Учет кассовой наличности и денежных документов

Приходный кассовый ордер и квитанция к  приходному кассовому ордеру, которая  является его частью, заполняются  одновременно и подписываются главным  бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением  руководителя предприятия. Квитанция  приходного ордера выдается только после  получения денег.

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем  организации и главным бухгалтером  или лицом, на это уполномоченным.

Расходные кассовые ордера, оформленные на основании  платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам  может производиться только в  день их составления.

Выдача  приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

2. Оформление  кассовых документов кассиром.

Кассир  при получении приходных и  расходных кассовых ордеров или  заменяющих их документов:

-- проверяет  наличие и подлинность на документах  подписи главного бухгалтера, а  на расходном кассовом ордере  или заменяющем его документе -- разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

-- проверяет  правильность оформления документов;

-- проверяет  наличие перечисленных в документах  приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию  для надлежащего оформления.

Прием наличных денег в кассу. В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.

При приеме наличных денег кассир проверяет  их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот  и монет Банка России, утвержденными  положением ЦБ РФ от 9 октября 2002 г. № 199-П.

Полученная  кассиром сумма должна соответствовать  указанной в приходном кассовом ордере.

После приема денег кассир подписывает  квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира  или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения  или выдачи по ним денег подписываются  кассиром, а приложенные к ним  документы погашаются штампом или  надписью от руки «Оплачено» с указанием  даты (числа, месяца, года).

Наличные  деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход  предприятия.

Выдача  наличных денег из кассы. В соответствии с п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача  денег по расходным кассовым ордерам. Выдача денег лицам, не состоящим  в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости  на основании заключенных договоров.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем, главным бухгалтером  предприятия или лицами, на это  уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным  кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т. д. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир выдает наличные деньги. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир:

* требует  предъявления документа (паспорта  или другого документа), удостоверяющего  личность получателя.

На предприятии  выдача денег может производиться  по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем  фотографии и личной подписи владельца.

Выдачу  денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег  бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру;

* записывает  наименование и номер документа,  кем и когда он выдан и  отбирает расписку получателя.

Расписка  в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно  чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек- цифрами;

* выдает  деньги получателю.

При завершении операции кассир обязан подписать расходные  кассовые ордера, а приложенные к  ним расходные документы погасить штампом или надписью: «Оплачено» с указанием числа, месяца и года.

Выдача  денег по другим документам. Оплата труда, выплата пособий по социальному  страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями  руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, по болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Выдача  денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий  стихийных бедствий, может производиться  по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники  которой были направлены на указанные  работы, и заверяются, кроме подписи  руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей  организации.

Если  выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в ведомости перед распиской  в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к ведомости.

По истечении  установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному  страхованию и стипендий (не свыше  трех рабочих дней, а для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней, включая день получения денег в банке) кассир должен:

* в платежной  (расчетно-платежной) ведомости построчно  проверить выданную заработную  плату и против фамилий лиц,  которым не произведены указанные  выплаты, в графе «расписка  в получении» поставить штамп  или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

* закрыть  платежную (расчетно-платежную) ведомость  двумя суммами: в конце ведомости  необходимо сделать надпись о  фактически выплаченных и депонированных  суммах, сверить их с общим  итогом по платежной ведомости  и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не  кассиром, а другим лицом, то  на ведомости дополнительно делается  надпись: «Деньги по ведомости  выдавал (подпись)». Выдача денег  кассиром и раздатчиком по  одной ведомости запрещается;

* составить  реестр депонированных сумм;

* передать  в бухгалтерию платежную ведомость  и реестр невыданной заработной платы для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму;

* записать  в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №____».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и  депонированных по ним сумм и передает кассиру расходный кассовый ордер  для регистрации в кассовой книге.

Суммы невостребованной заработной платы  кассир сдает в банк на расчетный  счет предприятия с указанием: «Депонированные  суммы». Банк должен учитывать эти  суммы отдельно, так как они  могут быть востребованы в любой  день, их нельзя использовать на другие выплаты предприятия (погашение  задолженностей и т. п.). На сданные  в банк депонированные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

В кассовых документах не допускается никаких  подчисток, помарок и исправлений.

Деньги  по кассовым ордерам выдаются только в день составления этих документов. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим деньги.

Выдача  денег из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его  документе, в оправдание остатка  наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. На предприятиях, имеющих  большое количество подразделений, обслуживаемых центральными кассами, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию могут  производиться несколькими кассирами  или доверенными лицами (раздатчиками). В этом случае главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую  для расходных операций сумму  наличных денег под расписку в  книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №  КО-5).

Кассиры (раздатчики) в конце рабочего дня  обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученных денежных суммах и сдать ему остаток наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

По авансам, полученным для оплаты труда и  выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной  ведомости для их выплаты. До истечения  этого срока кассиры (раздатчики) обязаны ежедневно сдавать в  кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных  кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру  под расписку с указанием объявленной  суммы.

3. Ведение  кассовой книги

В обязанность  кассира входит ведение кассовой книги (форма № КО-4). Все поступления  и выдачи наличных денег предприятия  учитывают в кассовой книге.

Правила ведения кассовой книги

Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней  странице, где делается запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _листов».

Общее количество прошнурованных листов в  кассовой книге заверяется подписями  руководителя и главного бухгалтера организации.

Запись  на последней странице:

Записи  в кассовой книге ведутся в  двух экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой.

Каждый  лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как  первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как  второй экземпляр с лицевой и  оборотной стороны через копировальную  бумагу. Предварительно лист сгибают  по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под ту часть листа, которая остается в книге. Для  ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают  на лицевую сторону неотрывной части  листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.