Учет и аудит наличия и движения материалов на примере ОАО «Глазов-молоко» г.Глазова Удмуртской Республики

    -ФИО  уполномоченного лица;

    -наименование поставщика, материала;

    -единица  измерения и количество.

    Доверенности  регистрируются в книге учета  выданных доверенностей.

    Принятые  грузы экспедитор доставляет на склад  организации и сдает заведующему  складу, который проверяет соответствие количества и качества материала  данными поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляются приходными ордерами.

    При отсутствии расхождений между данными  поставщика и фактическими данными  разрешается осуществлять оприходование  материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.

    При установлении несоответствия поступивших  материалов их количеству  и качеству составляется акт о приеме материалов, служащий основанием для предъявления претензий поставщику.

    Если  перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа может служить товарно-транспортная накладная типовой формы, которую  составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый их них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй - для оприходовании материала получателем; третий- для расчетов в автотранспортной организацией и является приложением  к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является приложением для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.

    Подотчетные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, рынке за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость  приобретенных материалов, является Товарный чек. Чек  прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.

    Для обеспечения контроля за расходованием  материалов и правильного документального  его оформления организация осуществляет соответствующие организационные  мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

    Расход  материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют  лимитно - заборными картами форма, которые предназначены для последовательного  оформления отпуска материалов, потребляемых систематически.

    Карты выписываются в двух экземплярах, один передается цеху потребителю, другой –  заведующему складом. В картах указывают:

    -вид  операции;

    -номер  склада, отпускающего материалы;

    -цех-получатель;

    -шифр  затрат;

    -наименование  материала;

    -единица  измерения;

    -лимит  месячного расхода материалов.

    После каждого отпуска материалов кладовщик  выводит остаток лимита. По окончании месяца карты сдаются в бухгалтерию. Они служат средством предварительного контроля за расходованием материалов и соблюдением норм выдачи.

    Если  потребность в материалах возникает  не регулярно, то они отпускаются  со склада по разовому документу – Требованию форма, основными реквизитами которого являются количество затребованного и фактически отпущенного материала, цех получатель.

    Перемещение материалов из одного склада в другой оформляется Накладной на внутреннее перемещение, которую составляют материально-ответственные лица склада в дух экземплярах, один  остается на складе с распиской получателя, другой - получателю с распиской кладовщика.

    Кроме отпуска материалов в производство, на предприятии осуществляется отпуск материалов на сторону, путем выписки Приказа на отпуск материалов.     

    Таким образом, при изучении документального  оформления мы выявили ряд нарушений:

    -в  Обществе к учету принимаются  материалы на основании недостаточно  оформленных первичных документов и документов старых унифицированных форм;

    -не  заполняются обязательные реквизиты  должность, подпись и расшифровка  подписи  принявших и сдавших  материалы;

    - при поступлении  материалов  не всегда оформляются приходные  ордера;

    - не всегда идет соответствие  цен в договоре и документах  поставщика.

    Для устранения этих недостатком можно  предложить следующее:

    - отслеживать заполнение всех  обязательных реквизитов;

    -не  принимать к учету документы,  которые недостаточно оформлены. 

3.2 Состояние  синтетического и аналитического  учета наличия и движения материалов в организации 

    Аналитический учет по счету 10 «Материалы» ведется по местам хранения материалов по видам, сортам. К видам относиться, например, кефир, молоко, сгущенное молоко, сливки и т.д. К сорту относиться, к примеру, молоко с массовой долей жира 2%, молока с массовой долей жира 3,2% и т.д.

    На  ОАО «Глазов-молоко» ведется автоматизированный метод учета. При автоматизированном учете материалов, т.е. обработке  первичных учетных документов с  использованием средств вычислительной техники, все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислительной техники. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах - для бухгалтерской службы и склада.

    Применение  организацией автоматизированных учетных  программ позволяет обеспечить формирование таких учетных регистров как:

    1) оборотная ведомость движения  материалов по номенклатурным  номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;

    2) ведомость расхода материалов  по объектам;

    3) оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;

    4) оборотная ведомость движения  материалов по неотфактурованным  поставкам;

    5) другие регистры согласно учетной  политике организации.

    Персональные  компьютеры аппарата бухгалтерии и  заведующего складом объединены единой локальной вычислительной сетью. Компьютеризация складского учета  позволяет избежать трудоемкой работы, обеспечивает оперативность учета  и его достоверность. При компьютерном варианте учета отпадает необходимость ведения на складе карточек складского учета вручную. При вводе данных в компьютер непосредственно в момент совершения операций всегда можно получить данные в различных группировках об остатках материалов на складе, их поступлении и выбытии.

    На  каждое наименование (номенклатурный номер) открываются карточки учета  материалов. В карточках отражается движение материалов (приход, расход) на основании первичных учетных  документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу, а также остаток. Ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению.

    В оборотных ведомостях указываются:

    -номенклатурный  номер материала; 

    -наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, размер, марка и т.д.);

    -единица  измерения; 

    -цена;

    -остаток  на начало месяца - количество  и сумма; 

    -приход  за месяц - количество и сумма; 

    -расход  за месяц - количество и сумма; 

    -остаток на конец месяца - количество и сумма.

    В каждой оборотной ведомости выводятся  итоги сумм по каждой странице, по группам  материалов и общий итог по складу (подразделению). На основе указанных  оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений,  по складам и подразделениям в целом.

    Для правильного учета затрат и калькулирования  себестоимости по объектам  ежемесячно в бухгалтерской службе на основании  материальных отчетов производится списание материальных ценностей с материально ответственного лица на объект.

    Все операции движения материалов на исследуемой  организации осуществляет заведующий складом, являющийся материально ответственным  лицом. Дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность материально ответственных лиц определяется действующим законодательством.

    Приказом  по данной организации установлен список должностных лиц, которым дано право  затребовать материалы, разрешить  их отпуск со склада. Распоряжения главного бухгалтера ОАО «Глазов-молоко» в части учета материальных ценностей обязательны для заведующего складом, других материально ответственных лиц (прорабов, мастеров), должностных лиц и работников организации.

    Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные расходные накладные, которые выписываются в двух  экземплярах, один из которых с распиской получателя остается на месте, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

    Каждый день заведующий складом заносит данные первичных документов в программу бухгалтерского учета.

    В установленные сроки заведующий складом передает все документы  на поступившие и выбывшие материальные ценности в бухгалтерию организации. Сдачу приходных и расходных документов оформляют реестром в двух экземплярах.

    При использовании материальных отчетов  отпадает необходимость в составлении  других документов на расход материалов и упрощает учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров  аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

    В ОАО «Глазов-молоко» большая часть  материалов отправляется на объекты, на которых выполняются работы. За выполнение работ, и соответственно, за материалы  на этом объекте отвечает прораб (мастер) (материально ответственное лицо). Материально ответственные лица составляют материальные отчеты за месяц об остатках и движении материалов в подотчете и предоставляют их в двух экземплярах - в бухгалтерию и заведующему складу. В отчетах содержатся следующие сведения: наименование материала, единица измерения, остаток на начало месяца, количество материала, взятое со склада предприятия, фактически израсходованное количество материалов, остаток на конец месяца. После сдачи объекта бухгалтерия проверяет соответствие фактически израсходованного материала по материальному отчету прораба с данными акта выполненных работ на объекте.

    По  окончании месяца на основании данных о приобретении и заготовлении материалов бухгалтерия ОАО  «Глазов-молоко»  должна определить:

• остатки материалов в пути и материалов, не вывезенных со складов поставщиков;
• данные о неотфактуренных поставках;
• остатки задолженности поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам.

    Ежемесячно  в  бухгалтерской службе организации  на основании данных службы склада формируются ведомость остатков по складу предприятия ведомости остатков материалов, находящихся на объектах по материально-ответственным лицам.

    Синтетические счета по учету материалов предназначены  для обобщения информации о наличии  и  движении  предметов труда, предназначенных для обработки,  переработки или  использования в производстве, либо для хозяйственных  нужд,  средств  труда,  которые  в  соответствии с установленным  порядком  включаются  в состав  средств в обороте, а также операций, связанных с их заготовлением (приобретением).