Учет расчетных операций

ВВЕДЕНИЕ 
 

Хозяйственные связи - необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность  процесса производства и своевременность  отгрузки и реализации продукции. Оформляются  и закрепляются хозяйственные связи  договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком  товарно-материальных ценностей, работ  или услуг, а другое - их покупателем, потребителем, а значит, и плательщиком. 

Четкая организация  расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние  на ускорение оборачиваемости оборотных  средств и своевременное поступление  денежных средств. 

У предприятия возникают  взаимоотношения с персоналом, выполняющим  производственное задание, что также  влечет за собой расчеты с работниками  предприятия, с органами социального  обеспечения и другими организациями  и лицами. Все эти расчеты осуществляются в денежной форме. 

Между предприятиями, учреждениями и организациями большинство  расчетов проводятся безналично. Безналичные  расчеты ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета  плательщика на счет получателя с  помощью различных банковских операций (кредитных и расчетных), заменяющих наличные деньги в обороте. При этом посредником при расчетах между  предприятиями и организациями  выступают соответствующие учреждения банков (государственные и коммерческие). 

Банком являются учреждения, созданные для привлечения  денежных средств предприятий и  размещения их на условиях возвратности, платности и срочности. Банк является юридическим лицом. 

Банковская система  в нашей стране состоит из центрального (банка РФ) и коммерческих банков. Отношения между банками и  клиентами носят договорной характер. Клиенты самостоятельно выбирают банки  для расчетного и кассового обслуживания и могут производить все виды банковских операций в одном (по расчетным  операциям) или нескольких банках (по кредитным). 

Кредитные отношения  банков с предприятиями оформляются  кредитными договорами. Их цель - повышение  эффективности использования кредитных  ресурсов и усиление воздействия  кредитного механизма на конечные результаты работы предприятий. Кроме расчетных счетов, в банках открываются текущие и специальные счета для хранения средств строго целевого назначения (Приватизационный фонд, аккредитивы и чековые книжки). 

Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются: 

своевременное и  правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов; 

оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе  предприятия; 

контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению; 

контроль за правильными  и своевременными расчетами с  бюджетом, банками, персоналом; 

контроль за соблюдением  форм расчетов, установленных в договорах  с покупателями и поставщиками; 

своевременная выверка  расчетов с дебиторами и кредиторами  для исключения просроченной задолженности.  

ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ 
 

1.1 Учет расчетов  с подотчетными лицами 
 

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные  и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в  кассе наличные деньги под отчет  на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен; выдача наличных денежных средств на хозяйственные  нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения. 

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется  заработная плата по месту постоянной работы. 

Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку оформляется командировочным  удостоверением и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм. По усмотрению руководителя предприятия, кроме командировочного удостоверения, направление в командировку может оформляться приказом. 

Указанные суммы  на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость  работ, услуг, продукции. В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость. 

В течение трех дней по возвращении из командировки подотчетное  лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый  отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и  прилагается командировочное удостоверение. 

Целесообразность  произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или  служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета и  определения суммы к отчету последний  утверждается руководителем предприятия  и принимается к учету. Остаток  неиспользованных сумм сдается подотчетным  лицом в кассу по приходному кассовому  ордеру, а перерасход выдается из кассы  по расходному кассовому ордеру в  день сдачи авансового отчета. 

Расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению; передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета  по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и  оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные  сроки или не возвративших в кассу  предприятия остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы  данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством. 

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода. 

По дебету счета  записываются суммы возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и  сданные по приходным кассовым ордерам ( неиспользованные). 

Регистром для учета  операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный  регистр, сочетающий аналитический  и синтетический учет с линейной формой записи. А это значит, что  каждой выданной под отчет сумме  отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления  авансового отчета, сдачи в кассу  неиспользованных сумм или получения  денег в погашение перерасхода  записи сумм по этим операциям будут  произведены на этой же строке. В  то же время журнал-ордер №7 сохраняет  шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы  счетоводства, в части расшифровки  оборота по кредиту счета 71. 

Основанием для  заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые  приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К  учету принимаются авансовые  отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер  обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие  счета, отвечающие направлению расхода. 

При наличии внешнеэкономических  связей в бухгалтерии может возникнуть необходимость учета расходов по загранкомандировкам. 

При выдаче командировочных  сумм в иностранной валюте на основании  расходного кассового ордера делается запись: 

Д-т 71-2 « Расчеты  с подотчетными лицами по загранкомандировкам» 

К-т 50-2 « Касса  в иностранной валюте» 

Расчеты с подотчетными лицами, получившими под отчет  валюту, ведутся в инвалюте и в  ее рублевом эквиваленте, поэтому следует  разделить расчеты с подотчетными лицами внутри страны и за рубежом. Для обеспечения этого разделения к счету 71 следует открыть два  субсчета: 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами по командировкам внутри страны»  и 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам» 

Задолженность подотчетных  лиц подлежит ежемесячной переоценке в связи с изменением курса  рубля по отношению к иностранным  валютам в общеустановленном  порядке. Порядок списания курсовых разниц определяется принятой на предприятии  учетной политикой в части  курсовых разниц. 

Суммы командировочных, выдаваемых под отчет, могут превышать  установленные законодательством  нормы. В таком случае они включаются в себестоимость полностью, но при  расчете налогооблагаемой прибыли  увеличивают ее. Следует иметь  ввиду, что согласно Инструкции ГНС  РФ «По применению Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц»» №35 от 29.06.95 г. В совокупный доход работника  при оплате командировочных не включаются фактически произведенные и документально  подтвержденные расходы по найму  жилого помещения (раздел 1, п. 8д инструкции). Однако суточные, превышающие установленный  норматив, включаются в совокупный годовой доход и подлежат налогообложению. 

Командированный представляет авансовый отчет о произведенных  расходах, который должен быть утвержден  руководителем предприятия. Авансовый  отчет является основным документом, на основании которого списывается  задолженность с подотчетного лица, к нему прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы. Списание задолженности  производят по курсу на день представления  авансового отчета. Если во время командировки имели место рублевые расходы, то они возмещаются суммами, выданными  в рублях. 

Основные бухгалтерские  проводки по учету расчетов с подотчетными лицами приведены в таблице 1. 
 

Таблица 1

Содержание операции 

Документ 

Корреспондирующие счета  
 
 
 

Д 

К  
 

Выдача денежных средств под отчет на хоз. нужды  или командировочные расходы 

Расходный кассовый ордер  

71  

50  
 

Выдача денежных средств и возмещение перерасходов подотчетных лиц 

Авансовый отчет 

Расходный кассовый ордер  

71 

50  
 

Перечислены денежные средства по месту нахождения подотчетного лица 

Платежное поручение 

71 

51,52  
 

Выданы денежные документы под отчет 

Расходный кассовый ордер 

71 

56  
 

Положительная курсовая разница по подотчетным суммам 

Расчет 

71 

80  
 

Приобретены материальные ценности за счет подотчетных сумм 

Авансовый отчет 

04,07,10,12,41 

71  
 

Подотчетные суммы, использованные на производственные цели 

То же 

20,25,26,28,44 

71  
 

Подотчетные суммы, использованные на отгрузку и реализацию продукции  

То же 

43 

71  
 

Отражен НДС по приобретенным  материальным ценностям 

Авансовый отчет 

19 

71  
 

Взнос неиспользованных подотчетных сумм в кассу 

Приходный кассовый ордер 

50 

71  
 

Удержание из з/п  долга по подотчетным суммам 

Расчет бухгалтерии 

70 

71  
 

Расходы на командировку, возмещаемые за счет остаточной прибыли