Анализ работы ГУРК «Национальный архив Республики Коми» в различных аспектах его деятельности

     Прием архивных документов оформляется актом  приема-передачи документов на хранение (приложение № 9), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике  комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

     Документы от граждан поступают в архив  и включаются в состав Архивного  фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

     При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

     Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных  средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

     Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий  современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации  и вносятся в опись дел, документов, которая утверждается ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея; экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК Архива Российской академии наук. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение.

     Таким образом, комплектование архива заключается в систематическом пополнении архива новыми документами, на основе комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов, а также на основе экспертизы ценности документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава V. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

     Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства⁴к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

     Архив обеспечивает доступ пользователя к  секретным делам, делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам  данных с учетом ограничений, установленных  законодательством Российской Федерации, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.

     Доступ  пользователя к подлинникам^* особо ценных документов, в том числе уникальных документов, к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях, с письменного разрешения руководителя архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.

     Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования  информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

     Для обеспечения доступа к архивным документам архив предоставляет  пользователю справочно-поисковые средства^* к ним.

     Система научно-справочного аппарата (НСА) архива включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники^* (опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор).

     Опись дел, документов^* состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

     В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

     Путеводитель^* состоит из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.

     Видами  путеводителя являются путеводитель по фондам архива (архивов); краткий справочник по фондам архива (архивов); тематический путеводитель по фондам архива (архивов). Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.

     В справочный аппарат путеводителя любого вида входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели. К путеводителю составляется общая библиография.

     Состав  системы каталогов^* архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.

     Каталоги  подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории  учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

     Описательная  статья каталога включает: название архива; индекс; рубрику и подрубрику; дату события; место события; сведения из архивного документа, единицы хранения/единицы  учета, архивного фонда (содержание); архивный шифр; язык документа и  способ его воспроизведения; фамилию составителя и дату составления описательной статьи.

     Указатели^* подразделяются на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также на тематические, предметные (общие и специальные), хронологические. Разновидностями предметного указателя являются именной и географический указатели.

     Описательная  статья указателя любого вида состоит  из предметного понятия (рубрики) и  архивного шифра.

     Обзоры^* подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.

     Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда.

     В справочный аппарат обзора входят титульный  лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому  обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме обзора.

     Архивные  справочники могут вестись в  архиве и в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации (в том числе в режиме удаленного доступа).

     Информационное  наполнение автоматизированного научно-справочного аппарата (НСА) составляет содержание описательных статьей архивных справочников на уровне архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа, а также ключевые слова и рубрикаторы^*.

     При обеспечении доступа к архивным документам архив проводит различные работы и мероприятия с использованием архивных документов:

• информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
• предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;
• экспонирование архивных документов на выставках;
• проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;
• публикация архивных документов.

     Информированное обеспечение пользователей происходит путем оформления ответа на их запрос.

     Запрос  пользователя рассматривается и  исполняется архивом при наличии  в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени  и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

     Запрос  пользователя рассматривается руководством архива или уполномоченным должностным  лицом (лицами), направляется на исполнение в соответствующие подразделения  или непосредственно исполнителю  и исполняется по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.

     Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в  течение 5 дней с момента его регистрации  направляется в другой архив или  организацию, где хранятся необходимые  архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

     Архив осуществляет прием граждан в  приемной или столе справок и  ведет их учет по установленной форме. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.

     Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.

     Тематический  запрос^* государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

     Генеалогический запрос^* пользователя архив исполняет в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.

     Информация  пользователю представляется в форме  родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

     Запрос  социально-правового  характера^* исполняется архивом безвозмездно.

     Срок  исполнения запроса социально-правового  характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по НСА архива - не более 15 дней с момента его регистрации.

     Ответы  на запросы оформляются на государственном языке Российской Федерации в виде архивных справок, архивных выписок или архивных копий.

     Архивная  справка^* и архивная выписка^* составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».

     Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

     В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.