Ввод начальных остатков

Закладка  «Общие сведения»

     На  закладке «Общие сведения» указываются: номер и дата приказа (составления), дата приема на работу, полные фамилия, имя и отчество сотрудника, должность и подразделение.

     Кадровые  приказы имеют сквозную нумерацию.

     Дата  документа, в общем случае, может  не совпадать с датой оформления приказа о приеме на работу, которая  указывается в реквизите «Дата составления».

     В реквизите «ФИО» указываются  фамилия, имя и отчество (полностью) принимаемого на работу. При заполнении этого реквизита открывается  форма списка справочника «Сотрудники», в котором перечислены все  сотрудники организации. Для ввода  в этот список нового сотрудника нужно выбрать пункт «Новый» меню «Действия» или нажать клавишу Ins, и ввести фамилию, имя и отчество принимаемого на работу.

     Порядок заполнения остальных реквизитов документа  аналогичен заполнению соответствующих  реквизитов справочника «Сотрудники».

Внесение  кадровых изменений

     Для изменения значений периодических  реквизитов сотрудника в типовой  конфигурации предназначен документ «Приказ о кадровых изменениях». Его следует использовать:

• при переводе работника из одного подразделения в другое;
• при изменении количества иждивенцев и типа вычета из доходов;
• при изменении месячного оклада и т. п.

     Ввод  нового документа «Приказ о кадровых изменениях» выполняется выбором соответствующего пункта из подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню программы.

     Этот  же пункт можно вызвать также  из справочника «Сотрудники» с помощью  кнопки «Новый приказ». Если перед вводом приказа установить курсор в строку с фамилией того сотрудника, кадровые данные которого вы хотите изменить, в форму нового документа «Приказ о кадровых изменениях» будут перенесены актуальные данные по этому сотруднику.

     Если  в константе «Учет зарплаты во внешней программе» установлено значение «Да», ввод документа будет невозможен. При этом на экран будет выдано соответствующее предупреждение.

     Форма документа имеет три закладки: Общие сведения, Начисление з/пл., Налоги и отчисления. Состав реквизитов документа  на этих закладках аналогичен составу реквизитов на одноименных закладках документа «Приказ о приеме на работу».

     В форме документа следует указать  новые значения только для тех  реквизитов, которые изменяются.

     После внесения изменений нужно сформировать и распечатать приказ по форме №Т-5 (кнопка «Печать»), а документ сохранить и провести (кнопка «OK»).

     При проведении документа в справочнике  «Сотрудники» устанавливаются новые  значения тех реквизитов, которые  изменены в форме документа.

Изменение окладов сотрудникам

     Для тех случаев, когда требуется  изменить оклады всем или группе сотрудников, в типовой конфигурации предназначен документ «Приказ об изменении окладов».

     Ввод  нового документа «Приказ об изменении  окладов» выполняется выбором соответствующего пункта из подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню программы. Этот же документ можно вызвать также из справочника «Сотрудники» с помощью кнопки «Новый приказ». Если в константе «Учет зарплаты во внешней программе» установлено значение «Да», ввод документа будет невозможен. При этом на экран будет выдано соответствующее предупреждение.

     В поле ввода даты документа следует  ввести дату, начиная с которой  сотрудникам устанавливаются новые  оклады.

     Для ввода элемента в табличную часть  документа можно воспользоваться клавишей Insert.

     Если  оклады изменяются всем или большинству  сотрудников, то можно воспользоваться  кнопкой «Заполнить». При этом в табличную часть выводится список всех сотрудников, работающих на данный момент в организации. Этот список можно скорректировать, удалив из него тех сотрудников, которые отсутствуют в приказе. Для этого следует установить курсор в строке с удаляемым сотрудником и нажать клавишу Del.

     Для формирования списка сотрудников сразу  с новыми окладами можно воспользоваться  кнопкой «Подбор». При этом открывается справочник «Сотрудники», а после выбора сотрудника – вызывается дополнительное диалоговое окно для ввода нового оклада. После ввода оклада справочник не закрывается, ожидая выбора следующего сотрудника. После завершения формирования списка окно справочника «Сотрудники» следует закрыть обычным образом.

       После заполнения документ следует  сохранить и провести (кнопкой «OK»). При проведении документа для всех сотрудников, указанных в документе, в справочнике «Сотрудники» в реквизите «Оклад» устанавливаются новое значение.

Увольнение  работника

     Прекращение трудовых отношений с работником оформляется приказом на увольнение.

     Для формирования данного приказа в  типовой конфигурации предусмотрен документ «Приказ об увольнении».

     Ввод  нового документа «Приказ об увольнении» выполняется выбором соответствующего пункта из подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню программы. Этот же документ можно вызвать также из справочника «Сотрудники» с помощью кнопки «Новый приказ». Если перед вводом приказа установить курсор в строку с фамилией увольняемого сотрудника, в форму документа «Приказ об увольнении» будут перенесены данные этого сотрудника.

     В форме ввода нужно указать  номер и дату приказа, дату увольнения и выбрать увольняемого сотрудника.

     Затем нужно сформировать и распечатать приказ по форме №Т-8 (кнопка «Печать»), а документ сохранить и провести (кнопка «OK»).

     При проведении документа дата увольнения заносится в реквизит «Дата увольнения»  указанного сотрудника в справочнике  «Сотрудники».

     Если в константе «Учет зарплаты во внешней программе» установлено значение «Да», ввод документа будет невозможен. При этом на экран будет выдано соответствующее предупреждение.

Начисление  заработной платы

     Для автоматического начисления заработной платы в типовой конфигурации предназначен документ «Начисление зарплаты».

     Для ввода нового документа необходимо выбрать пункт «Начисление зарплаты»  из подменю «Зарплата» меню «Документы»  главного меню программы.

     Внешний вид документа зависит от положения  переключателя «Использовать счет…».

     Если  переключатель установлен в положение  «Использовать счет ведомости», то в форме становится доступным  для заполнения реквизит «Счет». Наименование и состав реквизитов, для выбора объектов аналитики, зависит от выбранного счета. В этом затраты по начислению заработной платы будут отнесены в дебет выбранного счета.

     Если  переключатель установлен в положение  «Использовать счета справочника», то проводки по начислению заработной платы будут сформированы с использование  счетов, указанных для каждого сотрудника в справочнике «Сотрудники».

     Данные  следует вводить в следующем  порядке:

• Указать дату начисления заработной платы. Как правило, дата начисления должна приходиться на последний рабочий день месяца, за который начисляется заработная плата;
• Выбрать из справочника «Подразделения» структурное подразделение, для сотрудников которого начисляется заработная плата. Если вы хотите рассчитать заработную плату по всем сотрудникам организации, данный реквизит заполнять не следует;
• Если начисления по данной ведомости не облагаются НДФЛ, то следует включить флажок «Не облагается НДФЛ»;
• Заполнить табличную часть (Вы можете сформировать список самостоятельно или воспользоваться режимом автоматического заполнения).

     Для ввода элемента в табличную часть документа щелкните мышью в первой строке колонки «Сотрудники» и из открывшегося справочника «Сотрудники» выберите требуемый элемент. Для ввода следующей строки установите курсор в колонку с порядковым номером и нажмите клавишу Ins.

     Для автоматического заполнения списка нажмите на кнопку «Заполнить». Документ внесет в табличную часть всех сотрудников выбранного подразделения (или всех сотрудников организации, если подразделение не выбрано) и заполнит графу «Начислено» согласно окладу, указанному для сотрудника в справочнике «Сотрудники». Сумму к начислению в размере оклада следует скорректировать вручную, если она не совпадает с той, которую сотруднику следует начислить фактически. Например, при приеме сотрудника на работу не с начала месяца оплате подлежит фактически отработанное время исходя из дневной тарифной ставки за количество отработанных рабочих дней.

     При проведении документа «Начисление  ЗП» будет автоматически создана  операция с проводками по:

• начислению заработной платы;
• удержанию налога на доходы физических лиц.

     При начислении заработной платы для  каждого работника формируется  проводка по дебету счета учета затрат на оплату труда и кредиту счета 70 «Расчеты по оплате труда». Счет затрат определяется по каждому работнику  из справочника «Сотрудники» (включен переключатель «Использовать счета справочника») или для всех сотрудников используется счет, указанный в документе (включен переключатель «Использовать счет ведомости»).

     При исчислении налога на доходы физических лиц по каждому работнику формируется проводка по дебету счета 70 «Расчеты по оплате труда» и кредиту счета 68.1 «Налог на доходы физических лиц». Сумма проводки исчисляется на основании ставки налога, предела и размера налоговых вычетов. Ставка налога устанавливается в справочнике «Налоги и отчисления». Сумма ежемесячных отчислений рассчитывается нарастающим итогом с начала года.

     Размер  предоставляемого вычета устанавливается  по каждому работнику отдельно в  справочнике «Сотрудники». Дополнительно  к указанному вычету может предоставляться  вычет на содержание детей. Чтобы этот вычет учесть, следует ввести количество детей работника в справочнике «Сотрудники».

     Значение  предела вычетов хранится в соответствующей  константе конфигурации. При достижении совокупного дохода работника размера  предела вычетов, вычеты сотруднику, в общем случае, предоставляться перестают. В конфигурации определены вычеты-исключения, на которые данный порядок не распространяется.

     Проводки  по начислению единого социального  налога и взносов в фонд социального  страхования от несчастных случаев и профессиональных заболеваний формируются в конце месяца документом «Закрытие месяца».

Выплата заработной платы

     Для оформления операций по выплате сотрудникам  аванса и заработной платы по платежной  ведомости в типовой конфигурации предназначен документ «Выплата зарплаты из кассы».

     Документ  вызывается из одноименного подпункта  пункта «Зарплата» меню «Документы»  главного меню.

     Документ  имеет экранную форму диалога, которую  следует заполнить в следующем  порядке.

     В поле «На выплату» необходимо выбрать вид выплаты: «зарплату» или «аванс».

     Если  формируется платежная ведомость  на выдачу аванса, то в реквизите  «в размере» можно задать сумму аванса в процентах от оклада. Тогда при  заполнении табличной части с  помощью кнопки «Заполнить» сумма аванса будет рассчитана автоматически.

     Реквизит  «Подразделение» определяет список сотрудников, которым будет выплачена  заработная плата по данной платежной  ведомости. Если подразделение не выбрано, то ведомость формируется всем сотрудникам  организации.