Анализ работы ГУРК «Национальный архив Республики Коми» в различных аспектах его деятельности

Документ, документированная  информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документальный  фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.

Доступ  к архивным документам – предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов.

Дублетный документ – один из экземпляров копии документа.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Единица учета архивных документов – единица измерения количества документов в архиве.

Единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Заверенная  копия документа  – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Запрос  социально-правового  характера – запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Информационное  письмо – письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме.

Использование архивных документов – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Историческая  справка к архивному  фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата.

Источник  комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Кинодокумент  – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Комплектование  архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации – архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.

Носитель  документированной  информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Обеспечение сохранности документов – комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.

Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом.

Объединенный  архивный фонд –  архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление  дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Переработка описи дел, документов – составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов.

Перечень  документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Подлинник (официального) документа  – первый или единичный экземпляр официального документа.

Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Постоянное  хранение документов – бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

Профиль архива – установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению.

Публикация  архивных документов – подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами.

Путеводитель  по (архивным) фондам архива – архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием.

Режим хранения архивных документов – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

Реставрация архивного документа  – восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

Рубрикатор  – систематические и тематические схемы понятий с индексами для структурирования и поиска документной информации в автоматизированном НСА.

Система научно-справочного  аппарата к документам архива – комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования

Справочно-поисковые  средства – совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации.

Страховой фонд документов – совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов.

Текстовой документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Тематическая  подборка копий документов – систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.

Тематический  запрос – запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.

Тематический  перечень документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя.

Указатель (архивный) - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Усовершенствование  описи дел, документов – комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Учет  архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

Учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Фондирование  документов – распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям.

Фондообразователь – юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Фонодокумент  – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Формы использования архивных документов – предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей.

Фотодокумент  – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Хранение  архивных документов – обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Ценность  архивного документа  – свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

Экспертиза  ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Библиографический список

1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 // Российская газета – 1993 – №237.
2. Конституция Республики Коми от 17.02.1994 // Ведомости Верхов. Совета РК. – 1994. – №2 – Ст. 21. 
3. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2006. – №31 (1 ч.). – Ст. 3448.
4. Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2004. – №43. – Ст. 4169.
5. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2006. – №19. – Ст. 2060.
6. О государственном языке Российской Федерации: федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2005. – №23 – Ст. 2199.
7. Об обязательном экземпляре документов: федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 1995. – №1. – Ст. 1.
8. О государственной тайне: закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 // Собр. законодательства РФ. – 1997. – №41. – Стр. 8220-8235.
9. Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера: указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 // Собр. законодательства РФ. – 1997. – №10. – Ст. 1127.
10. Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне: постановление Правительства РФ от 23 июля 2005 г. № 443 // Собр. законодательства РФ. – 2005. – №31. – Ст. 3224.
11. Об утверждении регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации: приказ Росархива от 11.03.1997 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти – 1997. – № 17.
12. Об утверждении правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации: приказ Росархива от 6 июля 1998 №51 // Российская газета – 1998. – № 247.
13. Об архивном фонде Республики Коми и архивах: закон Республики Коми от 29 октября 1996 г. №33-РЗ // Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми. 1997.
14. Об утверждении типового положения об экспертной комиссии по определению исторической, научной и практической ценности документов при Территориальной избирательной комиссии в Республике Коми: постановление Избирательной комиссии Республики Коми от 19 декабря 2008 г. №66/354-4.
15. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения – М.: Главархив СССР, 1991
16. Основные правила работы архивов организаций – М., 2002.
17. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г. // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение. – 2001. – №2.
18. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях – М.: РАН, 2007.
19. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения – М., 2000.
20. Устав ГУРК «Национальный архив РК», 2004.
21. Положение об экспертно-проверочной комиссии ГУРК «Национальный архив РК», 2004.
22. Инструкция по организации работы читальных залов ГУРК «Национальный архив РК», 2005.
23. Инструкция об охранном режиме в архивохранилищах ГУРК «Национальный архив РК», 2005.
24. ГОСТ Р 6.30—2003 УСД Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. – М., ИПК Издательство стандартов, 2003.
25. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения – М., 1998.
26. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения – М., 2006.
27. ОСТ 55.6–85. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования – М., 1985.
28. Алексеева Е.В. Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова – 3-е изд. доп. – М.: Издательский  центр «Академия», 2005.
29. Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева – 6-е изд. перераб. и доп.— М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.
30. Быкова Т.А. Делопроизводство: учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.
31. Головкина Т.А. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД / Т.А. Головкина // Отечественные архивы. – М., 2003. – № 6. – С.29-35.
32. Капустина Н.И. Бобровский архив Воронежской области: использование  документов/ Н.И. Капустина // Отечественные архивы. – М., 1999 – № 2. – С. 42-46.
33. Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования документов  РЦХИДНИ / О.В. Наумов // Отечественные архивы. – М., 1996. – № 2. – С.21-29.
34. Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей / Т.Ф. Павлова // Вестник архивиста. – М., 2007. – № 1. – С.12-21.