Курсовая
работа
"АУДИТ
РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ"
План:
Введение
В
процессе финансово-хозяйственной
деятельности у организаций часто
возникает необходимость приобретения
материальных ценностей, а также
различных работ, услуг не только
по безналичному расчету, но и за наличные
деньги. В таких случаях обычно
работнику выдаются наличные денежные
средства под отчет для выполнения определенных
действий по поручению организации. При
этом в бухгалтерском учете операции по
расчетам с подотчетными лицами отражаются
достаточно просто.
Тем
не менее, практика аудиторских проверок
показывает, что из всех проверяемых объектов
наибольшее количество ошибок и нарушений
допускается при расчетах с подотчетными
лицами вследствие небрежного ведения
бухгалтерского учета и отсутствия контроля
за расчетами с работниками. Нередко ошибки
допускают сами руководители организаций.
В
данной работе я собираюсь рассмотреть
актуальную в настоящее время
тему аудита расчетов с подотчетными
лицами. В первом разделе будет
приведен обзор нормативных документов,
регламентирующих расчеты с подотчетными
лицами, кратко будет рассмотрен бухгалтерский
учет расчетов с подотчетными лицами и
приведен состав первичных документов
и учетных регистров по расчетам с подотчетными
лицами.
Во
втором разделе будут изучены
этапы проведения аудиторской проверки
расчетов с подотчетными лицами. Особое
внимание планируется уделить методам
сбора аудиторских доказательств, применяемых
при проверке расчетов, применительно
к типичным нарушениям расчетов с подотчетными
лицами. Также здесь будет описано оформление
результатов аудиторской проверки.
Задачей
третьего раздела является ознакомление
с методиками проведения аудиторской
проверки, предлагаемыми тремя авторами.
Поскольку расчеты с подотчетными
лицами носят массовый, этот этап аудиторской
проверки достаточно трудоемок. В тоже
время сами операции весьма однообразны,
а методы и процедуры проверки просты.
В третьем разделе также будут рассмотрены
типичные нарушения при осуществлении
расчетов с подотчетными лицами и штрафные
санкции, применяемые за нарушения в бухгалтреском
учете расчетов с подотчетными лицами.
1. Общая характеристика
расчетов с подотчетными
лицами
- Понятие
и бухгалтерский учет расчетов с
подотчетными лицами
Подотчетными
лицами считаются работники организации,
получившие авансом денежные средства
из кассы. В подотчет выдаются деньги для
предстоящих командировочных расходов,
а также для оплаты хозяйственных расходов,
расходов, связанных с приобретением материалов
по мелкому опту в розничной торговле,
и на другие хозяйственные нужды. Расчеты
с подотчетными лицами имеют место практически
на каждом предприятии и весьма разнообразны:
- приобретение
запасных частей, материалов, топлива
за наличный расчет, канцелярский товаров,
оплата почтово-телеграфных расходов;
- оплата мелкого
ремонта оргтехники, транспортных средств;
- расходы на
командировки по территории Российской
Федерации и за границу;
- представительские
расходы.
Все
эти хозяйственные операции связаны
с выдачей денежных средств из
кассы предприятия или непосредственно
из банка по отчет.
Учет
по расчетам с подотчетными лицами
ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными
лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо
которого отражает сумму задолженности
подотчетных лиц предприятию или сумму
возмещенного перерасхода и вновь выданные
под отчет на основании расходных кассовых
ордеров, по кредиту — суммы, использованные
согласно авансовым отчетам и сданные
в кассу по приходным кассовым ордерам.
Выдачу
денежных авансов подотчетным лицам
отражают по дебету счета 71 и кредиту
счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из
подотчетных сумм, списывают с кредита
счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы»,
26 «Общехозяйственные расходы» и другие
в зависимости от характера расходов.
Возвращенные в кассу остатки неиспользованных
сумм списывают с подотчетных лиц в дебет
счета 50 «Касса».
Аналитический
учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
по
дебету
|
|
по
кредиту |
Сальдо
по счету 71 на начало периода — это
остаток долга подотчетного лица на начало
периода
|
|
|
Остаток
дебетовый — выдача денег подотчетному
лицу
|
|
Остаток кредитовый
— списание с подотчетного лица |
Сальдо
дебетовой на конец периода —
это остаток долга подотчетного лица
на конец периода |
|
Сальдо кредитовое
на конец периода — это остаток
долга подотчетному лицу на конец периода |
Регистром
для учета операций по движению подотчетных
сумм и расчетов с подотчетными лицами
служит журнал-ордер № 7 — комбинированный
регистр, сочетающий аналитический и синтетический
учет с линейной формой записи. Следовательно
каждой выданной под отчет сумме отводится
в журнале ордере одна строка и по мере
представления авансового отчета, сдачи
в кассу неиспользованных сумм или получения
денег в погашение перерасхода записи
сумм по этим операциям будут произведены
на этой же строке. В то же время журнал-ордер
№ 7 сохраняет шахматную форму записи,
заложенную в основу журнально-ордерной
формы счетоводства, в части расшифровки
оборота по кредиту счета 71. На оборотной
стороне этого журнала-ордера проводятся
сгруппированные сведения о суммах затрат
предприятия на служебные командировки
за отчетный месяц с начала года, что необходимо
для составления отчетности и контроля
за целевым использование средств.
Основанием
для заполнения журнала-ордера № 7 являются
расходные кассовые ордера на суммы, выданные
под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные
суммы; новые приходные или расходные
кассовые ордера — на расхождения в суммах,
полученных и израсходованных.
Подотчетные
суммы, не возвращенные работниками
в установленные сроки, отражаются
по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и
потери от порчи ценностей». В дальнейшем
эти суммы списываются со счета 84 в дебет
счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате
труда», если они могут быть удержаны из
заработной платы работники или 73 «Расчеты
с персоналом по прочим операциям», когда
они не могут быть удержаны из заработной
платы работника
При
командировке работников за границу
им выдается аванс в валюте страны
командирования исходя из установленных
законодательством норм суточных и
квартирных. Полученную в банке валюту
оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита
счета 52 «Валютный счет». Выданную под
отчет валюту списывают со счета 50 в дебет
счета 71 и отражают в учете в валюте платежа
и ее рублевом эквиваленте по курсу
Центрального банка РФ на момент выдачи.
По
возвращении из командировки и сдачи
авансового отчета с приложением
оправдательных документов задолженность
подотчетных лиц списывают с
кредита счета 71 в дебет счета
26 «Общехозяйственные расходы» и других
счетов в зависимости от вида расходов
по курсу на день представления отчета.
При изменении за период командировки
курсов валют курсовую разницу списывают
на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную
— на прибыль (дебет счета 71, кредит счета
80), отрицательную — на убыток (дебет счета
80, кредит счета 71).
1.2.
Нормативные документы
(с краткими комментариями), регламентирующие
расчеты с подотчетными лицами
Общие
документы по расчетам с подотчетными
и командированными лицами:
- ФЕДЕРАЛЬНЫЙ
ЗАКОН от 21.11.96 N 129-ФЗ "О БУХГАЛТЕРСКОМ
УЧЕТЕ" — Содержит перечень обязательных
реквизитов первичных документов (статья
9, п. 2). Разрешает составлять документы
на машинных носителях(статья 9, п. 7). Руководитель
организации по согласованию с главным
бухгалтером утверждает перечень лиц,
имеющих право подписи первичных учетных
документов(статья 9, п. 3). Обязывает директора
организации и главного бухгалтера либо
уполномоченных ими лиц подписывать первичные
бухгалтерские документы по операциям
с денежными средствами(статья 9, п. 3).
- ПОЛОЖЕНИЕ
ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ "УЧЕТ ИМУЩЕСТВА
И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ
КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ"
утверждено ПРИКАЗОМ Минфина РФ от 13.06.95
N 50 — Положение регулирует особенности
бухгалтерского учета имущества и обязательств
организаций, стоимость которых выражена
в иностранной валюте, заключающиеся в
пересчете стоимости этих имущества и
обязательств в рубли, учет курсовых разниц.
Приложение к данному Положению содержит
указание, что пересчет расходов, произведенных
подотчетным лицом при загранкомандировках,
в рубли производится по курсу, действующему
на дату его составления авансового отчета.
- ПОЛОЖЕНИЕ
О СОСТАВЕ ЗАТРАТ ПО ПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ
ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ В
СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ),
И О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ,
УЧИТЫВАЕМЫХ ПРИ НАЛОГООБЛОЖЕНИИ ПРИБЫЛИ,
утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства
РФ от 05.08.92 N 552 (ред. от 31.12.97) — содержит
полный перечень затрат, которые фирма
вправе относить на себестоимость (п.2
"и" — затраты на командировки).
- ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ
КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.
Утвержден Решением Совета Директоров
Центрального Банка России от 22 сентября
1993 г. N 40 — Содержит правила приема, хранения,
выдачи наличных денег и оформления первичных
документов; ведения кассовой книги; ревизии
кассы и соблюдения кассовой дисциплины.
Лица, получившие наличные деньги под
отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней
по истечении срока, на который они выданы,
или со дня возвращения их из командировки,
предъявить в бухгалтерию предприятия
отчет об израсходованных суммах и произвести
окончательный расчет по ним( гл. 1, пункт
11).
- ПЛАН СЧЕТОВ
БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ИНСТРУКЦИЯ
ПО ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ, утвержден ПРИКАЗОМ
Минфина СССР от 01.11.91 N 56 (ред. от 17.02.97) —
правила синтетического учета операций
в бухгалтерском учете. В частности, содержит
проводки по отнесению в доход работника
подотчетных сумм, не возвращенным в срок.
- ИНСТРУКЦИЯ
Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97)
"О ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГА
НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ" — в соответствии
с пунктом 19 Инструкции, НДС по приобретенным
у организаций оптовой торговли и производителей
за наличный расчет материальным ценностям
принимается к зачету лишь при наличии
соответствующих первичных документов
(приходный кассовый ордер, накладная
на отпуск товаров), содержащих сумму НДС
отдельной строкой). При этом в соответствии
с пунктом 1 "ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛОВ
УЧЕТА СЧЕТОВ - ФАКТУР ПРИ РАСЧЕТАХ ПО
НАЛОГУ НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ" утвержденным
ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 29.07.96
N 914 (ред. от 02.02.98) обязательным условием
для зачета НДС, помимо упомянутых выше
документов, является наличие счета-фактуры
на приобретенные товары, содержащей сумму
НДС отдельной строкой.
- ИНСТРУКЦИЯ
Госналогслужбы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97)
"ПО ПРИМЕНЕНИЮ ЗАКОНА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
"О ПОДОХОДНОМ НАЛОГЕ С ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ"
— в соответствии с пунктом 8 Инструкции,
суммы возмещения работнику командировочных
расходов в пределах
норм не включаются в совокупный годовой
доход работника.
- Указание
ЦБ РФ от 07.10.98 N 375-У "ОБ УСТАНОВЛЕНИИ
ПРЕДЛЕЛЬНОГО РАЗМЕРА РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ
ДЕНЬГАМИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МЕЖДУ
ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ" — устанавливает
следующие предельные размеры расчетов
наличными деньгами по одному платежу:
между юридическими лицами — 10 тысяч рублей;
для предприятий потребительской кооперации
и организаций торговли ГУИН МВД России
— 15 тысяч рублей.
- ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Минтруда РФ от 29.06.94 N 51 (ред. от 15.06.95) "О
НОРМАХ И ПОРЯДКЕ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ
ПРИ НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЙ,
ОРГАНИЗАЦИЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ
МОНТАЖНЫХ, НАЛАДОЧНЫХ, СТРОИТЕЛЬНЫХ РАБОТ,
НА КУРСЫ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ, А ТАКЖЕ
ЗА ПОДВИЖНОЙ И РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ,
ЗА ПРОИЗВОДСТВО РАБОТ ВАХТОВЫМ МЕТОДОМ
И ПОЛЕВЫХ РАБОТ, ЗА ПОСТОЯННУЮ РАБОТУ
В ПУТИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"
— содержит правила компенсации затрат
на проезд и проживание работникам, находящимся
в поездках, которые не считаются командировками.
По командировкам
в пределах Российской Федерации:
- ИНСТРУКЦИЯ
Минфина СССР, Госкомтруда СССР и
ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О СЛУЖЕБНЫХ
КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХ СССР"
— содержит:
- определение
служебной командировки(п. 1);
- правила документального
оформления командировки (командировочное
удостоверение и, по усмотрению руководителя,
приказ о направлении работника в командировку)(п.
2);
- предельные
сроки командировок (сроки устанавливает
руководитель, но не более 40 дней)(п. 4);
- необходимость
ставить в командировочном удостоверении
отметки о дне прибытии и дне выбытия из
места командировки(п. 6);
- формы журналов
по ведению учета работников, отбывающих
в командировки (Приложение 2 и 3);
- указание
на сохранением за работником находящимся
в командировке среднего заработка (п.
9);
- указание
на выплату работникам суточных (п. 10);
- перечень
расходов, возмещаемых командированному
работнику (п. 12);
- предписание
в течение 3-х дней после возвращения работника
из командировки составить авансовый
отчет (п. 19);
- другие положения
относительно командировок.
- ПИСЬМО Минфина
РФ от 12.05.92 N 30 "О ПОРЯДКЕ ВОЗМЕЩЕНИЯ
КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ ЗАТРАТ ЗА
ПОЛЬЗОВАНИЕ ПОСТЕЛЬНЫМИ ПРИНАДЛЕЖНОСТЯМИ
В ПОЕЗДАХ" — компенсация работнику
данных расходов с отнесением их к затратам
предусмотрена документом [10]).
- ПИСЬМО Минфина
РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) "ОБ ИЗМЕНЕНИИ
НОРМ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ
С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА ЦЕН" — содержит
действующие в настоящий момент нормы
выплаты работникам суточных (22 рубля)
и возмещения затрат по найму жилого помещения
при наличии оправдательных документов
(145 руб.) и без таковых (4,5 руб.) при нахождении
в командировке в пределах РФ. Согласно
ПОСТАНОВЛЕНИЮ Правительства РФ от 26.02.92
N 122 (ред. от 22.02.93) "О НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ
КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ" источником
выплат работнику командировочных сверх
норм является чистая прибыль предприятия.
По командировкам
за границу:
- ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Госкомтруда СССР от 25.12.74 N 365 (ред. от
20.08.92) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОБ УСЛОВИЯХ
ТРУДА СОВЕТСКИХ РАБОТНИКОВ ЗА ГРАНИЦЕЙ"
— п.70-75 регламентируют выплаты при нахождения
работника в загранкомандировке. За время
пребывания в командировке работнику
выплачиваются суточные, а также возмещаются
расходы по проезду,
провозу багажа, по найму
жилого помещения, на
получение заграничного
паспорта и виз, а также
за прописку паспорта
и комиссионные при
обмене чека в банке
на иностранную валюту
(п. 71). Дата пересечения границы определяется
по отметке в загранпаспорте работника.
- ПИСЬМО Минтруда
РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О ПОРЯДКЕ
ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ РАБОТНИКАМ, НАПРАВЛЯЕМЫМ
В КРАТКОСРОЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ ЗА ГРАНИЦУ"
— содержит дополнение к правилам п.72-75
документа [13] — суточные какой страны
и с какого момента применять (пока командированный
работник находится на территории РФ применяются
нормы суточных для РФ; при пересечении
границы РФ — нормы для страны-назначения
(при этом документ [13] запрещает выплачивать
суточные за день пересечения границы
при возвращении в РФ); если работник в
период командировки находился в нескольких
зарубежных странах, то со дня выбытия
из одной страны в другую (определяется
по отметке в паспорте) суточные выплачиваются
по норме, установленной для выплаты в
стране, в которую он направляется.)
- ПИСЬМО Минфина
РФ от 16.12.93 N 11-02/49 (ред. от 29.03.96) "О РАЗМЕРАХ
И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ
КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ
ГОСУДАРСТВ" — содержит список государств
и соответствующих размеров суточных
отдельно для работников загранучреждений
и прочих работников, находящихся в краткосрочных
командировках. (При этом, в случае пребывания
работника в краткосрочной командировке
за границей свыше 60 дней выплата суточных
начиная с 61 дня производится в размерах,
предусмотренных для работников загранучреждений
РФ при командировках в пределах государства,
где находится загранучреждение.)
- ПИСЬМО Минфина
РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94) "О НОРМАХ
ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ
ЗАГРАНКОМАНДИРОВКАХ" — поскольку
размер суточных по загранкомандировкам
(кроме суточных в долларах США командированным
в Афганистан и в ОАЭ) изменен более поздним
Письмом Минфина РФ [15], из данного Письма
используются лишь нормы возмещения расходов
по найму жилого помещения.
- ПИСЬМО Минфина
РФ от 27.12.96 N 110 "О РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ
ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ
РЯДА ЗАРУБЕЖНЫХ СТРАН" — устанавливает
с 1.01.97 нормы суточных при командировках
во все страны -- бывшие республики СССР.
- Письмо Минфина
РФ от 13 февраля 1997 г. N 14 "О предельных
нормах возмещения расходов по найму жилого
помещения при краткосрочных командировках
на территории ряда зарубежных стран"
-- нормы расходов по найму жилых помещений
при командировках в страны -- бывшие республики
СССР.
- ПОЛОЖЕНИЕ
ЦБР от 25.06.97 № 62 “О ПОРЯДКЕ ПОКУПКИ И ВЫДАЧИ
ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЫ ДЛЯ ОПЛАТЫ КОМАНДИРОВОЧНЫХ
РАСХОДОВ”.