Расчеты с подотчетными лицами

 

 

ГЛАВА II. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЁТ РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ.

2.1. Первичный учёт расчётов с подотчётными лицами.

Первичный учёт представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершённого производства, объём выпуска продукции, её отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п.

Первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.

Первичный бухгалтерский документ – это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Первичный бухгалтерский документ должен иметь:

• наименование – финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;

• название, а в некоторых случаях адреса и расчётные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;

• дату составления. При отсутствии или нечётком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;

• содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;

• измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учётно-расчётной базы;

• подписи ответственных лиц – директора организации и главного бухгалтера.

Документы заполняются работниками бухгалтерии чётко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или с применением вычислительной техники.

Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.

Если произошла ошибка во внутрихозяйственных учётных записях, то можно применить способ отрицательной или сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку.

Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Возможен способ исправления ошибок в учётных записях путем зачёркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачёркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки).

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.

В работе с любым документом бухгалтер опирается на определённые принципы и методологические основы, закреплённые в официальных документах.

На основании первичных документов делаются записи в учётных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также на дисках, дискетах и других носителях.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами. Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приёмки материалов, акты приёмки-выбытия основных средств; документы о приёмке от рабочих выработанной продукции и т. п. Документ - это оправдательный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Эти документы являются первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Документы по учёту расчетов с подотчётными лицами в основном подразделяются на три вида.

Рассмотрим их на примере командировочных расходов.

Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: заявление о командировании (Приложение 1), заявление на выдачу аванса (Приложение 2), приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение (Приложение 3), расчёт суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер (Приложение 4).

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9) (Приложение 5). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нём отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчёт о его выполнении (форма №Т-10а) (Приложение 6) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10).

В заявлении на выдачу аванса производится расчёт авансовой суммы, который подписывается и утверждается директором предприятия.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведённым предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

Доверенность (форма № М-2) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению (Приложение 7). Корешок доверенности подотчётным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остаётся у поставщика.

Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг.

К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки (Приложение 9) и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица, счет, накладная, акт, квитанция к приходному кассовому ордеру (Приложение 8), счет–фактура.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН)
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;
• признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия наподобие «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте-фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• идентификационный номер продавца (ИНН);
• наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
• идентификационный номер покупателя (ИНН);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• налоговая ставка;
• сумма налога на добавленную стоимость.

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг) (Приложение 10).

Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки, обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств.

С 1 января 2002 года постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 года №55 введена в действие унифицированная форма первичной учётной документации №АО–1 «Авансовый отчёт» (Приложение 11) , которая применяется для учёта денежных средств, выданных подотчётным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. На оборотной стороне авансового отчёта предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведённых подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчёт о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса.

Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учёту.

К итоговой документации относятся: авансовый отчёт (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчёт о результатах командировки.

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

• работник по авансовому отчёту отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;
• утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчёте и списание их для целей бухгалтерского учёта в расходы организации. Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы.

Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК РФ.

Таким образом, к итоговой документации в рассматриваемом нами примере относятся: авансовый отчёт (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчёт о результатах командировки.