Ввод начальных остатков

     После заполнения реквизитов формы ввода  следует нажать на кнопку «Печать», распечатать расходный кассовый ордер и проверить правильность его составления.

     Заполненную экранную форму нужно сохранить, для этого следует нажать на кнопку «OK». При этом на вопрос «Провести документ?» следует ответить «Нет».

     После этого расходный кассовый ордер подписывается руководителем и главным (старшим) бухгалтером организации и передается кассиру. Кассир проверяет правильность составления ордера, проверяет документы получателя, выдает денежные средства и предлагает последнему расписаться в их получении в расходном кассовом ордере. После выдачи денег кассир расписывается в расходном кассовом ордере и ставит штамп «Оплачено» и указывает день, месяц, год.

     Бухгалтер при обработке отчета кассира  должен найти записанный документ «Расходный кассовый ордер» в журнале «Касса», открыть его для редактирования, дважды щелкнув мышью, и сохранить с проведением. Для этого следует нажать кнопку «OK» и ответить «Да» на вопрос «Провести документ?».

     При проведении документа автоматически  формируется операция с проводкой по кредиту счета 50.1 «Касса организации в рублях» или 50.11 «Касса организации в валюте», и дебету субсчета, выбранного в экранной форме документа. При необходимости также будут автоматически произведены записи по налоговому учету (алгоритм аналогичен приведенному в таблице для расхода денежный средств с расчетного счета).

Кассовая  книга

     Все поступления и выдачи наличных денег  организации учитывают в кассовой книге по типовой форме №КО-4 (код по ОКУД 0310004).

     В конце рабочего дня кассир составляет отчет кассира в 2-х экземплярах, один из которых с приходными и  расходными кассовыми ордерами и  приложениями передает главному (старшему) бухгалтеру, а второй после его подписи главным (старшим) бухгалтером оставляет у себя. Собранные за отчетный период отчеты кассира прошиваются в установленном порядке.

     Для составления отчета кассира в  типовой конфигурации предназначен отчет «Кассовая книга».

     Для составления отчета следует выбрать  пункт «Кассовая книга» в меню «Отчеты» главного меню и в форме  ввода указать период, за который  необходимо сформировать отчет.

     Кроме того, кассовую книгу можно сформировать из журнала кассовых документов по кнопке «Кассовая книга».

     Обращаем  внимание, что кассовый отчет в  типовой конфигурации формируется  на основании введенных в информационную базу документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер».

     В соответствии с установленным порядком, на каждый кассовый день оформляется отдельный вкладной лист кассовой книги (отчет кассира).

     Флажок  «Пересчитать номера листов с начала года» задает режим нумерации  листов. Если он установлен, то программа  пересчитывает листы с начала года, а если не установлен, то нумерация листов за указанный период начинается с ближайшего номера листа к дате начала периода, для чего используется константа «Номер листа кассовой книги».

     При установке флажка «Выводить основания  кассовых ордеров» в графе кассовой книги "От кого получено или кому выдано" будет выводиться содержание полей "Принято от" и "Основание" приходного кассового ордера или "Выдано" и "Основание" расходного кассового ордера.

     Переключатель «Последний лист» устанавливает  режим обработки последнего листа  кассовой книги, формируемой за указанный период.

     Если  переключатель находится в положении  «Обычный», то последний лист не отличается от предыдущих.

     Если  переключатель установлен в положение  «Последний в месяце», то на последнем  листе будет указано количество листов книги за последний месяц, который входит в заданный в отчете период.

     Если  же последний день кассовой книги  обрабатывается как последний день в году, то, помимо количества листов за последний месяц, на этом листе  указывается общее количество листов кассовой книги за год.

     Важной  особенностью кассовой книги является то, что она строится единой для  рублевых и валютных кассовых ордеров, при этом в кассовую книгу также  попадают также записи о переоценке наличных валютных средств.

     Если  в организации ведется касса  в валюте, то в листах кассовой книги остатки на начало и конец периода будут показаны развернуто по каждой валюте.

Расчеты с подотчетными лицами

     Подотчетными  лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы  денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях, регулируемых Трудовым кодексом РФ.

     В «1С:Бухгалтерии» учет расчетов в подотчетным  лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

     Для отражения в учете операций по выдаче из кассы наличных денежных средств в рублях под отчет  или возмещения перерасхода в типовой конфигурации используется документ «1С:Бухгалтерии» «Расходный кассовый ордер». Возврат неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет на хозяйственные нужды или при командировке, производится с помощью документа «1С:Бухгалтерии» «Приходный кассовый ордер». Описание работы с документами «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» приведено в разделе «Учет кассовых операций».

Авансовый отчет

     Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

     Документ «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках.

     На  первой закладке «Лицевая сторона» указывается  информация, которая в авансовом  отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

     Прежде  всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный». В зависимости  от этого суммы выдаваемых средств  и суммы расходов указываются  в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

     Реквизит  «Сотрудник» заполняется выбором  из справочника «Сотрудники».

     Если  предоставляется авансовый отчет  о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Назначение аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

     На  закладке «Лицевая сторона» указывается  также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему  авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

     Закладка  «Оборотная сторона» диалога позволяет  ввести данные в табличную часть  документа.

     В ней нужно указать:

• дату совершения расходов;
• номер документа;
• выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;
• указать общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные);
• сумму НДС.

     Для печати авансового отчета в форме  документа следует нажать кнопку «Печать».

     Авансовый отчет можно напечатать на одной стороне листа целиком, для этого в закладке «Оборотная сторона» следует отключить флажок «Печатать оборотную сторону с новой страницы».

     Если  вы хотите получить двусторонний документ, флажок «Печатать оборотную сторону  с новой страницы» следует установить.

     Заполненную форму нужно сохранить и провести (кнопка «OK»).

     При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 и 71.11) и дебету счета, на который списываются затраты данного наименования.

     Для «рублевых» авансовых отчетов используется субсчет 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях».

     Для «валютных» авансовых отчетов используется субсчет 71.11 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

     Если  аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) – основных средств, нематериальных активов или материалов – или  на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета  с контрагентами (например, счет 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях»). В реквизите «Сумма» следует указать сумму, выплаченную поставщику. Реквизит «В том числе НДС» заполнять не следует. Операции, отражающие поступление ценностей, рекомендуется оформлять предусмотренными для этого документами конфигурации: «Поступление материалов», «Услуги сторонних операций» и т. д.

     Тем не менее, если в табличной части  документа указать счет учета  МПЗ или счет затрат, то при проведении будет сформирована проводка отражающая поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется для случаев, когда поставщик не предоставил счет-фактуру. Сумму НДС следует указать в реквизите «В том числе НДС» (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев). При проведении документ сформирует проводки на сумму без НДС. Для списания с подотчетного лица оставшейся задолженности и отнесении ее на счет 19 «НДС по приобретенным ценностям» используется документ «Счет-фактура полученный».

     Одновременно  при необходимости могут быть сформированы записи по налоговому учету – в части признания расходов либо факта приобретения имущества, работ, услуг и прав (подробности в гл. 10 «Справочная информация по конфигурации», параграф «Формирование записей по налоговому учету»).

Учет  материалов

     Материалы относятся к оборотным средствам  однократного использования и входят в состав материально-производственных запасов.

     Основным  документом, регламентирующим порядок  учета материалов, является Положение  по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденное приказом Минфина РФ от 09 июня 2001 г. №44н.

     В процессе бухгалтерского учета материалов можно выделить несколько этапов, имеющих самостоятельное значение, документальное оформление и нормативное регулирование. В частности, это:

     1. Поступление материалов.