Анализ работы ГУРК «Национальный архив Республики Коми» в различных аспектах его деятельности

     В своей деятельности ГУ РК «Национальный архив РК» руководствуется законодательством Российской Федерации, Республики Коми и нормативно-методическими документами:

     Закон ФЗ РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года;

     Закон РК «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми» № 122-РЗ от 07 декабря 2005 года;

     Регламент государственного учета документов Архивного фонда  РФ. М., 1997;

     Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН. М., 2007;

     Основные  правила работы архивов организаций. М., 2002;

     Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000;

     Устав ГУ РК «Национальный архив РК», 2004;

     Положение об экспертно-проверочно-методичесой  комиссии ГУ РК «Национальный архив  РК», 2004;

     Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов». М., 1998;

     Инструкция  по организации работы читальных  залов ГУ РК «Национальный архив  РК», 2005;

     Инструкция  об охранном режиме в архивохранилищах 1, 2 ГУ РК «Национальный архив РК», 2005;

     Административный  регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод», утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.10.2007 № 1259;

     Перечень  типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием  сроков хранения. М., 2008.

     Архив в своей деятельности применяет  другие нормативные акты федеральных  органов государственной власти и органов государственной власти Республики Коми, а также ведомственные нормативные акты, если они не противоречат федеральному законодательству и законодательству Республики Коми, имеют непосредственное отношение к деятельности архива и хранимой им документации (военной, картографической, актам гражданского состояния и т.п.).

     Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.

     Устав (положение) архива (приложение № 1) разрабатывается на основе примерного положения об архиве, утвержденного Федеральной архивной службой России. В уставе (положении) определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав (профиль) хранящихся в нем документов. Устав (положение) архива утверждается вышестоящим органом управления архивным делом.

     Положения о структурных  подразделениях архива (приложение № 2, 3, 4) разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Федеральной архивной службой России. Положения определяют задачи, функции, права и организацию деятельности структурных подразделений архива и утверждаются директором архива.

     Должностные инструкции составляются на всех работников архива согласно штатному расписанию (за исключением директора, его 
заместителей и обслуживающего персонала) и закрепляют их обязанности, права и ответственность. Должностные инструкции составляются руководителями структурных подразделений на основе отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям работников и положений о структурных подразделениях архива. Должностные инструкции утверждаются директором архива.

     Делая вывод, можно сказать, что деятельность ГУРК «Национальный архив Республики Коми» заключается в обеспечении сохранности документов, осуществлении комплектования и учета документов, совершенствовании научно-справочного аппарата, а также в осуществлении информационного обслуживания и удовлетворении информационных потребностей в интересах граждан, общества и государства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава II. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

     В ГУРК «Национальный архив Республики Коми» документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям – архивным фондам^*.¹По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация.

     К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации^* и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).

     По  степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

     Все отнесенные к составу Архивного  фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

     В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

     В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

     Архивные  документы временного хранения, имеющиеся  в составе архивных фондов, в том  числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном  порядке.

     По  категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

     Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

     Ограничивается  доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

     Одним из главных принципов организации  хранения документов является фондирование документов^*.

     Работа  по фондированию осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах – при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

     Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к  архивному фонду соответствующего фондообразователя.

     В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

     Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

     Схема систематизации архивных документов в  архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

     Единицы хранения группируются последовательно  по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или  отдельных групп архивных документов архивного фонда.

     Документы по личному составу, а также научно-технические  документы в архивных фондах научно-исследовательских  организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских  организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

     В архиве также допускается нефондовая организация документов.

     Нефондовая  организация архивных документов – организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).

     Кинодокументы^* и видеодокументы^* систематизируются по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности. На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

     Фотодокументы^* систематизируются по видам - негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

     Фонодокументы^* систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись.

     Электронные документы^* систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов - по форматам представления информации, и далее - по характеру зафиксированной информации.

     Немаловажным  принципом организации хранение документов в архиве является обеспечение сохранности архивных документов^*.

       Архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и др.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и др.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

     Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

     Здание  архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

     Состав, расположение, оборудование помещений  основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.