Документы следует составлять на бланках установленными формами и заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочёркивают

          Поступившие в бухгалтерию документы  обязательно проверяют. Этим подвергается  бухгалтерской обработки, под  которой понимают их расценку, группировку и разметку, группировку  и разметку.

Расценка  – денежная оценка указанных в документе материальных ценностей.

Группировка – это подбор однородных документов.

Разметка  – определение и запись корреспондирующих счетов.

         После разметки данные документов  записываются в синтетических  и аналитических счетах, и использованные документы сдаются в архив.

         Папки с документами переплетаются.  Сроки хранения отдельных первичных  документов, ведомостей, отчётов и  других материалов определены. Первичным  типовым документов.

     Изъятие первичных документов у организации  разрешается только органами дознания предварительного следствия и прокуратуры, судами и налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с действующим законодательством Р.Ф. Изъятие документов оформляются протоколом, покупки организации или главным бухгалтером.

     В случае пропажи или гибели  первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссий по расследованию или причин их пропажи и гибели. Результаты работы комиссий оформляют актом, который утверждается руководителем организации.

        Учётные регистры - это документы для регистрирования данных бухгалтерского учёта о наличии средств и операций с ними. По внешнему виду учётные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и сводные листы.

    Регистры бухгалтерского учёта предназначены для систематизации и накопления информации, содержащие отражение на счетах бух учёта и бух отчётности.

       Регистры бухгалтерского учёта  ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах  и карточках, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных листах, дисках, дискетах и магнитных носителей.

         Хозяйственная операция должны  отражаться в регистрах бухгалтерского  учёта в хронологической последовательности  и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учёта. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учёта обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. При хранение регистров бухгалтерского учёта должна обеспечиваться их защита от несанкционированного исправлений. Исправление ошибок в регистре бухгалтерского учёта должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внёсшего исправление, с указанием даты исправления.

           Содержание регистров бухгалтерского  учёта внутренней бухгалтерской отчётности является коммерческой тайной. Лица получившие доступ к информации содержащийся в регистрах бухгалтерского учёта и во внутренней бухгалтерской отчётности, обязаны хранить коммерческую тайну. За её разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Р.Ф.

     На главного бухгалтера возложена ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив.

           Известно, что к некоторым первичным  документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, проведении документальной налоговой проверки или ревизии).

          Первичные документы, учетные  регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года, с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 года, [12].

      Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости:

- срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности;

- 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;

- 10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету  зданий и сооружений;

- 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет.

      Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

2.3. Начисление заработной платы на ООО «ВАЛЕНТИНА»

        На предприятии ознакомилась  с первичными документами и  положением об оплате труда  работников ООО «Валентина». Положения  является локальным нормативным  актом. Средства на оплату труда,  входящие в структуру затрат, утверждаются исполнительным органом общества через норматив на оплату труда в копейках на рубль полученных доходов от всех видов деятельности.

  В  ООО «Валентина» присутствуют  следующие системы оплаты труда:

1. Сдельная система;
2. Повременная система;

Повременная система оплаты труда производится на основании окладов по контракту или по штатному расписанию с учетом фактически отработанного времени.

Сдельная система присутствует при оплате труда водителей и грузчиков.

Оплата  по сдельной системе оплаты труда производится при индивидуальном формировании фонда оплаты труда.

 При простой повременной системе оплаты труда организация оплачивает работникам фактически отработанное время.

  Если работнику установлена часовая  ставка, то заработная плата начисляется за то количество часов, которое он фактически отработал в конкретном месяце:

                                                                                                                                (6)

 ┌──────────────────┐     ┌───────────────────┐     ┌────────────────────┐

 │Количество  часов,│     │                   │     │                    │

 │фактически отрабо-│  Х  │  Часовая ставка   │  =  │  Сумма заработной  │

 │танных работником │     │                   │     │       платы        │

 └──────────────────┘     ┴───────────────────┘     └────────────────────┘

 

 

  Если работнику установлена дневная  ставка, то заработная плата начисляется  за то количество дней, которое  он фактически отработал в  конкретном месяце:

  (7)

 ┌──────────────────┐     ┌────────────────────┐     ┌───────────────────┐

 │                  │     │  Количество дней,  │     │                   │

 │ Сумма заработной │  =  │     фактически     │  Х  │  Дневная ставка   │

 │      платы       │     │    отработанных    │     │                   │

 │                  │     │     работником     │     │                   │

 └──────────────────┘     └────────────────────┘     └───────────────────┘

 

Работнику может быть установлен месячный оклад. Если все дни в месяце отработаны работником полностью, размер его заработной платы не зависит от количества рабочих часов или дней в конкретном месяце. Оклад начисляется в полном размере.

 Если  работник отработал не весь  месяц, то заработная плата  начисляется только за те дни, которые фактически отработаны.

 Заработная  плата работника определяется  следующим образом:

  (8)

 ┌──────────┐     ┌───────────┐      ┌─────────────────┐     ┌───────────┐

 │          │     │Количество │      │Количество дней, │     │   Сумма   │

 │  Оклад   │  :  │  рабочих  │  Х   │   фактически    │  =  │заработной │

 │работника │     │  дней в   │      │  отработанных   │     │   платы   │

 │          │     │  месяце   │      │   работником    │     │           │

 └──────────┘     └───────────┘      └─────────────────┘     └───────────┘

 

 

Условия оплаты труда зафиксированы в  положении по оплате труда  в ООО  «Валентина» и сообщаются работнику  при поступлении на работу.

         При регулировании рабочего времени  на предприятии исходят из  того, что продолжительность работы не может превышать 40 часов в неделю, установленных законом. На предприятии устанавливается нормированный рабочий день.

            Накануне праздничных и нерабочих дней продолжительность работы сокращается на 1час. Это правило распространяется и в случаях  переноса в установленном порядке предпраздничного дня на другой день недели с целью суммирования дней отдыха, а также в отношении лиц, работающих по режиму сокращенного рабочего дня.

             Для учета рабочего времени,  а также для контроля над численностью работников на предприятии ведется табель учета рабочего времени, на основании которого начисляют оплату труда в расчетной ведомости.

                  На основании расчетной ведомости  составляется платежная ведомость  и накануне установленного дня выплаты заработной платы на предприятии  передается в кассу.

            Документы по учету рабочего  времени работников поступают  в   бухгалтерию, после чего  производится их группировка  с целью определения общего  месячного заработка каждого работника и общего фонда заработной платы по фирме.

      Основным  сводным документом по исчислению заработной платы является расчетная ведомость. Основанием для составления расчетной  ведомости служат следующие первичные  документы:

- табель  учета использования рабочего времени;

- справки-расчеты  на отдельные вилы доплат, сумм  дополнительной     заработной  платы и пособий по временной  нетрудоспособности;

- исполнительные  листы и заявления работников  на различные вычеты и удержания  из заработной платы;