Учет кассовой наличности и денежных документов

На малых  предприятиях, не имеющих в штате  кассира, обязанности последнего могут  выполняться главным бухгалтером  или другим работником по письменному  распоряжению руководителя предприятия  при условии заключения с ним  договора. В случае необходимости  временной замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному  приказу руководителя предприятия. Договор о материальной ответственности  с ним заключается в обычном  порядке.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Помещение кассы для обеспечения необходимых  условий сохранности денежных средств  должно быть специально оборудовано (изолированное  помещение, предназначенное для  приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение  кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны.

Всю полноту  ответственности за создание условий  сохранности денег в помещении  кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в  банк несет руководитель (директор) предприятия.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим  законодательством.

Перед открытием помещения кассы и  металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться  в исправности охранной сигнализации.

2.2 Лимит  наличных денежных средств

В соответствии с правилами все предприятия  независимо от формы собственности  должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они получены: на выдачу заработной платы, на командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы.

Максимальная  сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит  остатка наличных денег в кассе  устанавливается обслуживающим  банком всем предприятиям, организациям и учреждениям независимо от формы  собственности и сферы деятельности. Сумма наличных денег в кассе  на конец рабочего дня, превышающая  лимит остатка, подлежит сдаче в  банк для последующего зачисления на счет организации. Предприятия, не имеющие  лимита остатка, должны ежедневно сдавать  в банк всю денежную наличность. Не сданная в банк денежная наличность считается сверхлимитной.

Лимит остатка кассы для предприятий  устанавливается банком по согласованию с предприятием в размере, необходимом  для обеспечения нормальной работы предприятия. Лимит определяется исходя из объемов налично-денежного оборота  предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка  и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения  сохранности и сокращения встречных  перевозок ценностей.

Сверх установленного лимита деньги могут  храниться в кассе только в  дни выплаты заработной платы  в течение трех дней, включая день получения денег в банке. Всю  денежную наличность сверх лимита предприятия  обязаны сдавать непосредственно в дневные или вечерние кассы банков, а также инкассаторам.

Для установления лимита остатка наличных денег в  кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка  кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном  порядке по обоснованной просьбе  предприятия (в случае изменения  объемов кассовых оборотов, условий  сдачи выручки и др.), а также  в соответствии с договором банковского  счета.

В том  случае, когда предприятие имеет  несколько счетов в разных банках, лимит остатка кассы устанавливает  один из банков, а в другие банки  достаточно представить копию такого решения.

2.3 Инкассация  денежных средств

Для того чтобы остаток наличных денег  в кассе на конец рабочего дня  не превышал лимита, организация для  передачи денег в банк может заключить  договор с инкассаторской службой  учреждения банка или специализированной инкассаторской службой, имеющим лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Порядок оформления и передачи наличных денег  инкассаторам предусмотрен положением ЦБ РФ от 9 октября 2002 г. № 199-П «О порядке  ведения кассовых операций в кредитных  организациях на территории РФ».

Заключив  договор, организация заказывает изготовление специального пломбира, на котором  должны быть выгравированы номер  и сокращенное наименование организации  или ее фирменный знак.

Образцы оттисков пломбиров, которыми будут  опломбировываться сумки, организация  представляет в подразделение инкассации. Образцы оттисков пломбиров заверяются руководителем подразделения инкассации. Один экземпляр заверенного образца  пломбы передается организации для  предъявления инкассаторам при получении  ими сумок с ценностями, второй экземпляр - в кассовое подразделение  кредитной организации для осуществления  контроля при приеме денег от инкассаторов. Количество сумок, выдаваемых организации, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.

Кассир  организации к каждой сдаваемой  инкассаторам сумке с денежной наличностью  выписывает препроводительную ведомость:

Первый  экземпляр препроводительной ведомости  вкладывается в сумку;

Второй  экземпляр (накладная к сумке) передается инкассатору при получении им сумки;

Третий  экземпляр (копия препроводительной  ведомости) остается у кассира.

Третий  экземпляр препроводительной ведомости  с подписью и печатью инкассатора  служит основанием для составления  бухгалтером расходного кассового  ордера (форма № КО-2) и для отражения  в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации. Сумка  с денежной наличностью пломбируется кассиром организации таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.

Перед получением ценностей инкассатор-сборщик  предъявляет кассиру организации  документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную  карточку и порожнюю сумку. Кассир организации  предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор-сборщик  принимает сумку с ценностями с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и  передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для  заполнения. Затем инкассатор проверяет  соответствие суммы, указанной в  явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной  ведомости, сумм цифрами и прописью, номера сумки, указанного в явочной  карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после  чего на копии препроводительной  ведомости расписывается, ставит печать и дату приема сумки.

Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная  запись зачеркивается, на свободном  поле явочной карточки делается новая  запись, заверенная подписью кассира  организации.

Производить записи в явочной карточке инкассатору  не разрешается.

Для учета  денежных средств, выданных из кассы  организации для зачисления на ее расчетный счет, но еще не зачисленных  по назначению, предназначен счет 57 «Переводы  в пути». Основанием для принятия к учету по счету 57 «Переводы в  пути» сумм (например, при сдаче  выручки от продажи) могут быть копии  сопроводительных ведомостей на сдачу  выручки инкассаторам.

Расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых  кредитными организациями (в том  числе услуг по инкассации), являются операционными расходами (п. 11 ПБУ 10/99). Такие расходы принимаются к  бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной  в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме  или величине кредиторской задолженности (подп. 14.1, 6 ПБУ 10/99). Для их учета предназначен счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы»; для учета расчетов с банком может использоваться счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Сумму оплаты услуг по инкассации обычно списывают со счета организации  в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

По мере оплаты услуг по инкассации и получения  счетов-фактур организация в общеустановленном  порядке может предъявлять уплаченные суммы НДС к вычету в соответствии со ст. 170--172 НК РФ.

При исчислении налога на прибыль затраты на оплату услуг по инкассации учитываются  в составе прочих расходов, связанных  с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

2.4 Документирование  кассовых операций

Основанием  для отражения в учетных регистрах  движения наличных денежных средств служат унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (в ред. от 3 мая 2000 г.) (см. Табл. 1)

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в  соответствии со своими должностными обязанностями:

-- проверяют  правильность оформления документов, их соответствие действующему  законодательству и характеру  совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;

-- оформляют  приходные и расходные кассовые  ордера или заменяющие их документы;

-- получают  необходимые подписи уполномоченных  лиц, предусмотренные бланками  кассовых документов;

-- регистрируют (до передачи в кассу) в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма №  КО-3);

-- передают  кассиру приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие  их документы вместе с приложенными  к ним оправдательными и распорядительными  документами.

Таблица 1

Формы первичной учетной документации по учету кассовых операций

 
 

1.Оформление  кассовых документов в бухгалтерии.

Документы заполняются в одном экземпляре четко и ясно чернилами, шариковой  ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в  этих документах не допускаются.