Анализ работы ГУРК «Национальный архив Республики Коми» в различных аспектах его деятельности

      В состав вспомогательных учетных  документов архива входят:

• карточки и книги движения фондов, описей дел, документов;
• книги учета документов, переданных в другие архивы;
• книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению;
• книги повидового учета документов и др.

     Архив вправе вести другие вспомогательные  учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

     Вспомогательные учетные документы могут вестись  на бумажном и/или электронном носителе.

     Учетные базы данных (БД) в архиве обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение  централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.

     Перечень  реквизитов учетных БД формируется  в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

     Учетные БД архива должны быть совместимы с  учетными БД соответствующего уполномоченного  органа исполнительной власти в сфере  архивного дела.

     Учет  поступления архивных документов в  архив осуществляется на основании:

• акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 9);
• акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 10).

     Все принятые в архив архивные документы  вносятся в книгу учета поступлений  документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов (приложение № 6), на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов. Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей.

     Учет  выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

• акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 11);
• акта о неисправимых повреждениях документов;
• акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 9);
• акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
• акта возврата документов собственнику;
• акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

     Уникальные  документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре  уникальных документов Архивного фонда  Российской Федерации, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.

     Учет  секретных архивных документов ведется в соответствии с нормативными правовыми документами. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета секретные архивные фонды, описи дел, документов, единицы хранения/единицы учета обозначают индексом «С» (секретно), «СС» (совершенно секретно), «ОВ» (особой важности).

     Учет  секретных архивных документов ведется  в соответствии с нормативными правовыми  документами. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета секретные архивные фонды, описи дел, документов, единицы хранения/единицы учета обозначают индексом «с» (секретно), «СС» (совершенно секретно), «ов» (особой важности).

     Изменения в учетные документы по результатам  рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о рассекречивании  документов (приложение № 12).

     Архивные  фонды, описи дел, документов и единицы  хранения/единицы учета, включающие наряду с секретными несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета обозначаются индексом «сч» (секретно частично).

     При рассекречивании всех единиц хранения/единиц учета по секретной описи дел, документов данная опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и  учитывается в листе фонда  за тем же номером, но без индекса "с", который зачеркивается на обложке и на титульном листе данной описи. В правом верхнем углу обложки и титульного листа описи дел, документов проставляется штамп "Рассекречено".

     При рассекречивании части дел и  архивных документов по секретной описи  дел, документов на рассекреченные дела и архивные документы составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц хранения/единиц учета в которой остаются прежними. Для валовой нумерации таких единиц хранения/единиц учета используется графа 2 описи дел, документов. Новая опись дел, документов вместе с рассекреченными делами и архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без индекса «с».

     Делая вывод, можно сказать, что учет документов Архивного фонда Российской Федерации заключается в определении их количества в учетный единицах и отражения этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием.    
 
 
 
 

     Глава IV. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ДОКУМЕНТАМИ

     Комплектование  архива^*3– систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации.

     Комплектование  архива  включает:

• определение источников комплектования архива;
• определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
• прием-передачу архивных документов в архив.

     Источниками комплектования^* архива выступают государственные органы и органы местного самоуправления, а также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

     Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

     Списки  источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

     Архив ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме.

     Список  граждан (собственников или владельцев архивных     документов) – источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

     Определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив, проводится на основании экспертизы ценности документов.

     Включение документов в состав Архивного фонда  Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов, содержания документов, внешних особенностей документов.

     При включении документов в состав Архивного  фонда Российской Федерации используется также форма повидового или группового выборочного приема документов.

     Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов^* и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

     Экспертиза  ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.

     При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов архив руководствуется перечнями  типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни); а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.

     Экспертиза  ценности документов в архиве проводится:

• по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;
• при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;
• в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

     В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном  состоянии, архив составляет описи  дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

     Подлежащие  уничтожению архивные документы  передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке. Сдача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

     Порядок приема архивных документов. От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным архивом, организацией Российской академии наук по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

     Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется государственным и муниципальным архивом, организацией Российской академии наук в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

     Архивные  документы принимаются в государственный  и муниципальный архив в упорядоченном  состоянии с соответствующим  научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы  и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

     При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы и проверка комплектности учетных документов.

     Прием дел производится поединично; особо  ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.