Анализ работы ГУРК «Национальный архив Республики Коми» в различных аспектах его деятельности

     Предназначенные для хранения архивных документов помещения  в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

     Архивохранилище^* должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

     Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

     Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную  вентиляцию. Системы кондиционирования  должны обеспечивать рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также  отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

     Для обеспечения сохранности документов в архиве используются нормативные режимы^*.

     Противопожарный режим - правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания помещений (территорий), обеспечивающие предупреждение нарушений требований безопасности и тушение пожаров.

     Меры  пожарной безопасности - действия по обеспечению  пожарной безопасности, в том числе  по выполнению требований пожарной безопасности.

     Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

     Охранный  режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

     Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.

     Архивохранилища и другие помещения, где постоянно  или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

     Температурно-влажностный  режим. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55%.

     В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия  по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 °C) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.

     Температурно-влажностный  режим контролируется путем регулярного  измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

     Световой  режим. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

     Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

     Естественное  освещение в архивохранилище  допускается рассеянным светом при  условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового  потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п.

     Санитарно-гигиенический  режим. Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

     В архивохранилище проводятся систематическая  влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков.

     Таким образом, хранение документов в архиве организуется по исторически или логически связанным совокупностям – архивным фондам и заключается в определении, уточнении фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов, а также в обеспечении оптимальных условий и нормативных режимов их хранения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава III. ВЕДЕНИЕ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

     Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации  и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета  и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

     Состав  и порядок ведения документов государственного учета архивных документов^*, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

     Учету подлежат:

• хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;
• документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

     Учет  производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров^*2.

     Архивный  шифр состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

     В состав архивного шифра единицы  хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные  и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.

     Учет  архивных документов, хранящихся в  источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.

     Записи  в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

     В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.

     Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных  баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

     Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждаются приказом руководителя архива (заведующего архивом).

     Учетные документы^*, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования, пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.

     Хранение  учетных документов осуществляется в установленном порядке.

     Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.

     Аудиовизуальные и электронные документы учитываются  также по единицам учета.

     Архивные  документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.

     Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются  из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

     В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы.

     В состав основных (обязательных) учетных документов архива входят:

• книга учета поступлений документов (приложение № 5) – для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;
• список фондов (приложение № 6) – для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
• лист фонда – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;
• опись дел, документов (приложение № 7) - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;
• реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;
• инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;
• паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;
• лист учета и описания уникального документа;
• список фондов, содержащих особо ценные документы;
• опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);
• реестр описей особо ценных дел, документов;
• книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
• опись страхового фонда;
• дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов;
• лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле (приложение № 8);
• внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы.