методику бухгалтерского учёта. Данные документы следует разбить на две группы, так как одна регулирует учёт объектов общеотраслевого назначения, а другая имеет отраслевую направленность.

Первая группа, в частности, включает:

• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённый решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. № 40 (письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993г. № 18);
• Методические указания по бухгалтерскому учёту основных средств, утверждённые приказом Минфина России от 20 июля 1998г. № 33н (в ред. приказа Минфина России от 23 марта 2000г. № 32н);
• Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов, утверждённые приказом Минфина России от 28 декабря 2001г. № 119н (в ред. приказа Минфина России от 23 апреля 2002г. № 33н);
• План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утверждённые приказом Минфина России от 31 октября 2000г. № 94н (в ред. приказа Минфина России от 7 мая 2003г. № 38н).

Нормативные документы третьего уровня конкретизируют и раскрывают порядок применения федеральных законов и положений (стандартов) Минфина России. Они не могут противоречить правовым актам более высокого уровня. Документы третьего уровня не имеют юридической силы, т. е. на них не следует ссылаться при судебных разбирательствах. Однако эти документы позволяют рационально организовать учёт в соответствии с правилами, предусмотренными Минфином России и потребностями пользователей экономической информации. Соблюдение требований документов третьего уровня проверяют аудиторы и ведомственные ревизионные органы.

Четвёртый уровень системы регулирования включает организационно-распорядительную документацию в рамках учётной политики хозяйствующего субъекта.

Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основные рабочие документы организации:

•  документ по учётной политике предприятия;

•  утверждённые руководителем формы первичных учетных документов;

•  графики документооборота;

•  утверждённый руководителем План счетов бухгалтерского учёта;

•  утверждённые руководителем формы внутренней отчетности.

Охарактеризуем теперь нормативные документы, непосредственно регламентирующие порядок учёта расчетов с подотчётными лицами.

Все организации независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В кассе предприятия можно иметь наличные деньги только в пределах лимитов, которые установлены обслуживающим банком. А расходовать эти средства можно только на цели, установленные в Порядке ведения кассовых операций в РФ, утверждённом решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Рассмотрим, на какие расходы могут выдаваться наличные деньги под отчёт.

Согласно пункту 11 этого документа, предприятия выдают наличные деньги под отчёт на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций. Размер подотчётных сумм, а также сроки, на которые они выдаются, определяет в своем приказе руководитель организации. Кроме того, в приказе должен быть установлен круг лиц, имеющих право получать наличные деньги под отчёт.

Следует иметь в виду, что наличные выдаются работнику под отчёт при условии, что он отчитался по ранее выданным суммам. Работник не имеет права передавать полученные под отчёт средства другим лицам. Для того, чтобы выдать эти деньги другому работнику, их сначала нужно внести в кассу предприятия.

Если на предприятии временно отсутствует касса, то кассирам разрешено выдавать чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Однако делать это можно только по согласованию с банком.

Предприятие может выдать подотчётному лицу любую сумму, но каждый отдельный платёж, совершенный работником со сторонней организацией от имени предприятия (по доверенности), не должен превышать установленного предельного размера расчетов. Такое же требование действует, когда подотчётное лицо осуществляет сделки без доверенности, но в интересах своего предприятия, которое впоследствии одобряет его действия, принимая его отчёт об израсходованных суммах (ст.982 ГК РФ).

Предельный размер расчёта наличными деньгами по одному платежу установлен Указанием ЦБР от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке». Согласно этому указанию предельный размер расчётов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей.

При покупке проездных билетов и найме жилого помещения ситуация иная.

Во-первых, в соответствии с пунктом 2 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утверждённых постановлением Правительства РФ от 25.04.1997г. №490 (изм. 06.10.2011), потребителем гостиничных услуг является гражданин, который заказывает и использует их исключительно для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.

Во-вторых, статья 786 Гражданского кодекса РФ, определяющая договор перевозки пассажира, устанавливает стороной в договоре перевозки физическое лицо - пассажира. Аналогично по договору перевозки пассажира автотранспортное предприятие обязуется перевезти пассажира в пункт назначения.

Таким образом, в этих случаях расчеты производятся не от имени предприятия, а от имени командированного работника. Поэтому установленный предельный размер расчетов наличными деньгами не применяется. Такое же мнение было высказано Минфином России в письме от 30 декабря 1997 г. № 04-03-11.

Иногда в ходе проверки некоторые налоговые инспекции, выявив факт выдачи денег в подотчёт работникам из поступившей в кассу наличной выручки, расценивают это как нарушение наличного денежного обращения, то есть расходование наличных денежных средств непосредственно из кассы, минуя расчётный счёт. Налагая штраф, они руководствуются пунктом 9 Указа Президента РФ от 18 августа 1996 г. № 1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения».

Однако это неправильно. Ведь в пункте 9 Указа Президента РФ № 1212 предусмотрено, что предприятия не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц (в том числе физических лиц), минуя свой расчётный счет. А в рассматриваемой ситуации производится выдача денег сотрудникам предприятия в подотчёт на конкретные цели (хозяйственные или командировочные расходы) по расходным кассовым документам, что разрешено этим же пунктом указа. При этом нет оснований расценивать это как факт использования наличных денежных средств для внесения их на счета других предприятий и физических лиц.